1. Які поїздки співробітників можна вважати відрядженням
2. Добові витрати в витрати на відрядження по Росії в 2019 році
3. Розрахунок добових по Росії в 2019 році
4. Добові витрати при закордонних відрядженнях в 2019 році
5. Які ще витрати потрібно врахувати в відрядження в 2019 році
6. Документальне оформлення відрядження в 2019 році
7. Як скласти наказ про відрядження співробітника в 2019 році
8. Авансовий звіт - головний документ, що підтверджує витрати на відрядження в 2019 році

У статті - як оплатити витрати на відрядження в 2019 році, в якому розмірі видавати добові по Росії і в закордонних відрядженнях.

Які поїздки співробітників можна вважати відрядженням

Якщо компанія відправляє інженера в інше місто для установки своїх верстатів - це відрядження. А якщо він їде в інше місто відвідати родичів, і попутно самочинно вирішує зайти на виробництво подивитися, як працює верстат. Витрати на таку поїздку до витрат на відрядження віднести ніяк не можна.

Причин для відрядження дуже багато: відправка фахівця для проведення випробувань, усунення поломок, налагодження устаткування, пошук нових клієнтів, відкриття філій, презентація продукції фірми і т.д. Список може бути дуже довгим. Тут важливо, що поїздка має строго цільове призначення.

Увага! Якщо службові обов'язки працівника пов'язані з регулярними роз'їздами, наприклад далекобійник, то такі поїздки не можна вважати відрядженням.

При відправці працівника у відрядження, компанія робить йому такі виплати:

• Зарплата;
• На відрядження (це оплата проїзду, проживання, інших потреб);
• Добові (у них входить в першу чергу харчування і оплата денних потреб, пов'язаних із службовою необхідністю).

Всі ці виплати і складуть якраз відрядження в 2019 році. Це положення однаково для всіх підприємств та ВП, незалежно від виду оподаткування. А тепер давайте поговоримо про кожен вид витрат докладніше.

Як відобразити добові з розрахунку по внесках, прочитайте в статті "Добові вказуйте в розрахунку по внесках в повній сумі ".

Добові витрати в витрати на відрядження по Росії в 2019 році

Добові витрати - це важлива стаття витрат на відрядження в 2019 році. Так як добові не є доходом працівника, ПДФО вони не обкладаються. Але не все так просто. Максимальна величина добових, що не обкладається ПДФО і страховими внесками в 2019 році:

• 700 рублів в день, якщо мова йде про поїздки по Росії;
• 2500 рублів в день, якщо ви відправляєте працівника за кордон.

Компанія може видати добові понад ліміт, але тоді різниця між фактично виплаченими грошима і лімітом, буде обкладатися прибутковим податком, внесками. До всього іншого ви не зможете включити цей понадлімітний доважок до витрат при визначенні бази оподаткування з податку на прибуток.

Важливо! Внески на травматизм не беруть з будь-якої суми добових, навіть зі понадлімітної.

Щоб правильно врахувати добові в відрядження, потрібно знати правила їх видачі.

1. Добові виплачуються працівникові за кожен день відрядження, включаючи вихідні та свята, а також дні, коли він знаходиться в дорозі, і дні, якщо змушений зробити тимчасову зупинку.
2. Добові повинні бути видані авансом до початку відрядження. Якщо гроші працівник не отримає, він має право не їхати в ділову поїздку. Бухгалтер проводить ці гроші по 71 рахунку в підзвіт працівнику.
3. Якщо відрядження пов'язане з поїздкою в близько розташовану місцевість, і працівник має намір щодня повертатися додому після виконання службових обов'язків, добові не сплачуються. Наприклад, ваша компанія розташована в Москві, і ви спрямовуєте працівника у відрядження в Московську область.
4. Добові виплачуються також, якщо у відрядженні працівник захворів, що підтверджується листом непрацездатності. Крім добових, ви також платите йому допомогу по лікарняним.

Розрахунок добових по Росії в 2019 році

Розраховуються добові шляхом множення добової витрати на кількість днів відрядження з урахуванням дороги. Ось як це виглядає в прикладі.

Приклад. ТОВ «Посмішка» відправляє працівника літаком у відрядження з 03.04.2019 по 05.04.2019. На перший погляд здається, що час відрядження - 3 календарних дні. Це правильно, але не все так просто, так як при розрахунку добових потрібно врахувати ще час на дорогу.

Час у дорозі

Числове вираження часу в дорозі

Час вильоту

0ч.15 хв. 03.04.2019

Час прильоту назад

23ч. 45 хв. 05.04.2019

Дорога до аеропорту *

2 години

* Зверніть увагу, що податкова вимагає рахуватиме час до вокзалу чи аеропорту і назад від місця роботи співробітника, а не від місця проживання. Навіть якщо очевидно, що відряджений відправиться в поїздку з дому.

А тепер вважаємо. Якщо брати час з урахуванням шляху до аеропорту і реєстрації на рейс, то наш працівник поїде з місця роботи у відрядження 02.04.2019 року приблизно о 21 годині. Те ж саме стосується і приїзду. Якщо додати до часу прильоту отримання багажу, паспортний контроль і дорогу з аеропорту, то повернеться він не раніше 1ч.30 хв. 06.04.2019.

А це означає, що добові витрати потрібно вважати с 2 квітня по 6 квітня 2019 року, а це вже 5 календарних днів. Ось за п'ять днів компанія йому і виплатить добові.

Добові витрати при закордонних відрядженнях в 2019 році

Відправляючи працівника в поїздку за кордон, потрібно врахувати деякі особливості при підрахунку витрат на відрядження в 2019 році. В першу чергу це пов'язано з добовими витратами.

Справа в тому, що добові в такій ситуації можна видати в іноземній валюті. Важливо при цьому не перевищити рублевий ліміт в 2500 рублів. Ми склали таблицю, яка допоможе вам уникнути зайвих податків, якщо ви зважитеся оплатити витрати на відрядження іноземними банкнотами.

Фінансисти уточнили, на яку дату перераховувати валютні добові в рублі для розрахунку внесків, подробиці в статті " Мінфін спростив розрахунок внесків з валютних добових ".

Форма видачі добових

Чи будуть обкладатися прибутковим податком і внесками *

Фірма розплатилася російськими грошима в межах 2500 рублів

Не обкладаються

Фірма розплатилася російськими банкнотами, позначивши в наказі цю суму у валюті

Якщо видали не більше ніж 2500 рублів за кожен день відрядження, то не обкладається. Перерахунок за курсом ЦБ не потрібно

Фірма видала добові в валюті згідно з сумою, вказаною в наказі

Бухгалтер робить переклад валюти в рублі за курсом, встановленим ЦБ на останній день місяця, в якому було складено авансовий звіт. Якщо рублевий еквівалент виявиться менше або рівним 2500 - не обкладаються. Все, що зверху - доведеться платити ПДФО і внески.

* Навіть якщо компанія оплатить добові в іноземній валюті та перевищить ліміт, внески на травматизм все одно не стягуються.

Які ще витрати потрібно врахувати в відрядження в 2019 році

Бухгалтер підприємства враховує в відрядження все цільові фактично вироблені і документально підтверджені співробітником витрати. До них відносяться:

1. Квитки на проїзд від місця проживання співробітника до місця його перебування у відрядженні, і назад. Причому не важливо, яким видом транспорту користувався співробітник. Це можуть бути залізничні квитки, авіаквитки, квитки на автобус;
2. Витрати на бензин, якщо працівник вирушив у відрядження на автомобілі, в тому числі і особисте. Паливні витрати вважаються в даній ситуації за чеками ПММ (з автозаправок);
3. Проживання. Це може бути як готель, так і орендоване житло.

Але тут потрібно врахувати один важливий нюанс. Дуже часто в вартість номера в готелі включається сніданок. Так ось у витратах на проживання цей сніданок врахувати компанія не може. Так як на харчування відрядженому видають добові. Бухгалтеру потрібно буде відняти з оплати номера вартість сніданку, або заздалегідь попереджати працівників, щоб вони сніданок оплачували окремо.

Якщо працівник вирішить проживати в приватному секторі, то йому потрібно запросити з фізособи документи, якими зможе підтвердити свої витрати.

1. Різні збори і послуги (наприклад, обслуговування в аеропорту, комісійні збори, провезення багажу, витрати при пересадці з одного виду транспорту на інший);
2. Інші витрати, що мають строго цільове призначення, такі як мито за отримання якоїсь документації, витрати пов'язані з обміном валюти, додаткові витрати та інші.
3. У 2019 додався новий вид витрат на відрядження - курортний збір, якщо співробітник вирушає в поїздку в Крим, Краснодарський край, Ставропольський край, або на Алтай. При цьому збір буде братися з будь-якої людини відвідує дані регіони терміном більш ніж на 24 години. Мета поїздки при цьому значення не має.

Компанія не включає до витрат на відрядження витрати на особисті потреби співробітника, що не мають відношення до мети поїздки. Наприклад, похід в сауну або СПА салон. Якщо тільки мета відрядження не тестування якості пара в парній.

Документальне оформлення відрядження в 2019 році

Щоб правильно врахувати витрати на відрядження в 2019 році, відрядження повинна бути оформлена в належному вигляді.

У 2019 буде необов'язковим посвідчення про відрядження, а також службове завдання і звіт по відрядженні. Фактично, ділова поїздка проводиться на основі наступних документів.

1. Наказ керівника про відправку у відрядження;
2. Табель обліку часу (для виплати відрядженому зарплати). Його можуть замінити квитки, квитанції та інші документи, що підтверджують перебування працівника в тому чи іншому місці;
3. Авансовий звіт (складається відрядженим після повернення на робоче місце).
4. За бажанням підприємство може також вести журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає. Якщо подібний документ у вас практикується, і це прописано в нормативних актах компанії.

Як скласти наказ про відрядження співробітника в 2019 році

Отже, відрядження співробітника в 2019 році починається зі складання наказу. Фірми вправі використовувати вільну форму наказу або скористатися готовим уніфікованим бланком Т-9.

Незалежно від того, фірмовим або вільним бланком скористається компанія, важливо вказати там обов'язкову інформацію. У наказі директор підприємства детально прописує:

• ПІБ та посада працівника;
• Час відрядження;
• Мета відрядження;
• Службові завдання, які належить виконати робочому;
• Документ, що обгрунтовує поїздку (якщо такий є). Наприклад, договір з партнерами про установки верстата і т.д.

Службові завдання можна вказати наступним чином: підготувати презентацію, провести переговори, взяти участь в судовому засіданні, здійснити монтаж і налагодження обладнання та т. П.

Авансовий звіт - головний документ, що підтверджує витрати на відрядження в 2019 році

Тепер поговоримо про авансовому звіті, без якого ви не зможете списати витрати на відрядження до витрат при визначенні бази для податку на прибуток.

Роль цього документа зросла разом зі скасуванням посвідчень про відрядження, службових завдань і звіту про виконану роботу.

Витрати на відрядження в 2019 році фактично підтверджуються тільки виправдувальними документами, привезеними співробітником, з яких і складається авансовий звіт.

• До таких виправдувальним документам ставляться:
• квитки (авіа, залізничні, автобусні, електричка);
• чеки та квитанції;
• ваучер про реєстрацію в готелі;
• інші документи, що фіксують проживання працівника в тому чи іншому місці;
• договори, накладні;
• шляховий лист;
• службові записки;
• позначки в закордонному паспорті про перетин кордону.

Дані з усіх перерахованих первинних документів переносяться в авансовий звіт. Надалі він буде підставою для того, щоб відобразити в обліку підприємства витрати на відрядження в 2019 році.