1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Що таке документ: сутність поняття
3. З чого складається документ?
4. Навіщо класифікувати документи за видами?
5. Види документів та їх класифікація в діловодстві
6. Організаційно-розпорядчі документи
7. Довідково-інформаційна документація
8. Документи по особовому складу

Сфера діловодства, як окрема область діяльність, має на увазі якісне складання документації і організацію роботи з нею. У сучасному діловодстві бере участь безліч документів різних видів. Всі вони вимагають правильного оформлення, обробки та зберігання. Документування діяльності допомагає компаніям приймати управлінські рішення, вести довідково-інформаційну роботу та облік, підтримувати комунікацію з клієнтами і партнерами, юридично захищати свої права.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Поняття і види документів

У сучасній діловодної практиці зустрічається кілька визначення поняття "документ". В основному, вони зводяться до того, що результатом документування вважається матеріальний носій будь-якого виду (папір, цифрові носії, плівки) із зафіксованою на ньому інформацією. Як спосіб закріплення даних в діловодстві може використовуватися лист, друк, графіка, звуко- і відеозапис.

Цілі документування можна визначити наступним чином:

• зберігання даних і їх накопичення;
• облік інформації;
• багаторазове використання;
• передача іншим особам;
• повернення до даних в часі;
• доказ інформації;

Що таке документ: сутність поняття

Діючі стандарти в сфері діловодства визначають поняття наступним чином:

це інформація, зафіксована на матеріальному носії, що володіє реквізитами для ідентифікації (ГОСТ Р 51141-98);

це ідентифікується інформація, зафіксована на матеріальному носії, створена або отримана організацією або фізичною особою і зберігається ними як доказ для підтвердження зобов'язань, а також супроводу ділової діяльності (ISO 15489-1-2007).

Різні види документації мають власної інформаційної сутністю. Вони є обов'язковим елементом внутрішньої організації будь-якого підприємства і забезпечують взаємодію його структурних підрозділів. Актуальна і достовірна інформація - це база для прийняття управлінських рішень. Документи різних видів одночасно виконують в діловодстві функції предмета праці і його результату.

З чого складається документ?

Будь-яка службова папір має низку зовнішніх ознак, що дозволяють однозначно ідентифікувати її приналежність до того чи іншого виду. Це може бути форма і розмір, тип матеріального носія, спосіб фіксації даних, елементи оформлення.

Елементи документа (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис, резолюція, гриф узгодження, затвердження) називаються його реквізитами. Згідно Держстандарту 351141-98 в сфері діловодства вони є обов'язковими елементами оформлення офіційної документації. Мета її створення, в свою чергу, визначають кількість реквізитів та їх склад. Від правильного оформлення реквізитів в більшості випадків залежить юридична сила офіційного паперу, тобто властивість, яким вона наділена законодавчо.

Сукупність реквізитів становить форму документа (формуляр). Практично для кожного виду документів існує власна типова форма - набір обов'язкових реквізитів і в певній послідовності.

Довідка

Навіщо класифікувати документи за видами?

Класифікація являє собою розподіл службових паперів на види, виходячи з ознак подібності та відмінності. Це необхідно в сучасному діловодстві для визначення принципів складання та оформлення документації, виявлення оптимальних форм і методів роботи.

Основна мета класифікації - підвищити оперативність і ефективність роботи адміністративного апарату. Вона допомагає забезпечити швидкий пошук в документальному масиві, прискорює діловодних процесів, виконання і контроль.

Класифікація необхідна для уніфікації офіційних паперів. Вона служить базою для створення автоматизованих систем діловодства, розробки єдиних правил складання та оформлення документації, створення шаблонів і трафаретних текстів.

Вкладені документи:

Види документів та їх класифікація в діловодстві

Сучасні служби діловодства в основному мають справу з офіційними документами. Вони створюються юридичними або фізичними особами для реалізації основних функцій управління: облік, планування, фінансування, постачання, прогнозування і контроль.

Крім походження, існує безліч підстав для виділення основних видів документів в діловодстві:

• спосіб фіксації інформації: письмові (рукописні або машинні), графічні (креслення, малюнки, карти, схеми), фото- і кінодокументи, акустичні записи;
• зміст: організаційно-розпорядчі, фінансово-звітні, по особовому складу;
• найменування: накази, договори, інструкції, службові записки, протоколи і т.д .;
• особливості складання: індивідуальні, приблизні, типові;
• ступінь складності: складні і прості;
• місце складання: внутрішні і зовнішні;
• терміни виконання: термінові і нетермінові;
• ступінь гласності (обмеження доступу): звичайні, секретні, для службового користування;
• юридична сила: справжні і підроблені;
• призначення: оригінал, копія (відпуск, витяг, дублікат);
• термін зберігання: тимчасового (до 10 років), довгострокового (понад 10 років), постійного зберігання;

Серед видів документів в загальному діловодстві прийнято виділяти організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні та кадрові (по особовому складу).

Читайте також:

Організаційно-розпорядчі документи

До даного виду, згідно ЄДРПОУ управлінської документації, входять: накази, постанови, рішення, розпорядження. Цей вид службових паперів служить для документування діяльності організацій, що належать різним рівням управління або влади, а також недержавних установ. У цій групі можна виділити: установчу документацію підприємства та акти, які регламентують поточну діяльність. Порядок прийняття адміністративних рішень у конкретній компанії (приймається чи рішення єдиноначальні або колегіально) визначає вибір конкретного способу документування управлінської діяльності, технології діловодства.

Так, наприклад, перша особа компанії видає накази і дає вказівки. Його заступники, а також керівники основних організаційних підрозділів - розпорядження і вказівки. Якщо ж адміністративний питання вирішується колегіально (наприклад, радою директорів), то він документується постановою або рішенням. У деяких випадках для підвищення ефективності діловодства до розробки проекту залучаються робочі групи або комісії, що складаються з фахівців і практиків.

Довідка

Довідково-інформаційна документація

До цього виду належать папери, що містять відомості, необхідні для виробничо-господарської діяльності компанії. Їх використовують для передачі інформації між адресатами і для фіксації даних і значущих фактів.

До цієї групи належать: офіційні листи, службові записки, доповідні, довідки, акти, зведення, телеграми, телефакси, звіти, прогнози і аналітичні матеріали.

Основна особливість даного виду полягає в тому, що папери можуть не вимагати обов'язкового виконання. Підставою для прийняття рішень на базі даної групи може бути тільки резолюція керівництва.

Документи по особовому складу

Даний вид офіційних паперів необхідний в діловодстві для того, щоб регламентувати трудові взаємовідносини між адміністрацією та працівниками, фахівцями одного організаційного рівня. Крім того, вони характеризують працівників компанії. У цю групу входять: особисті заяви працівників, накази про призначення на посаду або зняття з неї, листок з обліку кадрів, автобіографії співробітників, трудові книжки, а також вся документація, яка підшивається до особової справи співробітника.