1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Зберігання правовстановлюючих документів
3. Архівне зберігання документів
4. Зберігання бухгалтерських та податкових документів
5. Терміни зберігання архівних документів в організації
6. Зберігання документів по кадрам
7. Підготовка документів до архівного зберігання

Ведення бухгалтерської, кадрової та правовстановлюючої документації - невід'ємна частина повсякденної роботи відділу діловодства будь-якої сучасної організації. Зберігання паперів - важливий компонент цієї роботи. Термін зберігання документів визначається не тільки їх важливістю, а й типовим переліком, в яких даються рекомендації по термінах. Дотримання організацією всіх вимог і правил дозволить уникнути проблем з контролюючими органами.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Зберігання документів в архіві

Установчі документи - це перші ділові папери, які отримує компанія. Значення статуту та свідоцтва про реєстрацію для організації також важливо, як наявність паспорта і свідоцтва про народження для людини. Вони можуть знадобитися в самих різних ситуаціях. Звичайно, втрата цих ділових паперів не є великою проблемою, їх можна легко відновити, але для цього, правда, доведеться сплатити державне мито. Однак краще цього не робити, а просто дотримуватися умов і терміни їх зберігання.

Зберігання правовстановлюючих документів

Стаття 52 Цивільного кодексу РФ регламентує порядок реєстрації будь-якої юридичної особи. Воно створюється на підставі відповідних установчих документів. Організаційно-правова форма створюваного підприємства визначає їх склад і кількість. Як правило, це Статут і свідоцтво про реєстрацію. Природно, що будь-яке підприємство є платником податків, тому у нього має бути також свідоцтво про постановку на облік в відповідному податковому органі. Зазвичай це ІПН / КПП. Якщо створюване товариство є господарським суб'єктом, то у нього має бути установчий договір. Акціонерні товариства повинні мати реєстр цінних паперів та їх власників.

Традиційно правовстановлюючими документами підприємства завжди вважалися документи на паперових носіях. Ці ділові папери відіграють велику роль в роботі організації та мають важливе юридичне значення. Останнім часом ситуація змінилася. У Російській Федерації все більшого поширення набуває електронний документообіг, і електронна документація починає використовуватися нарівні з паперової, а в деяких випадках навіть набуває переважне значення.

Наведемо приклад. Для здійснення різних дій і отримання держпослуг компанії тепер мають право не надавати співробітникам державних органів правовстановлюючі документи на паперових носіях. Це нововведення зумовлене тим фактом, що єдиний реєстр державної реєстрації юридичних осіб (ЕГРЮЛ) містить всі необхідні відомості. Будь-який співробітник державної організації, податковий інспектор або нотаріус, який має доступом до ЕГРЮЛ, може в будь-який момент отримати всі необхідну інформацію по конкретній юридичній особі. Більш того, паперовий Статут тепер не є необхідним елементом діловодства товариств з обмеженою відповідальністю. Тепер у своїй роботі вони можуть використовувати електронний Статут типової форми.

Читайте також:

Архівне зберігання документів

архівне зберігання правовстановлюючих, як і будь-яких інших, документів повинно здійснюватися в спеціально відведеному для цього місці. Традиційно, це спеціальна папка, що зберігається в сейфі. Обов'язки щодо зберігання документації, в якості перших осіб організації, несуть або генеральний директор, або головний бухгалтер. У разі наявності в компанії юридичного відділу цю функцію можна довірити його співробітникам. Однак слід мати на увазі, що за псування або втрату документів відповідальність у будь-якому випадку несе керівник підприємства.

Зверніть увагу, що для акціонерних товариств законом встановлені особливі вимоги, що стосуються термінів і порядку зберігання ділових паперів. 16.07.2003 р було прийнято спеціальну постанову ФКЦБ №03-33 / пс, яке регламентує порядок зберігання документів акціонерних товариств. Справа в тому, що підприємства даної форми власності використовують у своїй діяльності цінні папери. До них законодавством пред'являються особливі вимоги до умов і термінів зберігання.

Всі інші підприємства, що мають іншу організаційно-правову форму, при зберіганні і визначенні умов утримання ділових паперів, керуються загальними правилами, що не регламентованими спеціальними постановами або актами.

Зберігання бухгалтерських та податкових документів

Будь-яке підприємство незалежно від форми власності та організаційно-правової форми, зобов'язане вести податковий і бухгалтерський облік. Існує ряд організацій, які згідно із законом не зобов'язані дотримуватися вимог ФЗ «Про бухгалтерський облік». Але і вони також повинні вести облікові відомості, що реєструють їх фінансову діяльність. Всі фінансові та податкові ділові папери повинні міститися і зберігатися по строго певним правилам і нормативам.

Вся бухгалтерська документація може бути умовно розділена на дві великі групи:

Первинна документація.

Облікова документація.

Значно більшу цінність має первинна документація. Це пов'язано з тим, що левову частку такої документації складають паперу, що надходять на підприємство з боку, від ділових партнерів і контрагентів. Все що здійснюються бухгалтерські операції, а також формування бази оподаткування, здійснюються виключно на основі первинної документації. Вона має певні формат і вигляд. Що відноситься до первинної документації? Перш за все, це акти, договори, рахунки-фактури, накладні, а також ряд інших документів. Всі юридично значущі дії засвідчуються саме цими діловими паперами. У зв'язку з цим вони мають ряд спеціальних вимог, що стосуються змістовної частини і умов, в яких вони повинні зберігатися.

В даний час вже далеко не рідкістю стали первинні ділові папери, створені і функціонують в електронному форматі. Для документації подібного роду також розроблені певні стандарти, що визначають їх форму і вид, зокрема, наявність кваліфікованої електронного підпису. Що ж стосується термінів зберігання електронних документів, то вони абсолютно ідентичні їх паперових аналогів.

Терміни зберігання архівних документів в організації

Статут будь-якого підприємства або організації незалежно від їх юридично-правового статусу повинен містити пункт, що регламентує в яких умовах і протягом якого періоду часу повинні зберігатися бухгалтерські ділові папери. Наявність даного пункту допоможе уникнути додаткових питань від представників перевіряючих органів. На додаток до цього рекомендується видати локальний нормативний акт, що визначає, як слід зберігати документацію фірми і хто конкретно буде нести за це відповідальність.

Всю первинна бухгалтерська документація повинна зберігатися відповідно до вимог сучасного російського законодавства, але не менше 5 років.

Довідка

Зберігання документів по кадрам

У переважній більшості випадків, документація, що відноситься до кадрової роботи, є документацією суворої звітності. Особливі умови зберігання даних ділових паперів викликані тим фактом, що в них містяться персональні дані співробітників. Підвищена відповідальність за цілісність і збереження як самих носіїв, так інформації, в них міститься, лежить на спеціально уповноваженому співробітнику - інспектора з кадрів. Відсутність подібної посади в штатному розкладі організації передбачає, що дану відповідальність буде нести або сам керівник підприємства, або головний бухгалтер.

Всі накази, по роботі з кадрами, облікові картки працівників, трудові книжки і заяви співробітників знаходяться у введенні інспектора з кадрів. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» регламентує порядок формування первинної документації по кадровій роботі та оплату праці. З положень цього закону випливає, що вся первинна облікова документація може бути прийнята до обліку, тільки в тому випадку, якщо її формування здійснювалося на основі альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації.

Підготовка документів до архівного зберігання

Зберігання бухгалтерської документації регламентується листом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 за №105. Відповідно до цього листа вона повинна зберігатися в архіві , Під яким розуміється окреме приміщення зі спеціальними шафами і сейфами. Правила Росархіву від 06.02.2002 містять типові рекомендації до облаштування цих приміщень. Рекомендації є бажаними, але не обов'язковими. Покарання за їх недотримання не передбачено.

Кілька інші вимоги пред'являються до того, як слід зберігати документацію суворої звітності. Вона повинна міститися в сейфах або спеціальних приміщеннях, обладнаних з дотриманням підвищених заходів безпеки. Такі ж вимоги пред'являються до ділових паперів, помічених грифом «комерційна таємниця».

Вся інша ділова документація може зберігатися на стелажах і в спеціальних шафах. Вони можуть бути розташовані безпосередньо в кабінеті керівника організації або головного бухгалтера. Зверніть увагу, що з метою забезпечення зручності доступу виписки з банку, авансові звіти, акти, касові ордери та інші фінансові папери рекомендується утримувати в переплетеному вигляді і розташовувати в хронологічному порядку.

У разі нестачі місця, а також після проходження перевірки ФНС, ряд ділових паперів підлягає передачі в архів муніципального освіти. Передача здійснюється за описом, в пронумерованому і прошитому вигляді. Ряд паперів після закінчення терміну зберігання підлягає знищенню. Спеціальна комісія здійснює перевірку даної документації та фіксує факт її знищення.

Дотримання встановлених правил, порядку та термінів гарантує підприємцю захист від неприємностей, викликаних розбіжністю з перевіряючими органами, а також дозволяє йому створити необхідну законодавчу базу, яка може знадобитися при відстоюванні законних прав та інтересів в судових органах.