Ще матеріали по темі:
Коли не потрібні касові апарати
Електронна звітність РРО - що необхідно знати!
Штрафи переносяться на 1 січня?

Ну що-ж, обраний касовий апарат пройшов реєстрацію, встановлений і підключений. Вас відвідали контролюючі органи (які на диво, не виявили порушень), і - Ви готові до відкриття.
Розберемося, якісь ж документи необхідні при використанні РРО (касового апарату)?

1. У разі якщо раптово відключили електроенергію або вийшов з ладу касовий апарат Вам необхідно мати Розрахункову книжку (прошиту, пронумеровану, і зареєстровану в податковій)

Реєстраційна сторінка розрахункової книжки (26,0 KiB, 562 hits)

До речі, прошивку і нумерацію аркушів в книзі повинні забезпечити Ви. У книзі повинні бути номерні квитанції, які видаються замість чеків

Форма розрахункової квитанції (29,0 KiB, 516 hits)

Ця книга повинна знаходитися на відстані витягнутої руки від робочого місця касира - тобто бути доступним для нього в будь-який момент. Невикористання такої книги (звичайно, якщо Вас спіймають) тягне за собою штраф у розмірі 20 неоподатковуваних мінімумів (340 грн). Таку ж суму Ви заплатите в разі використання незареєстрованої книги, або її втрати. Зберігається розрахункова книга протягом трьох років після її використання.
Необхідно врахувати - якщо касовий апарат не працює (або вимкнена електроенергія) більше 72 годин (7 робочих днів), то продовжувати операції з використанням розрахункових квитанцій вже не можна (навіть якщо торгівля здійснюється тільки хлібобулочними виробами або дитячим харчуванням). Причому невідомо, як вважати ці 72 години. Ніде не сказано, астрономічні це годинник або робочі, але про всяк випадок можна послатися на примітка в дужках про 7 робочих днях.

Форма книги обліку розрахункових операцій (39,5 KiB, 489 hits)

Якщо касир випадково забув такий чек роздрукувати, чи не підклеїв його до книги ОРО, або втратив (що нерідко трапляється в кінці робочого дня), то Вам знову-ж загрожує штраф у розмірі 20 неоподатковуваних мінімумів (340 грн). Роздруковувати Z-звіт необхідно щодня, навіть якщо Ваше підприємство не працювало.

3. Книга обліку розрахункових операцій (КОРО) - найважливіший документ, адже в ній щодня не тільки підклеюється фіскальний звітний чек, але і на підставі даних проводиться запис у другому розділі книги. Вона також повинна бути прошита, пронумерована та зареєстрована в податковій. Підклеювання фіскальних звітних чеків та заповнення другого розділу повинно проводитися щодня, незважаючи на те, працювали Ви чи ні. Книга повинна зберігатися протягом трьох років після її закінчення.

4. Для перевірки наявності грошей в касі - якщо Ви хочете перевірити касира, на вимогу перевіряючого з податкової, а також при передачі коштів з каси інкасаторам, на РРО роздруковується денний звіт або Х-звіт, що містить підсумки проведених з початку робочого дня операцій. Зазначений звіт обов'язково повинен друкуватися в кінці робочого дня разом з Z-звітом (якщо останній не містить відомостей про «службове внесення» або «службової видачі» сум готівки). Якщо і Х-звіт не містить таких відомостей, то повинен існувати ще один документ або звіт, в якому такі відомості є.
Службове внесення - це кількість коштів, наявних в касі на початок робочого дня до здійснення першої операції.
Службова видача - це кількість коштів, які було вилучено з каси, і які не належать до розрахункових операцій.
При придбанні касового апарату треба запитати у продавця ці особливості, і виберіть для себе оптимальний варіант.
За невідповідність сум коштів, що знаходяться в касі сумі, зазначеній в звіті, накладається штраф. Якщо протягом календарного року таке порушення було вчинене вперше - 1 гривня, другий раз - 100 відсотків суми невідповідності, а потім - розмір суми невідповідності, помножений на 5!

5. В обов'язки касира входить друк контрольної стрічки - тобто копії всіх розрахункових документів і фіскальних звітів. Вона роздруковується одночасно з касовими чеками, автоматично. Контрольні стрічки за останні три дні повинні знаходитися у касира. З 1 січня 2013 Ваш РРО додатково повинен мати можливість створювати також таку електронну стрічку і один раз на добу автоматично передавати її в ДПС. Це означає, що у Вас повинен бути доступ до мережі Інтернет, а РРО повинен бути обладнаний відповідним модемом. І через не роздруківку контрольної стрічки, і за не створення її електронної форми, Вам загрожує штраф у розмірі 10 неоподатковуваних мінімумів (170 грн). Такий же штраф - в разі зберігання або спотворення даних в контрольній стрічці. Сама ж стрічка, як в паперовому, так і в електронному вигляді, зберігається протягом трьох років.

6. Звітність також поки ще ніхто не відміняв. Для того щоб її підготувати, Вам необхідні відомості, що містяться у фіскальній (довготривалої) пам'яті РРО. Сучасні касові апарати дають можливість здійснити роздруківку таких відомостей за будь-який обраний період часу від самого початку експлуатації. Ця роздруківка називається періодичним звітом. Роздруківка періодичного звіту за підзвітний місяць підклеюється до Звіту про використання РРО та книг ОРО, який в свою чергу заповнюється і подається до 15 числа кожного місяця в податкову.

7. Ну і нарешті основний документ, що підтверджує факт здійснення операції купівлі продажу, а також повернення, роздрукований на касовому апараті або заповнений вручну, і має встановлену форму і зміст - розрахунковий документ. До розрахункових документів належить касовий чек (розрахункова квитанція, товарний чек)

Інформація в касовому чеку (27,5 KiB, 396 hits)

Ви зобов'язані надати покупцеві чек, накладну або інший документ, що підтверджує оплату, на вимогу самого покупця. Але розрахунковий документ повинен бути надрукований або заповнений в будь-якому випадку. Через не роздруківки (незаповнення) розрахункового документа застосовується штраф, якщо таке порушення протягом календарного року вперше - 1 гривня, другий раз - 100 відсотків вартості товару, а потім - вартість товару, помножена на 5!

В даному матеріалі розглянуті документи, що оформляються при використанні РРО:
1. Розрахункова книжка
2. Фіскальний звітний чек (Z-звіт)
3. Книга обліку розрахункових операцій
4. Денний звіт (Х-звіт)
5. Контрольна стрічка
6. Періодичний звіт
7. Розрахунковий документ
У наступному матеріалі - про порядок застосування касових апаратів.