Експертиза цінності документів

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. До основних завдань експертизи цінності документів можна віднести:
  3. Експертиза цінності документів в архіві
  4. В архівах експертна оцінка значимості одиниць зберігання проводиться, наприклад:
  5. Організація експертизи цінності документів
  6. До завдань комісії, що займається проведенням експертизи цінності документів в організації, входить:

Експертиза цінності документів - процедура визначення історичної, наукової, культурної чи іншої значущості документа на підставі встановлених критеріїв. Вона проводиться коли необхідно встановити термін зберігання того чи іншого документа. Як правильно провести експертизу цінності документів, читайте в нашій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого необхідне проведення експертизи цінності документів

Вся діяльність підприємства, кожна господарська операція, кожне організаційне зміна або коригування, яку вносить в технологічний процес, здійснюються на підставі документів. Належним чином оформлений документ, який має всі реквізити, встановлені для нього типовим формуляром, є підтвердженням юридичної значимості його змісту. Тому після закінчення календарного року всі документи в організації формуються в справи, Вся діяльність підприємства, кожна господарська операція, кожне організаційне зміна або коригування, яку вносить в технологічний процес, здійснюються на підставі документів відповідно до затвердженої номенклатури, і зберігаються в архіві підприємства.

При цьому кожен документ вноситься у внутрішній опис, вклеюється в справу, з обов'язковим зазначенням термінів його зберігання. Цей термін визначається призначенням документа, його змістом, цінністю тієї інформації, яка в ньому представлена, її практичним значенням. Залежно від цього, документи щодо термінів зберігання поділяються на:

  • короткострокового зберігання (менше 10 років);
  • довгострокового зберігання (понад 10 років);
  • постійного зберігання (вічно).

Експертиза цінності документів в діловодстві проводиться кілька разів. Спочатку їх цінність визначається при складанні номенклатури справ і їх формуванні по закінченні календарного року. Також експертна оцінка повинна бути проведена і після того, як документи вилучаються з діловодства в зв'язку з закінченням строків зберігання, при підготовці їх до передачі в архів підприємства.

Експертиза цінності документів проводиться спочатку для того, щоб встановити, як довго необхідно буде зберігати ту чи іншу ділову папір. Оцінка проводиться на підставі типових або галузевих переліків документів, якими встановлюється термін зберігання. Типові переліки - регламенти міжгалузевого значення, їх положення дійсні для всіх установ і організацій. Галузеві переліки використовуються підприємствами одного відомчого підпорядкування. Так, наприклад, є такі переліки для установ освіти, медичних та ін. Але такі регламенти не є догмою і, як правило, рішення про продовження зберігання або необхідності знищення того чи іншого документа приймається в індивідуальному порядку - при проведенні експертизи цінності документів.

Коли терміни зберігання документів закінчуються, до того, як вони будуть спрямовані на утилізацію, також проводиться експертиза цінності документів в архіві. Процедура ця є обов'язковою і покликана гарантувати, що безповоротно будуть знищені саме ті папери, які вже не представляють ніякої ні практичної, ні історичної, ні наукової ні будь-якої іншої цінності.

Довідка

До основних завдань експертизи цінності документів можна віднести:

  1. відбір на утилізацію тих документів, термін зберігання яких закінчився;
  2. перегляд підлягають знищенню документів з метою встановлення їх цінності та вирішення питання про доцільність передачі їх на зберігання в державний, державний або в будь-якій іншій спеціалізований архів;
  3. відбір тих документів, які не мають ні господарської, ні політичної, ні історичної цінності які будуть ще зберігається на тимчасовій основі;
  4. відбір документів, що підлягають утилізації та передачі спеціалізується на знищенні і переробці вторинної сировини організації- підряднику;
  5. експертна оцінка залишилися на зберіганні документів з метою встановлення і коригування встановлених раніше термінів їх зберігання.

Порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться:

коли складається номенклатура справ;

коли документи формуються в справи після закінчення календарного року;

коли справи готуються до передачі в архів і необхідно перед цим перевірити, наскільки правильно документи були віднесені до тієї чи іншої справи.

Ті документи, які постійно або тимчасово зберігаються в структурних підрозділах організації, експертизу проходять щорічно, по закінченні календарного року. Після оцінки та визначення термінів зберігання кожного документа вони зшиваються в справи. Займаються експертизою цінності документів в підрозділах особи, наказом призначені відповідальними за діловодство. В оцінці бере участь експертна комісія, створена на підприємстві, а методичне керівництво здійснюють працівники архіву підприємства.

Справи формуються таким чином, щоб терміни зберігання документів, що входять в них, були однаковими. Це дозволить в подальшому, при відборі документів, термін зберігання яких закінчився, чи не розшивати справи і не формувати їх знову, вже без вилучених для утилізації паперів. В ході проведення експертизи цінності документів з тих справ, які будуть зберігатися постійно, вилучаються дублікати, копії та чернетки, а також другорядні документи, які зберігаються недовго.

Після проведення експертизи цінності документів для кожного сформованого справи складається опис і акти про виділення справ, призначених для утилізації. Утилізація може бути проведена тільки після того, як експертна комісія розгляне і затвердить опису знищуваних справ і акти на знищення. Зразок акта знищення документів, виділених для утилізації, наведено нижче.

Завантажити форму можна   тут
Завантажити форму можна тут .

Експертиза цінності документів в архіві

Довідка

В архівах експертна оцінка значимості одиниць зберігання проводиться, наприклад:

  1. коли деякі матеріали готуються до публікації;
  2. при створенні тематичних реєстрів, каталогів, довідників;
  3. для прийняття рішення про необхідність мікрофільмування або перекладу документа в електронно-цифрову форму;
  4. при передачі документів в інші архіви.

Оцінка в цих випадках проводиться на підставі критеріїв експертизи цінності документів , Склад парламенту й властивості яких залежать від цілей і завдань відбору. При цьому участь у ньому беруть не лише співробітники архіву, а й фахівці, що працюють в інших областях. Основні критерії відбору при передачі в державні архіви, це: системність, цілісність, історична або культурна значимість.

Склад критеріїв експертизи цінності документів залежить від:

походження, в тому числі від того, де, коли і ким був створений документ, його суспільно-політичне значення і функціонально-цільове призначення, типова приналежність і роль;

змісту, в тому числі вид документа, значимість представлених в ньому відомостей, їх унікальність і зв'язок з іншими джерелами інформації;

зовнішніх характеристик, в тому числі ступеня збереження, форми передачі, оформлення та засвідчення справжності.

Крім того, на цінність документа впливають і такі фактори, як його:

юридична та історична значимість;

автобіографічність;

мовні, культурні та художні особливості.

Оскільки вибір критеріїв при експертній оцінці залежить від її цілей, їх значущість в кожному конкретному випадку буде різною.

Читайте також:

Організація експертизи цінності документів

Для організації та проведення експертизи цінності документів на підприємстві наказом керівника створюється експертна комісія (ЕК), що діє на постійній основі. На великих підприємствах з великими обсягами документообігу такі комісії можуть бути сформовані в окремих структурних підрозділах. Зразок наказу про створення експертної комісії представлений нижче.

Завантажити зразок можна   тут
Завантажити зразок можна тут .

Крім цього, в компанії повинен бути розроблений окремий локальний нормативний акт, що регламентує порядок і методику проведення експертної оцінки, функції та права експертної комісії. Це може бути положення, що затверджується керівником підприємства. Цей документ необхідно узгодити з курирує роботу ЕК на підприємстві архівом. Як зразок при розробці даного регламенту можна використовувати Примірне положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства, затверджене наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2.

Методичне та організаційне забезпечення роботи ЕК також покладається на експертно-перевірочну комісію (ЕПК) того архівної установи, яке курирує підприємство.

Довідка

До завдань комісії, що займається проведенням експертизи цінності документів в організації, входить:

  1. організація проведення та проведення експертної оцінки документів на стадії діловодства - складання номенклатури і формування справ;
  2. організація проведення та проведення експертної оцінки документів на стадії передачі справ в архів підприємства;
  3. організація проведення та відбір документів, термін зберігання яких закінчився, на передачу в державний чи муніципальний архів і на утилізацію.

У функції експертної комісії в тому числі входить:

  • щорічна оцінка та відбір архівних справ і документів для подальшого зберігання або для утилізації;
  • розробка і узгодження з ЕПК проектів номенклатур справ підприємства, внутрішніх описів сформованих на підприємстві справ довготривалого і постійного зберігання, а також актів з переліком документів і справ, підготовлених на знищення;
  • розробка пропозицій для узгодження з ЕПК зі зміни строків зберігання деяких категорій документів, встановлених типовими або галузевими переліками, а також тих документів, які в списках не згадуються;
  • участь в підготовці і розгляді проектів регламентів і методик з питань ведення документообігу на підприємстві та роботи з окремими видами документів.