1. Основні поняття
2. Порядок обліку та зберігання довіреностей на одержання ТМЦ
3. Журнал реєстрації
4. Відповідальні обличчя
5. Чи потрібна довіреність директору?
6. Видача документа не працівнику підприємства
7. Чи потрібна довіреність іншим особам?
8. Правила заповнення (+ зразок)
9. внесення реквізитів
10. Заповнення інших полів
11. В електронному вигляді
12. Дивіться відео про те, як виписати довіреність в програмі 1С
13. Термін дії
14. Повернення невикористаного бланка
15. Коли довіреність визнається недійсною?

Для кожного підприємства джерелом надходження товарів, а також матеріальних цінностей є їх придбання у постачальників на підставі укладених договорів і актів. Виконання зобов'язань за ними - це передача товару повіреному і перехід права власності.

З огляду на це, підприємство не може виконати зазначені дії, в зв'язку, з чим уповноважує на це фізична особа. Даним фактом посвідчення наданих прав від підприємства може стати довіреність на отримання ТМЦ.

Основні поняття

Види довіреності та відмінності між ними

Довіреність - документ, що підтверджує права і обов'язки сторін, що видається однією особою іншій для його законного представництва перед третіми особами.

Відповідно, довіреність на отримання ТМЦ - це документ, оформлений і видається підприємством на свого співробітника, або іншого довіреної особи, надаючи йому право на отримання ТМЦ у постачальника за укладеним договором.

Залежно від функцій і обсягу повноважень, доручення можуть бути:

1. Генеральна (загальна) - надає коло повноважень довіреній особі на реалізацію повного комплексу різних юридичних дій.
2. Спеціальна - надає повноваження на реалізацію однорідних (пов'язаних між собою) юридичних дій.
3. Разова - надає повноваження для реалізації одного певного виду дії.

Документ на отримання ТМЦ відноситься до спеціальних видів довіреностей, так як уповноважує відповідальну особу виконувати ряд однорідних дій, тобто отримувати товар у постачальника.

Довіреність на отримання ТМЦ може бути:

• видана для покупця;
• видана для продавця.

Юридична наука встановлює норми, для чого потрібна довіреність. Законодавство надає право чи обов'язок осіб щодо укладення довіреностей з метою охорони і безпеки юридичних і цивільних прав сторін.

Призначення довіреності як правового акта полягає в тому, що вона є підтвердженням повноважень повіреного перед третіми особами від імені довірителя. У ній також фіксується коло певних прав і обов'язків повіреного, що значно мінімізує неправомірні дії з його боку. При цьому сама довіреність видається на вчинення лише правомірних дій.

Порядок обліку та зберігання довіреностей на одержання ТМЦ

Як і будь-який документ, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей підлягає суворому обліку. Їх зберігання також має свої нюанси, про які йтиметься нижче.

Журнал реєстрації

Будь-яке доручення, що видається від імені організації, повинна бути складена в письмовій формі з дотриманням норм законодавства. Вона може бути складена в довільній формі або із застосуванням спеціальних бланків форм М2 і М2А. Дані форми і процедура видачі затверджені наказом Мінстату № 71а від 30.10.97 та інструкцією Мінфіну №17 від 14.01.1967.

У разі виявлення недостачі товару, оформляється форма 3-1 довіреності, затверджена МФ РК №216.

Інструкція № 17 покладає обов'язок реєстрації довіреності на бухгалтерію, яка під розписку видає її одержувачу.

Форми М2 і М2А відрізняються між собою наявністю відривних корінців на бланку, які відповідно підлягають різної реєстрації. Довіреність форми М2, реєструється тільки на відривних корінцях, які обов'язково підшиваються в спеціальну книгу обліку в хронологічному порядку.

Дана книга перед початком оформлення довіреностей:

• повинна бути посторінково пронумерована;
• останній лист повинен містити напис «У цій книзі пронумеровано __лістов»;
• загальна кількість аркушів обов'язково прописується прописом;
• поруч з написом ставиться підпис бухгалтера.

Форма М2А використовується на тих підприємствах, на яких отримання товару носить масовий характер. Такі довіреності підлягають реєстрації в спеціальному журналі обліку.

Журнал обліку повинен бути пронумерований, прошитий та містити графи і рядки для заповнення:

1. Порядковий номер довіреності.
2. Дата її видачі.
3. Термін дії.
4. ПІБ та посада особи, на якого видається довіреність.
5. Дані постачальника.
6. Дата і порядковий номер наряду або документа що його замінює.
7. Підпис повіреного.
8. Дата і порядковий номер документа, що підтверджує виконання певного доручення.

Книги й журнали обліку та реєстрації повинні зберігатися у посадової відповідальної особи організації.

Довіреності, оформлені на отримання товару, незалежно від їх форми зберігаються 5 років:

• постачальниками;
• одержувачами - при анулювання довіреності.

Тут можна завантажити журнал реєстрації довіреностей:

Журнал реєстрації довіреностей

Відповідальні обличчя

Відповідальними особами є:

1. Головний бухгалтер, який забезпечує правильність видачі, реєстрації довіреностей та контроль за їх оформленням. Він же проводить інструктаж всіх повірених осіб про порядок надання документа і виконання відповідних доручень. У компетенції головбуха також контроль за належним використанням виданих довіреностей та за невикористаними бланками і порядок зберігання даної документації.
2. Особа, на яке оформлена довіреність, є матеріально відповідальною. З ним може бути укладений письмовий договір про матеріальну відповідальність. Повірений, який отримав від постачальника ТМЦ, зобов'язаний дбайливо до них ставитися і вживати відповідних заходів щодо недопущення збитків. Він так само повинен повідомляти керівництву підприємство про можливі обставини, які можуть загрожувати безпеці ТМЦ.

Якщо шкода ТМЦ завдано не з вини працівника, то він не несе матеріальної відповідальності.

Чи потрібна довіреність директору?

У багатьох бухгалтерів підприємств виникає питання: чи обов'язково оформлення довіреності на директора? Згідно із законодавчими нормами, директор як єдиний виконавчий орган підприємства, виступає від імені і на захист прав юридичної особи на підставі статутних документів.

За правилами оформлення, довіреність видається уповноваженій особі і підписується керівником даного підприємства.

Відповідно директор не може оформити довіреність сам на себе. Тому він її оформляти не повинен.

А для отримання товару досить пред'явити один із зазначених документів:

• копію статутних документів або виписку зі статуту;
• копію рішення учасників про призначення особи директором;
• довідку з ЕГРЮЛ

Але юридична особа може призначити директора певного представництва або філії. В такому випадку керівник буде діяти на підставі генеральної довіреності. Її директор повинен пред'явити постачальнику.

Видача документа не працівнику підприємства

Довіреність на отримання товару може бути оформлена на співробітника підприємства і іншої особи не є його працівником.

На практиці нерідко виникає ситуації, коли отримання товару працівником підприємства неможливо. В такому випадку законодавство дає право отримання іншим особам за дорученням. Отже, не співробітник підприємства зобов'язаний отримати довіреність за загальними правилами і пред'явити її продавцеві.

Чи потрібна довіреність іншим особам?

При отриманні товару від ІП не потрібно надавати довіреність. Йому досить пред'явить паспорт або свідоцтво про держреєстрацію ІП.

Довіреність від фізичної особи фізичній особі обов'язково повинна бути оформлена відповідно до законодавства.

Оформлення довіреності на юридичну особу - не допускається, необхідно оформляти її тільки на фізичну особу.

Правила заповнення (+ зразок)

внесення реквізитів

Згідно з Інструкцією, відпуск ТМЦ не проводиться у разі, якщо довіреність оформлена з порушеннями заповнення реквізитів.

Алгоритм заповнення реквізитів на лицьовій стороні в порядку убування (зверху вниз):

1. Назва організації відповідно до установчих документів (повне або скорочене).
2. У верхньому правому куті - код ОКПО, присвоєний державним органом при реєстрації.
3. Порядковий номер бланка, згідно з реєстраційними даними.
4. Дата видачі, згідно з реєстрацією в книзі (журналі) обліку. Без цих даних довіреність є недійсною.
5. Термін дії. У графі вказується останній день, коли довіреність має юридичну силу.
6. Назва та адреса споживача (постачальника) - вказується відповідно до статутних документів.
7. Назва та адреса платника - вказуються всі достовірні дані організації, яка видала довіреність. У цій графі також можна вказати розрахункові рахунки, відкриті у фінансових установах.
8. Дані особи, на якого видана довіреність - П.І.Б, посада (в давальному відмінку).
9. Паспортні дані довіреної особи (№, серія, ким виданий, дата видачі).
10. Повне найменування продавця (постачальника).
11. Назва документа, дата і номер, згідно з яким видаються ТМЦ.

Заповнення інших полів

Лицьова сторона довіреності форми М2 містить відривний корінець, який також підлягає заповненню. Всі дані для його заповнення точно такі ж, як і в основної формальної її частини. Тому заповнюється вона також.

Зворотний бік бланка містить відомості про одержуваному товар. Їх перелік заповнюється в разі не вказівки таких даних на лицьовій стороні.

Вносяться такі записи:

1. Порядковий номер товару.
2. Назва матеріальних цінностей.
3. Одиниця виміру.
4. Кількість - вписується літерами і з великої літери.

Якщо після повного заповнення залишаються порожні клітинки, в кожній з них слід поставити прочерки.

В кінці документа повірена особа ставить свій особистий підпис, який засвідчується підписом керівника підприємства і головним бухгалтером. На всі підписи повинна бути поставлена ​​печатка.

Довіреність на отримання ТМЦ (лицьова сторона)

Довіреність на отримання ТМЦ (зворотна сторона)

В електронному вигляді

На кожному підприємстві, яке веде облік таких довіреностей, може бути використана електронна автоматизована база даних. Порожні бланки довіреностей, можуть бути в електронному форматі документів excel або word.

Такий бланк може бути заповнений в електронному вигляді, після чого він роздруковується і всі уповноважені особи ставлять свої підписи і печатку. Обов'язково при такому способі, необхідно перевіряти правильність заповнення всіх полів і реквізитів. Або ж роздруковується порожній бланк і заповнюється особою, на якого видається довіреність від руки.

Існує ще спосіб для бухгалтерів - виписка довіреності з 1С. Такий спосіб спрощує цю процедуру і скорочує час набору реквізитів, так як, внісши в базу інформацію один раз, вона автоматично буде вноситися в потрібні розділи.

Дивіться відео про те, як виписати довіреність в програмі 1С

Процедура використання довіреності на отримання товару та матеріальних цінностей

Наявність підтверджуючих документів

Право на отримання товару повіреним підтверджується виданою довіреністю.

При отриманні товару, повірений зобов'язаний подати:

• правильно оформлену довіреність;
• оригінал паспорта, що підтверджує його особу;
• в разі відсутності паспорта, перевірка особи може бути здійснена по водійському посвідченню.

Постачальник повинен перевірити всі надані документи і звірити всі реквізити. Після цього оформляється товарна накладна, в якій обов'язково зазначаються реквізити особи, яка отримала товар.

Оригінал довіреності залишається у постачальника, який прикріплюється до відвантажувальні документи і здається в бухгалтерію.

Довіреність, видана на постійне отримання товару за різними накладними, зберігатися у постачальника до закінчення терміну її дії. Довіреність в даному випадку передається при первісної відвантаження товару, а після закінчення зазначеного терміну - в бухгалтерію.

Факт передачі товару і прийняття його покупцем підтверджується виключно сукупністю двох документів - довіреністю і товарною накладною. Одного документа - недостатньо.

Підприємець може завіряти всі свої документи лише особистим підписом. Дізнайтеся, чи потрібна печатка для ІП?

Потрібні приклади назв ТОВ? дивіться тут.

Виплати за лікарняним листком можна розрахувати самостійно. Читайте, що для цього потрібно.

Термін дії

На який термін видається довіреність, встановлюється індивідуально для кожного випадку, виходячи зі способу отримання та виду товару.

Якщо даний період прямо не вказано, то за загальними правилами вважається, що видана річна довіреність.

Після закінчення встановленого терміну - довіреність буде недійсною.
Термін дії починається текти з дати видачі документа. Якщо така інформація відсутня - довіреність вважається нікчемною.

З 1 вересня 2013 року, згідно із законодавчими зміни в ГК Росії, довіреність може видаватися на будь-який термін. Всі доручення на тривалий термін, видані до 2013 року, обмежені загальним терміном дії - 3 роки.

Повернення невикористаного бланка

Невикористаний бланк повинен бути повернений на підприємство. В такому випадку, в корінці книги обліку або в журналі робиться відповідний запис. А на самому бланку довіреності, робиться напис «Не використана» який повинен зберігатися у відповідальної особи до кінця звітного періоду.

Після його закінчення невикористані бланки знищуються, з обов'язковим складанням відповідного акта.

Коли довіреність визнається недійсною?

Довіреність визнається недійсною в разі:

1. Неправильного заповненого або порожнього бланка довіреності. Не повинно бути виправлень і різного роду помарок.
2. Якщо на бланку не вказані терміни видачі документа.
3. Відсутність, хоч однієї законодавчо встановленої підписи на документі.
4. Якщо постачальник отримав від одержувача письмове повідомлення про анулювання даної довіреності.

При заповненні та видачі довіреності на отримання ТМЦ слід дотримуватися тих же принципів, що і для іншої документації: акуратність і скрупульозний облік.

Завантажити бланк довіреності на отримання ТМЦ можна тут:

Довіреність на отримання ТМЦ_М2а

Довіреність на отримання ТМЦ_М2