1. апостилювання Засвідчення апостилем або засвідчення справжності офіційного документа для його подальшого...
2. Додаток перекладу до документа
3. Відмова в апостилювання документа
4. Області компетенції установ при апостилювання

апостилювання

Засвідчення апостилем або засвідчення справжності офіційного документа для його подальшого використання за кордоном стає все більше необхідним, так як люди все більше і більше пересуваються по світу. Апостилем можна запевнити, наприклад, шкільний диплом або медичну довідку. Далі наведена найважливіша інформація, яку необхідно знати при використанні документа за межами Естонії.

При завірення апостилем важливо, щоб в документі були правильні наступні дані:

• ім'я та прізвище посадової особи, яка видала документ,
• підпис,
• посаду,
• печатку установи.

Без них можуть відмовити в апостилювання документа. Якщо потрібно завірити старіші документи (наприклад, видані за часів ЕССР), слід ще раз ретельно перевірити наявність конкретних даних. Якщо щось відсутній або неправильно написано, то необхідно звернутися до відповідної установи для отримання нового документа.

Слід засвідчувати тільки офіційні документи, в разі приватних документів це необхідно тільки, якщо до документа додається нотаріальна відмітка, нотаріальне завірення або засвідчення присяжного перекладача або його переклад. Офіційними або публічними документами є документи, видані державними установами (наприклад, міністерствами) та посадовими особами (наприклад, нотаріусом, судовим виконавцем, присяжним перекладачем). Офіційно не потрібно завіряти також документи, які безпосередньо пов'язані з торговельними або митними процедурами або які видані дипломатичному або консульському представнику. На водійські права діє окрема угода, їх не потрібно завіряти апостилем або легалізувати.

При засвідченні апостилем є різниця, чи є справа з постійним (паспорт, свідоцтво про шлюб) або з одноразовим документом (медична довідка, виписка з комерційного регістра).

• У разі постійного документа засвідчується насамперед оригінал - з нього робиться копія, правильність якої повинен запевнити нотаріус.
• З одноразового документа не потрібно робити копії, досить тільки запевнити апостилем оригінал.

Потрібен переклад чи ні, залежить перш за все від держави. Естонія визнає в загальному випадку також англомовні іноземні документи і не вимагає їх обов'язкового перекладу. Документи не треба апостилювати, якщо вони використовуються в країні, з якої Естонія уклала договір про правову допомогу. Виходячи з цього, немає необхідності завіряти естонські документи, які використовуються в Латвії, Литві, Україні, Росії чи Польщі.

Найпростіший спосіб запевнити свої документи - це віддати їх в бюро перекладів, яке в свою чергу доручить цю задачу присяжного перекладача. Останній має право завірити переклад своїм підписом без звернення до нотаріуса. Присяжний перекладач сам подбати про те, щоб документ був завірений апостилем в правильному установі. Таким чином, Ви самі не повинні витрачати час на ходіння по місту і отримуєте назад віддані на переклад документи з рук однієї людини завіреними і засвідченими.

Звичайно, можна прийти самому вранці до відповідної установи і віддати документи. Зазвичай їх можна отримати назад вже в той же день після обіду. Також можливо апостилювати документи поштою, відправляючи всі необхідні папери до відповідної установи і оплачуючи держмито в інтернет-банку. Але в цьому випадку слід враховувати, що документи прийдуть назад приблизно через тиждень. При завіренні документа апостилем необхідно сплатити держмито, а при виконанні цієї процедури через бюро перекладів стягується додаткова плата.

Оскільки завірення апостилем може іноді викликати замішання, радимо завжди питати додаткову інформацію.

Апостилювання або легалізація

Апостилювання і легалізація вдають із себе одне і те ж, в обох випадках установа з відповідною компетенцією запевняє правильність документа. Останнє, однак, більш тривалий процес. Процедура легалізації виглядає наступним чином:

• Спочатку документ запевняє міністерство закордонних справ Естонії;
• Потім міністерство закордонних справ направляє документ в рівнозначне установа відповідної іноземної держави (зазвичай в міністерство закордонних справ), де його слід також запевнити;
• Тільки тоді, коли у документа є позначки про легалізацію обох держав, його можна використовувати.

Засвідчення діє тільки в тій іншій країні, де було засвідчено його справжність. Якщо той же документ необхідно використовувати в інший зарубіжній країні, його слід відправити в цю країну для запевнення. З метою прискорити і спростити процес визнання зарубіжних документів в 1961 році було укладено Гаазьку угоду, згідно з яким країни, що приєдналися до «Конвенції про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів (конвенція про апостиль)», не повинні легалізувати між собою документи. Наприклад, для використання в Фінляндії документа, виданого в Естонії, до нього необхідно докласти тільки апостиль.

Додаток перекладу до документа

У посвідченні і додатку перекладу до документа є невеликі відмінності в залежності від конкретного документа. Якщо є справа з постійним офіційним документом, слід перш за все зробити з нього копію, яка завіряється в міністерстві юстиції. Потім копія передається присяжного перекладача, який запевняє як правильність перекладу, так і справжність документа. В цьому випадку в зарубіжній країні використовується як копія, її апостиль, так і переклад.

Потрібно чи ні окремо завіряти апостилем переклад, залежить від зарубіжної країни, і варто було б попередньо про це дізнатися. При засвідченні одноразових документів апостилем слід запевнити насамперед оригінал, потім переводиться документ, і апостиль ставиться на сторінку оригіналу, так як зазвичай потрібно саме він, а не тільки його переклад. Приватні документи направляються спочатку на переклад, а запевнення апостилем залишається наостанок.

Відмова в апостилювання документа

У виняткових випадках можливе, що установа відмовить в апостилювання. Тому необхідно переконатися, що у документа немає таких недоліків:

• документ не повинен бути зіпсований (пом'ятий, пошкоджений водою, надірваний і т.п.);
• документ повинен бути чинним;
• документ не повинен бути змінений особою, яка не має на це повноважень або в компетентність якого не входить дана процедура.

У апостилювання можуть також відмовити, якщо воно не потрібно при дії договору про правову допомогу або до компетенції відповідної установи не входить розгляд конкретного документа. В останньому випадку слід звернутися до компетентної установи.

Області компетенції установ при апостилювання

Для того щоб спростити роботу службових установ, кожне з них займається апостилюванням документів своєї сфери. Області компетенції установ встановлені в постанові «Порядок засвідчення естонських офіційних документів посвідченням (апостилем) і ведення реєстру видачі посвідчень (апостилей)», наведеному в електронному виданні «Riigi Teataja». (Https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12943815)