1. Загальний порядок
2. Вимоги до проведення інвентаризації
3. Акт прийому-передачі
4. результати інвентаризації

Чинне законодавство вимагає від роботодавців на підприємствах торгівлі та харчування визначати співробітників, в чиї обов'язки буде входити прийом і видача матеріальних благ.

При укладанні трудових відносин з цими особами складається додатковий договір матеріальної відповідальності, а при зміні співробітника застосовується особливий порядок передачі майна.

Ознайомимося з документами, якими повинна супроводжуватися зміна матеріально відповідальної особи.

Загальний порядок

Звірити дані про цінності, їх номінальну кількість і вартості допоможе інвентаризація. Її проводить комісія, склад якої визначається і затверджується наказом керівництва.

Незалежно від обставин, в яких відбувається заміна співробітника, роботодавець зобов'язаний отримати письмовий висновок про ввірене йому майно. Результат ревізії відображається в акті, який візується усіма учасниками процесу.

Загальний порядок передачі цінностей виглядає наступним чином:

1. Керівник становить наказ або розпорядження про проведення ревізії в зв'язку зі зміною МОЛ.
2. Завідувач майном співробітник тимчасово передає всі цінності в бухгалтерію або учасникам комісії. При цьому роботодавцю надається розписка про факт передачі, а також про те, що все що надійшло майно поставлено на прихід, а ті, що вибули цінності - списані.
3. Керівник формує інвентаризаційний опис майна та / або акт.
4. У день зміни МВО відбувається перерахунок і перевірка цінностей, дані процедури відображаються в акті і передаються головному бухгалтеру та керівництву підприємства.

Варто відзначити той факт, що підставою для процедури інвентаризації є розірвання ТД з матеріально-відповідальною співробітником, а також його перепризначення в зв'язку зі зміною посади або перекладом в інший підрозділ підприємства.

Законодавство вимагає дотримуватися даний порядок і на період тимчасової відсутності МОЛ, наприклад, внаслідок чергової відпустки.

Вимоги до проведення інвентаризації

Інвентаризація при зміні матеріально відповідальної особи проводиться за участю співробітників адміністративного апарату, а також працівників будь-яких підрозділів організації.

Відсутність одного з членів комісії в самому процесі перевірки збереження цінностей - привід для визнання результатів ревізії недійсними. Варто також враховувати необхідність присутності МОЛ.

Підстава для скликання комісії і організації процедури інвентаризації - наказ керівництва. Для його складання застосовують єдину форму інв-22.

Завантажити зразок наказу про зміну матеріально відповідальної особи можна тут .

Для організації ревізії використовуються документи, розроблені на базі методологічних рекомендацій Мінфіну РФ.

Рекомендується зареєструвати наказ у спеціальному журналі за формою інв-23, який буде зберігати відомості про дати всіх проведених інвентаризації.

Решта документів, що відображають результат ревізії, оформляють також на основі уніфікованих бланків. До їх числа відносять:

• опис майна інв-3;
• сличительная інвентаризаційна відомість інв-2б.

Акт прийому-передачі

Основним документом, що фіксує підсумки проведення ревізії, є акт інвентаризації при зміні МВО.

Уніфікованої форми для цього документа не існує, так як його зміст може серйозно видозмінюватися у зв'язку зі специфікою діяльності підприємства.

На основі рекомендацій Мінфіну розроблено кілька бланків:

• Акт про прийом-передачу товарно-матеріальних цінностей на зберігання МХ-1.
• Акт про прийом-передачу товарів і тари ОП-18.
• Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей інв-4.

Уповноважені особи організації при складанні акта можуть використовувати один з наведених бланків або оформити власний, з урахуванням загальних рекомендацій. Головне, щоб в акті була відображена наступна інформація:

1. Найменування організації та її реквізити.
2. Підстава для збору комісії і проведення інвентаризації - наказ, постанова або розпорядження.
3. Склад комісії із зазначенням посад співробітників і повних ПІБ.
4. ПІБ керівника організації.
5. ПІБ та посади відповідальних співробітників - передає майно і приймає.
6. Перелік найменувань товарів чи інших цінностей, що передаються на зберігання.
7. Період проведення перевірки.

Для отримання більш детальної інформації можна завантажити і скористатися зразком акту прийому-передачі ТМЦ при зміні матеріально відповідальної особи.

У наказі зазначаються строки проведення ревізії, і перераховується весь її склад.

Рекомендується перераховувати окремо кожну позицію, із зазначенням одиниць виміру, номінальної кількості, ціни за кожну одиницю та загальної вартості майна.

Опис може бути заповнена як рукою, так і за допомогою обчислювальної техніки. Не можна залишати в опису порожні рядки - в їх ставлять прочерки.

При заповненні опису не можна допускати помарки або помилки. Якщо у вказівці інвентарізуемое цінностей були допущені недоліки, для виправлення дані закреслюють, а трохи вище ставлять правильні значення.

Виправлення зобов'язані засвідчити всі учасники інвентаризації, поставивши свій підпис.

В кінці акта ставляться підписи учасників з розшифровкою та зазначенням посади. Останніми завізувати акт повинні головний бухгалтер і керівництво компанії. Перш ніж ставити свій підпис, вони зобов'язані звірити отримані в ході ревізії показники з бухгалтерськими звітами та іншими інвентаризаційних документами.

Підпис керівника - свідчення відсутності претензій до акту і його прийняття. Це означає, що МОЛ вправі зняти з себе повноваження, співробітник не має заборгованостей перед підприємством.

результати інвентаризації

Розбіжності в даних акта та бухгалтерському обліку свідчать про зникнення матеріальних цінностей або про їх надлишку.

Розбіжності між організацією і співробітником, під чию відповідальність потрапляє недостача і інші неприємності, зобов'язані врегулювати уповноважені особи і керівництво фірми.

При виявленні свідоцтв розкрадання або крадіжки необхідно провести оцінку фактичних втрат виходячи з середньоринкової вартості майна або на основі прайс-листів компанії.

Отримані дані стануть в нагоді для подачі заяви в суд з метою стягнення збитків з відповідального співробітника. Результати інвентаризації - доказ провини працівника в подібних обставинах.