1. Навіщо і кому передається проектна документація?
2. процес передачі
3. Правила оформлення
4. Передача в архів
5. Взаємовідносини між сторонами
6. Акт прийому-передачі проектної документації
7. зразок

Акт прийому-передачі проектної документації - спеціальний документ, в якому відображається факт приймання / передачі проекту від однієї особи іншій, найчастіше від проектувальника замовнику. Сама проектна документація - набір документів, в яких містяться відомості в текстовому і графічному вигляді, що визначають різні рішення (конструктивні, технологічні, інженерні, архітектурні, технічні) для забезпечення будівельних і відновлювальних робіт, а також капремонту елементів будівель (споруд). Передача готового проекту повинна здійснюватися з урахуванням правильного складання бланка за формою, яка затверджена на законодавчому рівні. Нижче розглянемо, навіщо і кому передаються паперу, як це відбувається, і що врахувати при складанні акта прийому-передачі.

Навіщо і кому передається проектна документація?

Після виконання робіт по створенню робочої документації компанія-проектувальник (за умовами договору) передає другій стороні (замовнику) готові папери з результатами виконаної роботи. Приймаюча сторона протягом п'яти діб (або іншого часу, встановленого угодою) з моменту отримання проекту повинна вивчити отримані папери і при відсутності зауважень погодити документи. Якщо замовник має претензії до якості виконаної роботи, підрядник (виконавець проектної документації) отримує відмову і набір зауважень, які вимагають виправлення.

Проектувальна компанія після отримання переліку зауважень усуває їх в певний термін за свій рахунок, після чого відправляє звіт про виконання поставленого завдання. Якщо цього потрібно, відправляються документи з результатами усунених зауважень. Далі замовник повинен перевірити паперу після внесення правок, і при узгодженні передати робочі папери проектної організації.

процес передачі

У разі отримання погодження робочих документів компанія-проектувальник передає другій стороні (замовнику) такі папери:

• Робочі документи.
• Акт приймання-здачі робіт. Документ оформляється в двох примірниках за формою КС-2.
• Довідку із зазначенням вартості зробленої роботи (формою КС-3).
• Акт прийому-передачі проектної документації. Документ оформляється в 2-х примірниках, а його форма, як правило, обмовляється в договорі між сторонами.

У замовника є п'ять або більше (за умовами договору) днів з моменту отримання акту приймання-передачі проекту, довідки КС-3 і акту КС-2, а також комплекту паперів для розгляду отриманої інформації і напрямки компанії-проектувальника підписаного акта прийому-передачі, довідки КС-3, акту КС-2. У разі якщо замовника не влаштовує якість виконання робіт, він направляє виконавцю відмова від приймання і перераховує наявні зауваження.

Днем прийому роботи вважається дата підписання замовником акта прийому-передачі проекту, а також акта за формою КС-2. Після отримання компанією-проектувальником підписаного акта протягом двох діб (або іншого строку за договором) він направляє замовнику рахунок-фактуру і рахунок на оплату послуг з урахуванням підписаного акта.

Правила оформлення

Копії матеріалів, виконаних в графічній і текстовій формі, а також звітні технічні папери з інженерних вишукувань збираються в брошуру у вигляді томів, складених в А4. Процес брошюровки є розміщення матеріалів проекту в твердих папках зі спеціальними кріпленнями або палітурці. Копії проекту для передачі замовнику комплектуються в папки, а самі документи складаються в форматі А4 з урахуванням розділів. Повні правила оформлення розглянуті в ГОСТ Р 21.1101.2013 (пункт 8). При наявності відповідних умов в завданні на проектування разом з паперами на паперовому носії виконавець передає проектну документацію в електронній формі.

Керівник, відповідальний за створення проекту, формує документацію, а також звітно-технічні папери з інженерних вишукувань в електронній формі з урахуванням завдання на проектування. До документації, яка видана замовнику в електронній формі, відносяться скановані графічні або текстові файли проекту з підписами виконавців та керівників в штампах, а також проект в електронній формі, завірений із застосуванням цифрового підпису. Проект в електронному вигляді розподіляється по папках, в які потрапляють файли за принципом зброшурованих томів. Далі замовник отримує проект, оформляє накладні і передає паперу замовнику в кількості, яка визначена завданням (договором).

Передача проекту - робота, виконання якої бере на себе відділ механізації і випуску такої документації. Контроль процесу здійснює керівник проектної організації. Оформленням, комплектацією і палітуркою проекту займається служба механізації і випуску. Саме вона готує накладні і передає готовий проект замовнику. У свою чергу, фінансова служба оформляє акти прийому-передачі паперів і підписує їх у приймаючої сторони (замовника).

Передача в архів

Служба механізації і випуску передає керівництву проекту весь пакет паперів, які зібрані в томи, а також інші матеріали. Керівник проекту після повної передачі проекту замовникові повинен направити повний комплект готової документації (в електронній та паперовій формі) в архів. Для передачі паперів в архів керівник повинен сформувати повний комплект робочих документів, що складається з підготовлених графічних і текстових матеріалів проекту, а також технічної і звітної документації з досліджень в інженерній сфері. Під підготовкою розуміється комплектація проекту в твердих папках або палітурках зі спеціальними замками (кріпленнями).

Одночасно з комплектацією проекту в паперовому вигляді керівник проекту формує комплект паперів і матеріалів з інженерних вишукувань в електронному вигляді. Зокрема, передаються відскановані матеріали в графічній і текстовій формі з підписами виконавців та керівництва в спеціальних штампах. Крім того, передача здійснюється в форматі програм, які застосовувалися для створення проекту.

Документи, що мають електронний вигляд, формуються в папки, що поміщаються в Полістової файли аналогічно зброшуровані томів. Передача проекту в архів проводиться з урахуванням опису переданого проекту.

Взаємовідносини між сторонами

При вибудовуванні схеми взаємин між виконавцем і замовником в питанні передачі проектної документації важливо пам'ятати, що замовляє сторона отримує не тільки проект, але і право власності на інтелектуальну працю, пов'язаний з готовою документацією. Якщо інвестор (замовник) не отримує виключні права на проект, він не має права здійснювати з отриманою інформацією будь-які дії і застосовувати її на практиці.

Виходить, що з урахуванням підрядного договору інвестор стає власником матеріалів в текстовому і графічному вигляді, а також інформації на електронному носії. Переробка проекту без оповіщення творця заборонена.

Замовнику в такій ситуації важливо отримати безпосередньо проект у володіння, а також придбати авторські права на папери. Цей аспект досягається за допомогою оформлення прямого угоди між розробником (автором) проекту, а також замовником (інвестором), зацікавленим в отриманні такої інформації. У документі має бути зазначено, що при передачі проекту передаються і виняткові права, які згодом залишаються у інвестора (замовника), а також розробника паперів.

Оптимальний варіант - укладення договору в тристоронньому форматі між замовником (платником), проектувальної компанією і замовником (приймаючим і наглядовим органом). Якщо інвестор, як такої, немає, ця опція при складанні договору покладається на замовляють сторону. У такій ситуації саме замовник отримує виключні права на готовий проект, якщо інше умова не прописано в угоді між сторонами.

Тристоронній формат взаємодії між сторонами вважається оптимальним. Якщо в ролі замовника виступає залучена сторона, оплата проектувальної компанії проводиться інвестором. Якщо останній відмовляється здійснювати оплату, замовнику доведеться нести відповідальність за невиконання завдань вже перед автором. Останній при цьому ризикує, що підготовлений ним проект перейде на користь 3-го особи (інвестора), а ймовірність захисту своїх прав знижується. Крім того, якщо інвестор не включається в договір, він втрачає повноцінне право на участь у процесі створення проекту. У разі тристороннього формату взаємин всі учасники захищені, а ризик зведений до мінімуму.

Акт прийому-передачі проектної документації

З урахуванням сказаного легко зробити висновок, що питання приймання проекту не такий простий, як може здатися. Процес прийому-передачі важливо провести з урахуванням законодавства, щоб згодом була можливість пред'явити претензії. Замовник повинен звернути увагу на той факт, щоб у договорі відбилася варіант передачі проекту. Якщо передача здійснюється окремо по розділах, повинен обумовлюватися порядок такого процесу.

На завершення проектування складається акт прийому-передачі проекту, який підписується одночасно з актом здачі-прийняття робіт. За своєю суттю і за змістом це два різних документа. У першому випадку замовляє сторона перевіряє комплектацію проекту. Тут важливо звернути увагу на число сторінок і буклетів, а також наявність електронного варіанту документації.

Акт прийому робіт є підтвердження того, що поставлена ​​задача виконана виконавцем в термін, який встановлений договірними зобов'язаннями. Тут немає необхідності прописувати детально, які розділи передані замовнику. Проектувальна компанія повинна наполягати на тому, щоб одержувач поставив підпис в отриманні проекту. В іншій ситуації замовник зможе відмовитися від виплати грошей через недомовленості в процесі отримання паперів.

зразок

Акт прийому-передачі складається за такими правилами:

1. У верхній частині прописується назва документа.
2. З лівого боку вгорі вказується рік, а справа число і місяць.
3. Далі наводиться назва компанії-виконавця в особі (ПІБ, посада), а також підстава, на якому він діє (довіреність, положення, статут). Тут же вказується, що другою стороною є замовник. Між сторонами укладається договір, згідно з яким:

• Виконавець передає, а замовник приймає роботу.
• Проект виконаний в повному обсязі і у встановлені договором терміни з урахуванням обумовлених в угоді умов і завдання на проектування.
• Ціна робіт по виконанню проекту (прописується в цифрах і прописом).
• Відсутність претензій до проектувальника за змістом проекту.
• Складання акту в двох (трьох) примірниках (в залежності від числа сторін).
• Підписи.

Зразок акту здачі-приймання проектної документації (1)

Зразок акту здачі-приймання проектної документації (2)