1. Необхідність зберігання листків непрацездатності
2. тривалість зберігання
3. Забезпечення збереження лікарняних листів
4. Дії, якщо термін зберігання закінчився
5. Порядок знищення документів

Документація на підприємствах повинна зберігатися протягом певного часу. Терміни зберігання встановлюються федеральними законами на державному рівні і їх необхідно неухильно дотримуватися.

Термін зберігання лікарняних листів в організації також встановлено, і його потрібно чітко дотримуватися.

лист непрацездатності - це документ-підставу, за яким здійснюється нарахування грошових коштів з фонду соціального страхування. Нарахування цих коштів проводиться під суворим державним контролем і підлягає перевіркам, тому дані бланки повинні не тільки правильно зберігатися, але і грамотно знищуватися.

Необхідність зберігання листків непрацездатності

Вся документація організації тісно пов'язана між собою. Одна папір видається на підставі іншого. Існує ряд бланків, які мають не просто важливе значення, а вирішальне. До таких належать ті папери, на підставі яких виробляються різноманітні виплати. Якщо гроші виплачуються роботодавцем з власних коштів, то він може аргументувати їх виплату звичайним наказом, вказавши як причину, наприклад, хорошу роботу або за досягнення якихось результатів. А ось коли мова йде про нарахування коштів з бюджетних організацій, то тут не обійтися без серйозних підстав.

Одним з найбільш поширених причин для виплати працюючим бюджетних коштів є оплата днів непрацездатності . Виплати за дні, проведені через хворобу поза робочим місцем, - це обов'язкова соціальна гарантія. Дана гарантія здійснюється в суворій відповідності з законодавчими нормами.

Підставами для отримання допомоги по непрацездатності є лікарняний лист. Це бланк суворої звітності, він повинен мати всі ступені захисту і бути правильно заповненим. На його підставі роботодавець нараховує посібник, який згодом погашається з коштів ФСЗН. І, звичайно, ФСЗН чи інші перевіряючі служби можуть у будь-який час зажадати бланки до перевірки. Саме тому необхідно зберігати лікарняні листи.

тривалість зберігання

Скільки зберігаються лікарняні листи? Це питання вкрай важливий, тому що в процесі діяльності підприємства утворюється величезна кількість документації. Якщо її всю зберігати постійно, то через якийсь час вона просто займе весь вільний простір. Зберігання непотрібної інформації до того ж може призвести до плутанини. Але як визначити, що потрібно, а що ні?

Для визначення термінів зберігання різної документації Наказом Міністерства культури Росії №558 від 2010 року було затверджено Перелік типових управлінських архівних документів. У цьому Переліку перераховуються всі документи, які повинні зберігатися в організаціях, а також вказується тривалість такого зберігання.

Термін зберігання лікарняних листів на підприємстві за Переліком - п'ять років. Раніше в національному законодавстві був якийсь дисонанс, і термін зберігання бюлетенів в різної документації вказувався по-різному. Наприклад, в Законі №212-ФЗ про страхові внески, обмовлялося, що зберігати папери, які належать до сплати страхових сум, слід не менше шести років. З 1 січня 2017 рік, даний ФЗ скасований, а сплата страхових виплат регулюється Податковим кодексом РФ, а існуючу невідповідність скасовано. Сьогодні при визначенні термінів зберігання листків непрацездатності потрібно орієнтуватися виключно на Перелік.

Забезпечення збереження лікарняних листів

Організація повинна забезпечувати збереженість як внутрішньої, так і зовнішньої документації. Для цього на підприємствах організовуються власні архівні приміщення. Тільки документація тривалого зберігання передається в державні архіви на зберігання, та й то після закінчення декількох років.

Папери, які зберігаються 10 і менше років, не передаються в районні архіви, а зберігаються на місцях. Для цього тимчасові архіви можуть організовуватися як в робочих кабінетах, так і в окремій кімнаті, що має спеціальне обладнання.

Нарахування за листками непрацездатності виробляє бухгалтерія, тому і первинна збереження бланків покладається на них. Як правило, відповідає за ведення нарахування та подальшу підшивку бланків один працівник, найчастіше бухгалтер-розраховувач.

Папка документації формується протягом календарного року, а по його закінченні зшивається і передається в архів організації. Ведення архівної документації також покладається на одну людину, який здійснює прийом документації, заносячи її до відповідних журнали приймання та привласнюючи їй відповідний номер. При необхідності папка з підшивкою може видаватися комусь із працівників під особистий підпис.

Дії, якщо термін зберігання закінчився

Зазначені у Переліку п'ять років починають свій відлік з того моменту, як закінчився календарний рік, до якого власне бюлетень відноситься. Весь цей час документи зберігаються одним із зручних способів для підприємства. Але що робити, якщо термін закінчився, а перевірка так і не зажадала дані документи? Чи можна їх знищувати і як це робити?

Важливо правильно читати вказівки, дані в Переліку. Деяка бухгалтерська документація повинна зберігатися невизначений час до перевірки і обмежений, прописаний в Переліку термін, після її проведення. Існують і інші види паперів, які не мають таких обмежень. листки непрацездатності зберігаються п'ять років незалежно від того, відбулася за цей час їх перевірка чи ні.

Після закінчення зазначеного терміну бланки знищуються, але робити це необхідно в строгому порядку з встановленими нормами. Документи можна просто викинути в найближчий сміттєвий контейнер.

Порядок знищення документів

порядок утилізації листків непрацездатності з простроченим терміном зберігання буде наступним:

1. Архівний працівник готує папки, які вже перетнули кордон свого обов'язкового зберігання.
2. Створюється комісія. Склад комісії затверджується керівником організації. Комісія перевіряє не тільки терміни зберігання, щоб переконатися, що вони дійсно минули, а й вміст папки, щоб не знищити бланки, які ще можуть знадобитися.
3. Потім складається акт, в який вносять відомості про знищуваних папках.
4. Сам факт утилізації оформляється додатковою документом і безпосередньо залежить від того яким саме чином дана процедура проводиться.

Зазвичай комісія збирається один-два рази на рік, але може і частіше.

Акти про утилізацію зберігаються постійно в окремій папці. В акті вказується номер папки, її вміст, дати її зберігання та термін знищення. Як вчинити з паперами, які вичерпали свій термін зберігання, вирішується всередині організації. Наприклад, їх можна здати на вторсировину для переробки або знищити через шредер. Якщо папки пішли на вторсировину, то до акта прикріплюється копія ТТН. Якщо утилізація проведена іншим способом, то пишеться додатковий акт про спосіб знищення, час і місце.