1. Про значимі та незначущі дріб'язки (продовження)
2. Обмеження за витратами на транспорт
3. Обмеження за витратами на проживання
4. Обмеження на харчування і добові
5. Нормативна база

Школа бухгалтера № 20 (24.10.2005)
Податковий облік

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

В гостях добре, а вдома ще краще, та й витрат менше. Інакше не було б необхідності виплачувати добові відрядженому працівникові, які як раз і покликані компенсувати ті зайві витрати, які виникають у нас "в гостях".

Про значимі та незначущі дріб'язки (продовження)

Обмеження, які встановлюються в наказі, як ми вже говорили, задаються не за правилом "все, що не заборонено, то дозволено", а за правилом "все, що не дозволено, заборонено". З цієї причини в наказі повинно бути чітко зазначено, на які цілі видані командировочні і які ліміти витрат на ці цілі встановлені.

Всі обмеження, які можуть встановлюватися в наказі про відрядження, можна розділити на ті, право на які передбачено Інструкцією № 59 і Законом про оподаткування прибутку, і ті, які вводяться керівником підприємства додатково на основі наданого йому права розпорядження коштами підприємства. При цьому, звичайно ж, додаткові обмеження, що встановлюються керівником підприємства, не повинні суперечити вимогам законодавчих та інших нормативних актів.

Почнемо з обмежень, право на які передбачено Інструкцією № 59 і Законом про оподаткування прибутку.

Обмеження за витратами на транспорт

Перше обмеження, про який піде мова, стосується виду транспорту, яким може користуватися відряджений працівник. Відповідно до п. 1.7 Інструкції № 59:

При наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

У наказі має бути зазначено не тільки вид транспорту, але і його клас. Наприклад, в розділі "Додаткові обмеження при відрядженні державних службовців та інших осіб, які відряджаються підприємствами, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" Інструкції № 59 (далі - додаткові обмеження для держслужбовців) визначені наступні обмеження щодо класу використовуваного відрядженим працівником транспорту:

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 - 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1 -го класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства, згідно з наданими проїзними документами.

Аналогічне обмеження встановлено і щодо переміщень відрядженого всередині іноземної держави при закордонних відрядженнях

У разі необхідності переміщення країною відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Крім цього, в наказі на відрядження може бути визначений і маршрут, за яким необхідно слідувати працівникові. Особливо це важливо, коли працівник відряджається на кілька підприємств, розташованих в одній або декількох місцевостях (населених пунктах).

Якщо підприємства, на які відряджений працівник, розташовані в різних населених пунктах, то маршрут відрядження повинен складатися, в першу чергу, виходячи з вимог завдання на відрядження, поставленого перед працівником, і лише в другу - виходячи з міркувань економії часу і коштів на транспортні витрати.

Якщо підприємства, на які відряджений працівник, розташовані в одному населеному пункті, то визначити точний маршрут прямування у відрядження та вид громадського транспорту найскладніше, оскільки не завжди відомі точна адреса підприємств і маршрути громадського транспорту в такому населеному пункті. У таких ситуаціях маршрут складається виходячи з вимог завдання на відрядження (після прибуття в пункт призначення відрядження відряджений в перший день відрядження повинен прибути на підприємство "А", потім на підприємство "Б" і т.д.) без вказівки виду громадського транспорту.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (відповідно до підтверджуючими документами) відповідно маршрутом, узгодженим керівником.

А ось при відрядженнях за кордон в наказі може бути знято обмеження на використання таксі, оскільки Інструкція № 59 дозволяє:

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

Крім обмежень на проїзд, в деяких випадках необхідно встановити обмеження і на провезення багажу. Наприклад, так, як це зроблено в Інструкції № 59 щодо державних службовців та інших осіб, які працюють на підприємствах, в установах чи організаціях, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів держбюджету (далі - держслужбовці):

Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

Якщо працівник вирушає у відрядження, в тому числі за кордон, на службовому транспорті, то крім маршруту в наказі повинні бути вказані діючі норми витрат паливно-мастильних матеріалів на кілометр пробігу, з розрахунку яких працівникові вона (вартість паливно-мастильних матеріалів) буде відшкодовуватися . Це необхідно вказувати саме в наказі. По-перше, тому що цього вимагає Інструкція № 59:

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства.

По-друге, щоб уникнути непорозумінь, коли працівникові стають відомими норми відшкодування паливно-мастильних матеріалів тільки після відрядження, знаючи які до поїздки, він ніколи б не погодився на відрядження на таких умовах.

У разі відрядження на службовому автомобілі в наказі про відрядження повинні бути визначені і витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням автомобіля, його паркуванням, зберіганням, а також проїздів по дорогами та водними переправами, які дозволено здійснювати працівникові.

Обмеження за витратами на проживання

У наказі про відрядження можуть бути встановлені обмеження витрат на проживання. Це дуже актуально в даний час, оскільки розкид цін у готелях і мотелях дуже великий. Якщо в наказі й вказати такі обмеження, то відповідно до вимог Інструкції № 59:

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, які надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо

Виходить, що яка б сума не стояла в рахунку, якщо він пред'явлений в оригіналі, то підприємству доведеться його оплатити в повному об'еме1. А бажаючих за чужий рахунок "шикувати", на жаль, ще чимало. Для того щоб не потрапляти в такі ситуації і щоб уникнути зайвих і абсолютно не потрібних витрат, і необхідно вказувати в наказі граничні суми, які працівник має право витрачати на оплату готелю (мотелю) і т.д.

При встановленні обмежень витрат на найм житлового приміщення в певній сумі необхідно враховувати реальні ціни, які склалися в місцевості, куди відряджено працівника.

Крім обмежень, які встановлюються на витрати, безпосередньо пов'язані з проживанням, можливе встановлення обмежень або повне виключення витрат на додаткові побутові послуги, що надаються в готелях (мотелях), наприклад, на прання, чищення та ремонт одягу і взуття, користування холодильником, телевізором, кондиціонером , телефоном і т.д.

Для прикладу встановлення таких обмежень знову звернемося до аналогічних обмежень, зазначених у Інструкції № 59 для держслужбовців:

Відрядженому працівникові за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, які надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше ніж 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводяться в розмірах, погоджених з керівником.

Обмеження на харчування і добові

Добові - це особлива стаття витрат на відрядження, яка не вимагає їх документального підтвердження. Тобто від відрядженого не потрібно ніяких первинних платіжних документів, що підтверджують здійснення цих витрат. Єдиний документ, який повинен докласти відряджений працівник до авансового звіту, - це посвідчення про відрядження з відповідними відмітками та то тільки для визначення суми добових, які йому повинні виплатити.

Що стосується норми добових, то, як загальновідомо, вона визначається урядом (КМУ). Чи можна її змінити? Можна, але все залежить від обставин і від того, в який бік (у бік збільшення або зменшення) здійснюються такі зміни.

З одного боку, є однозначна вимога Інструкції № 59, що свідчить:

Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами усіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, в залежності від країни відрядження. Зазначені в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) власника (або уповноваженої ним особи).

З іншого боку, в Інструкції № 59 передбачається чотири (і в ПКМУ № 663 ще одна) можливі ситуації, при яких норма добових може бути зменшена:

1) при відрядженнях за кордон України

Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає більше або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

2) при довгострокових відрядженнях за кордон України держслужбовців:

Державним службовцям і працівникам підприємств України, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків норм добових витрат для даної країни, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663.

3) при відрядженнях держслужбовця усередині країни перебування його в закордонному відрядженні:

У разі відрядження в межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених норм.

4) при забезпеченні приймаючою стороною держслужбовця, що знаходиться в закордонному відрядженні, безкоштовним харчуванням:

... якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах , які визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663, зокрема: 80 відсотків - при одноразовий ом, 55 відсотків - при дворазове, 35 відсотків - при триразовому харчуванні;

5) при відрядженнях за кордон строком більш ніж 60 днів в межах України, для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, а також за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-вишукувальних, будівельних, будівельно-налагоджувальних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського контролю, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках:

Працівникам, які направляються у відрядження за кордон ..., в разі їх перебування у відрядженні понад 60 календарних днів добові витрати починаючи з 61 дня виплачуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених пунктами 1 і 2 цієї постанови для працівників відповідних підприємств, установ і організацій.

Інших можливих варіантів зменшення норми добових Інструкція № 59 не передбачає, а ось що стосується збільшення норми добових, то в даному плані обмежень на законодавчому рівні не встановлено. Отже, підприємство має право збільшити норму добових, відбивши це в наказі про відрядження 2. Що стосується питань оподаткування суми перевищення норми добових, то це окрема історія, про яку ми поговоримо пізніше.

Скорочення суми добових при забезпеченні держслужбовця безкоштовним харчуванням зайвий раз підкреслює приналежність витрат на харчування до добових витрат. Це ж підтверджують загальні положення Інструкції № 59, в якій добові витрати розділені на дві складові:

1) витрати на харчування;

2) фінансування інших особистих потреб фізичної особи - відрядженого.

Якщо відштовхуватися від даних, зазначених у наведеній вище цитаті з Інструкції № 59, то витрати на харчування становлять 65% добових. Але це для держслужбовців по закордонних відрядженнях. А який відсоток витрат на харчування в добових виходить для працівників інших підприємств?

Таблиця 1

При відрядженнях усередині УкраїниПри відрядженнях за межі УкраїниНорма добових без харчування(грн.)Норма добових при триразовому харчуванні(грн.)Частка витрат на харчування в складі норми добових(%)(гр. 1 - гр. 2) / гр.1 х 100Норма добових без харчування(грн.)Норма добових при триразовому харчуванні(грн.)Частка витрат на харчування в складі норми добових(%)(гр. 4 - гр. 5) / гр.4 х 100123456

18,00 7,20 65,5 280,00 98,00 65,0

Як бачимо, приблизно такий же. А тепер головне питання. Чи можна скоротити витрати на харчування? Ні, не можна. Неприпустимо, щоб людина недоїдав під час відрядження, а тим більше голодував. До речі, це є однією з головних причин того, що добові скорочувати забороняється, за винятком перерахованих вище п'яти випадків, коли відряджений отримує додаткове фінансування або харчування від приймаючої сторони, має можливість витрачати на харчування одержувану за місцем відрядження заробітну плату або перебувати у відрядженні фактично менше доби.

1 Це не відноситься до державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, оскільки відповідно до ПКМУ № 663 їм визначено граничні норми на відшкодування витрат по найму житлового приміщення за добу.

2 Необхідно відзначити, що в ПКМУ № 663 є розділ "Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників", в якому мова йде про окремі категорії держслужбовців, яким норми добових збільшуються з 25 до 50 відсотків.

Нормативна база

1. Інструкція № 59 - Наказ Мінфіну України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" від 13.03.1998 р № 59.

2. Закон про оподаткування прибутку - Закон України "Про оподаткування прибутку підприємства" від 28.12.1994 р № 334/94-ВР.

3. Наказ № 260 - Наказ ДПАУ "Про затвердження форми посвідчення про відрядження" від 28.07.1997 р № 260.

4. ПКМУ № 663 - Постанова КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном" від 23.05.1999 р № 663.

Далі буде

Микола Протасов

Спільна діяльність
Податковий облік
Незважаючи на те, що по спільній діяльності визначається уповноважене підприємство, на яке покладаються обов'язки з ведення податкового обліку, в бухгалтерському обліку з учасників спільної діяльності ніхто обов'язків з ведення обліку, в тому числі і спіл ...

Відпускні в Податковому обліку
№ 24 (16.6.2008) :: Податковий облік
Відпустка може бути різною: щорічною, додатковою, соціальною, оплачуваною чи ні. Як її надати, ви вже знаєте. Тепер розглянемо, як розрахувати з відпускних податки ....

Інтернет магазин
№ 22 (2.6.2008) :: Податковий облік
У минулому номері ми розглянули загальні вимоги до дистанційної торгівлі та один з її видів, а саме торгівлю за каталогами. У цій публікації розглянемо «удосконалений» метод торгівлі на відстані - торгівлю через Інтернет-магазин ....