Найменування: ПОСТАНОВА № 125 від 10.05.2018 Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців Дата: 10.05.2018 Рівень документа: Місцевий Тип документа: Основний Статус дії: Чинний Статус нормативності: Нормативний Статус відповідності із законодавством: соответсвующей ФЗ

місцева адміністрація

муніципального освіти Лопухінского сільське поселення

муніципального освіти Ломоносовського муніципального району

Ленінградської області

ПОСТАНОВА

10 травня 2018 року № 125

Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців

На підставі Федерального закону № 131-ФЗ від 06.10.2003 р «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації», Указів Президента Російської Федерації від 30.05.2005 р № 609 «Про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації і веденні його особистої справи », від 18.05.2009 р № 559« про подання громадянами, які претендують на заміщення посад федеральної державної служби, і федеральними державними службовцями відомостей про доходи, про майно і про їх обов'язк ствах майнового характеру », і обласного закону« Про правове регулювання державної служби в Ленінградській області »від 25 лютого 2005 року N 11-оз, Постанови губернатора Ленінградської області № 505-пг від 16.11.2000 р« Про порядок ведення особових справ осіб, заміщають державні посади Ленінградської області », а також з метою реалізації Федерального Закону вiд 02 березня 2007 р № 25-ФЗ« Про муніципальної службі в Російській Федерації », місцева адміністрація МО Лопухінского сільське поселення

П О С Т:

1. Затвердити Порядок ведення особових справ державних службовців МО Лопухінского сільське поселення згідно з Додатком 1.
2. Вважати таким, що втратив чинність, постанову місцевої адміністрації МО Лопухінского сільське поселення від 28.11.2013 р № 99.
3. Контроль виконання цієї постанови залишаю за собою.

Голова адміністрації

МО Лопухінского сільське поселення Е.Н.Абакумов

Додаток № 1 до постанови місцевої адміністрації МО Лопухінского

сільське поселення від 10 травня 2018 р № 125

Порядок ведення особових справ державних службовців

1. загальні положення

1.1. Це Положення розроблене на підставі Федерального Закону вiд 02 березня 2007 р № 25-ФЗ «Про муніципальної службі в Російській Федерації», Обласного закону від 11.03.2008 р № 14-оз «Про правове регулювання муніципальної служби в Ленінградській області», в відповідно до Указів Президента Російської Федерації від 18.05.2009 р № 559 «про подання громадянами, які претендують на заміщення посад федеральної державної служби, і федеральними державними службовцями відомостей про доходи, про майно і про їхні зобов'язання майнового х рактера »і від 30.05.2005 р № 609« Про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи »в редакціях, обласного закону« Про правове регулювання державної служби в Ленінградській області »від 25 лютого 2005 року N 11-оз, Постанови губернатора Ленінградської області № 505-пг від 16.11.2000 р «Про порядок ведення особових справ осіб, що заміщають державні посади Ленінградської області» і визначає порядок комплектування, ведення і зберігання особистих де осіб, що заміщають посади муніципальної служби в місцевій адміністрації МО Лопухінского сільське поселення (далі - муніципальних службовців).

1.2. Особиста справа - це сукупність анкетному - біографічних документів, що містять відомості, пов'язані з надходженням на муніципальну службу, її проходженням і припиненням, що містять найбільш повні відомості про муніципальних службовців.

1.3. Особиста справа оформляється після видання розпорядження про призначення на посаду муніципальної служби.

1.4. Ведення декількох особистих справ на одного муніципального службовця не допускається.

1. Склад документів, що включаються до особової справи

2.1. При формуванні особової справи в нього включаються документи, що відображають процес надходження громадянина на муніципальну службу і її проходження, або процес призначення на посаду муніципальної служби МО Лопухінского сільське поселення і виконання обов'язків за цією посадою.

2.2. До особової справи муніципального службовця включаються такі документи:

• письмову заяву з проханням про надходження на муніципальну службу та заміщення посади муніципальної служби в місцевій адміністрації МО Лопухінского сільське поселення (далі - посаду муніципальної служби);
• власноруч заповнена і підписана громадянином Російської Федерації анкета за формою, затвердженою розпорядженням Кабінету Міністрів України від 26.05.2005 № 667-р «Про затвердження форми анкети, що подається громадянином Російської Федерації, що надходять на державну службу Російської Федерації або на муніципальну службу в Російській Федерації» ( в ред. розпорядження Уряду РФ від 16.10.2007 № 1428-р) з додатком фотографії;

додаток до анкети, затверджене Постановою губернатора Ленінградської області № 505-пг від 16.11.2000 р «Про порядок ведення особових справ осіб, що заміщають державні посади Ленінградської області»;

• автобіографія;
• документи про проходження конкурсу на заміщення вакантної посади муніципальної служби (якщо громадянин призначений на посаду за результатами конкурсу);
• копія паспорта та копії свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
• копія страхового свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування;
• копія свідоцтва про постановку на облік в податковому органі фізичної особи за місцем проживання на території Російської Федерації;
• копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
• копії документів про професійну освіту, професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння наукового ступеня, вченого звання (якщо такі є);
• копії документів про наявність соціальних пільг (якщо такі є);
• копії рішень про відзначення державними нагородами, присвоєння почесних, військових та спеціальних звань, присудження державних премій (якщо такі є);
• довідки про дотримання громадянином обмежень, пов'язаних із заміщенням посади державної служби Ленінградської області;
• копія розпорядження про призначення на посаду муніципальної служби;
• екземпляр трудового договору (контракту), а також екземпляри письмових додаткових угод, якими оформляються зміни і доповнення, внесені до трудового договору (контракт);
• копії розпоряджень про переведення муніципального службовця на іншу посаду муніципальної служби, про тимчасове заміщення їм іншій посаді муніципальної служби, про звільнення особи від замещаемой посади, про переведення особи на іншу посаду, про припинення муніципальної служби;
• копії документів військового обліку (для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу);
• копія розпорядження про розірвання трудового договору (контракту) з муніципальним службовцям;
• атестаційний лист муніципального службовця, що пройшов атестацію, і відгук про виконання ним посадових обов'язків за атестаційний період, характеристики;
• екзаменаційний лист муніципального службовця і відгук про рівень його знань, навичок і умінь (професійному рівні) і про можливість присвоєння йому класного чину муніципальної служби Російської Федерації, копії документів про присвоєння муніципальному службовцю класного чину муніципальної служби Російської Федерації (іншого класного чину, кваліфікаційного розряду, дипломатичного рангу), (в разі, якщо присвоєння класних чинів передбачено нормативним актом органу місцевого самоврядування відповідно до чинного законо ательством);
• копії документів про включення муніципального службовця до кадрового резерву, а також про виключення його з кадрового резерву;
• копії розпоряджень про заохочення муніципального службовця, а також про накладення на нього дисциплінарного стягнення до його зняття або скасування;
• копії документів про початок службової перевірки, її результати, про відсторонення державного службовця від замещаемой посади муніципальної служби;
• документи, пов'язані з оформленням допуску до відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю, якщо виконання обов'язків по замещаемой посади муніципальної служби пов'язане з використанням таких відомостей;
• відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру муніципального службовця, а також про витрати дружини (чоловіка) і неповнолітніх дітей; відомості про витрати муніципального службовця, а також про витрати дружини (чоловіка) і неповнолітніх дітей;
• відомості про адреси сайтів і (або) сторінок сайтів в інформаційно-телекомунікаційній мережі «Інтернет», на яких громадянин, який претендує на заміщення посади муніципальної служби, муніципальний службовець розміщували загальнодоступну інформацію, а також дані, що дозволяють їх ідентифікувати, представнику наймача представляють:

- громадянин, який претендує на заміщення посади муніципальної служби, - при вступі на службу за три календарні роки, що передують року надходження на муніципальну службу;

- муніципальний службовець - щорічно за календарний рік, що передує року подання зазначеної інформації, за винятком випадків розміщення загальнодоступної інформації в рамках виконання посадових обов'язків муніципального службовця.

• копія страхового медичного полісу обов'язкового медичного страхування громадян;
• медичний висновок встановленої форми про відсутність у громадянина захворювання, що перешкоджає надходженню на муніципальну службу або її проходженню;
• копія документа про зміну сімейного стану;
• копії документів про виплату винагороди при виході на пенсію.

2.3. До особової справи муніципального службовця вносяться також письмові пояснення муніципального службовця, якщо такі є пояснення їм після ознайомлення з документами свого особистого справи.

2.4. До особової справи муніципального службовця долучаються інші документи, передбачені федеральними законами, обласними законами та іншими нормативно-правовими актами Російської Федерації.

2.5. Документи, долучені до особової справи муніципального службовця, розташовуються в хронологічному порядку, брошуруються, сторінки нумеруються, до особової справи додається опис.

2.6. Відомості, що містяться в особових справах муніципальних службовців, є конфіденційними, за винятком відомостей, які можуть бути надані засобам масової інформації відповідно Указом Президента Російської Федерації від 18.05.2009 р № 559 «Про подання громадянами, які претендують на заміщення посад федеральної державної служби, і федеральними державними службовцями відомостей про доходи, про майно і про їхні зобов'язання майнового характеру », Указом Президента від 30.05.2005 р № 609« про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи ».

2.7. Забороняється збирання і внесення в особисті справи відомостей про політичну і релігійну приналежність, приватного життя муніципальних службовців.

1. Порядок заповнення документів особової справи муніципального службовця

3.1. «Анкета» є основним документом особистої справи, які представляють собою перелік питань про біографічні дані, освіту, виконуваної роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін. «Анкета» заповнюється власноручно при оформленні на державну службу.

3.1.1. На всі питання даються повні відповіді без будь-яких скорочень, прокреслень, виправлень і помарок, в суворій відповідності з записами, які містяться в його особистих документах.

3.1.2. При заповненні анкети використовуються наступні документи: паспорт (документ, що засвідчує особу), трудова книжка, військовий квиток, документ про освіту (диплом, свідоцтво, атестат, посвідчення), документи Вищої Атестаційної Комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом і атестат), документи про наявні винаходи.

3.1.3. У графі «Освіта» повинні застосовуватися такі формулювання: «вища», «незакінчену вищу», «середню спеціальну», «середнє», «неповну середню», «початкова» в залежності від того, який документ про освіту є у працівника.

3.1.4. У графі «Виконувана робота з початку трудової діяльності» відомості про роботу відображаються відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність працівника почалася з навчання в вищому або середньому спеціальному навчальному закладі, в професійно-технічному училищі і т. П., То цей період також зазначається в цій графі. Сюди вносяться і відомості про перерви в роботі у зв'язку з навчанням, хворобою, перебуванням на утриманні та т. П. Якщо працівник в одній і тій же організації займав в різні періоди часу різні посади, то слід вказувати, з якого і по який час він працював в кожної посади.

3.1.5. Негативні відповіді в графах анкети записуються без повторення питання, наприклад: науковий ступінь, вчене звання - «не маю»; перебування за кордоном - "не був» і т. п.

3.1.6. Спеціаліст з питань кадрів Місцевій адміністрації МО Лопухінского сільське поселення (далі - фахівець з питань кадрів), приймаючи анкету, перевіряє повноту її заповнення і правильність зазначених відомостей відповідно до ставляться документами і запевняє анкету печаткою, підписом і ставить дату.

3.2. При призначенні на посаду муніципальної служби громадянин пише «Автобіографію» - документ, що містить короткий опис в хронологічній послідовності основних етапів життя і діяльності даної особи.

3.2.1 «Автобіографія» складається громадянином власноруч у довільній формі, без виправлень і помарок. У «Автобіографії» повинні бути висвітлені наступні питання: Прізвище, ім'я, по батькові, рік, число, місяць і місце народження, національність, соціальне походження, отримана освіта (де, коли, в яких навчальних закладах), з якого часу почалася самостійна трудова діяльність і які причини переходу з однієї роботи на іншу, громадська робота (де, коли, в якості кого), участь у виборних органах, ставлення до військового обов'язку і військове звання, наявність урядових нагород, заохочень, відомості про сімейний стан і близьких родичів (батька, матері, дружині (чоловікові), братів, сестер, дітей більш детально), паспортні дані, домашня адреса і телефон, дата складання автобіографії, підпис працівника, дата складання «Автобіографії» і підпис працівника.

3.3. «Доповнення до анкети» - документ, який містить відомості про всі зміни, що стосуються працівника, що відбулися після заповнення анкети, включає в себе два розділи, кожен з яких має табличну форму.

3.3.1. У першому розділі фіксуються відомості про проходження служби з посиланням на відповідні правові акти.

3.3.2. У другому розділі містяться відомості, що відображають професійну діяльність і зміни, внесені в необхідні анкетні дані муніципального службовця:

освіту, присвоєння наукового ступеня, вченого звання;

підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації;

проходження атестації, присвоєння класних чинів;

нагородження орденами і медалями Російської Федерації і присвоєння почесних звань;

про переміщення по службі;

заохочення та покарання - розпорядженнями по особовому складу;

зміни в необхідні анкетні дані (ПІБ, місця проживання, сімейного стану та ін.).

Всі зміни вносяться на підставі відповідних документів, в тому числі документів навчальних закладів, органів РАГСу. Копії цих документів засвідчуються фахівцем з питань кадрів, долучаються до особової справи і вносяться до опису особової справи.

3.3.3. Обов'язковими реквізитами «Доповнення до анкети» є відмітки про проведення перевірок наявності та стану особових справ, що проводяться фахівцем з питань кадрів, і про ознайомлення муніципального службовця з документами його особової справи.

Відмітки поміщаються на зворотному боці після всіх інших відомостей і складаються з написів: «Особиста справа перевірено. Дата, підпис »,« З особистою справою ознайомлений. Дата, підпис ».

1. Порядок оформлення характеристики

4.1. Характеристика - документ, що містить думку керівництва про муніципальному службовця. У ній зазначаються всі відомості про яке характеризується: дата народження, освіта (коли і що закінчив), спеціальність за освітою, займана посада, з якого часу працює в місцевій адміністрації МО Лопухінского сільське поселення.

4.2. Характеристика повинна об'єктивно відображати ділові та особисті якості муніципального службовця, рівень його підготовки, досвід роботи за фахом або посади, ставлення його до роботи, заохочення, наявність урядових нагород. Характеризується ставлення до муніципальному службовцю в колективі, моральні якості, сімейний стан, наявність дітей. В кінці характеристики вказується її призначення.

4.3. Підписує характеристику глава адміністрації МО Лопухінского сільське поселення.

4.4. Характеристика видається в разі потреби на запит з іншої установи або буде представляти в навчальний заклад, військкомат і т. П.

4.5. Друкують характеристику в двох примірниках і запевняють підпис глави адміністрації МО Лопухінского сільське поселення печаткою адміністрації. Оригінал видають муніципальному службовцю або направляють в іншу установу за запитом, копію підшивають до особової справи.

1. Порядок оформлення копій документів

5.1. Копії документів про освіту, що включаються до складу особової справи, повинні бути завірені в установленому порядку.

5.2. Поміщається до особової справи копія розпорядження про прийом на роботу повинна мати позначку про її завіренні.

5.3. Замість копії розпорядження до особової справи може бути вміщено виписку з нього. Виписка робиться тільки після підписання розпорядження головою адміністрації МО Лопухінского сільське поселення. У виписці зберігаються реквізити бланка розпорядження, до яких додаються слова «Виписка з ...», дата підписання розпорядження, його номер і заголовок до тексту. Потім слід необхідної частини тексту, після якої вказується найменування посади керівника, який підписав оригінал розпорядження, його ініціали та прізвище (без особистого підпису). Засвідчення виписок з розпоряджень аналогічно засвідченню копій.

1. Порядок ознайомлення з особистими справами

6.1. Право на ознайомлення зі змістом особової справи муніципального службовця, крім самого муніципального службовця, мають глава адміністрації МО Лопухінского сільське поселення і спеціально уповноважені ним особи.

6.2. Глава адміністрації МО Лопухінского сільське поселення зобов'язаний повідомити відомості, що містяться в особовій справі, за запитом суду (судді), органів прокуратури, органів дізнання або слідства.

6.3. При роботі з особистою справою, виданими для ознайомлення, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити в нього нові записи, витягувати з особової справи, наявні там документи або поміщати в нього нові, розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості.

6.4. Особові справи не видаються на руки муніципальним службовцям, на яких вони ведуться.

6.5. Муніципальні службовці мають право на ознайомлення з усіма матеріалами свого особистого справи, відгуками про свою діяльність та іншими документами до внесення їх до особової справи, долучення до особової справи своїх пояснень.

6.6. Відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації працівник має право на отримання копії будь-якого документа, що міститься в його особовій справі, на підставі письмової заяви на ім'я роботодавця. Копії документів повинні бути завірені належним чином, і надаватися працівникові безоплатно протягом трьох днів з дня подачі заяви.

6.7. Муніципальні службовці зобов'язані своєчасно інформувати фахівця з питань кадрів про зміни в своїх анкетних даних.

6.8. Вилучення документів з особової справи, а також зберігання в ньому документів, не передбачених цим Положенням, як правило, не допускається. Вилучення документів може бути вироблено в виняткових випадках лише з дозволу Голови адміністрації МО Лопухінского сільське поселення. На місце вилученого документа вкладається довідка (заява) із зазначенням причин вилучення і підписом особи, яка дозволила вилучення документа.

1. Порядок складання внутрішнього опису документів, що включаються до особової справи

7.1. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (Додаток № 1).

Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі, повинна містити відомості про порядкові номери, номінованих документів справи, кількість аркушів, датах включення документів до особової справи і вилучення зі справи, а також ким вилучено документ, і з якої причини.

7.2. Внутрішній опис документів, що включаються до особової справи, заповнюється одночасно з формуванням особової справи і потім заповнюється при кожному внесенні в особову справу нових документів.

7.3. При нумерації аркушів особової справи листи внутрішнього опису нумеруються окремо.

7.4. При підготовці особистих справ до передачі на зберігання на внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказується цифрами і прописом кількість включених до особової справи документів і кількість аркушів особової справи.

7.5 Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису і дати закриття опису.

1. Функції фахівця з питань кадрів з ведення особистих справ муніципальних службовців

8.1. В обов'язки спеціаліста з питань кадрів, що здійснює ведення особових справ осіб, що заміщають посади муніципальної служби в місцевій адміністрації МО Лопухінского сільське поселення входить:

формування особової справи муніципального службовця в момент надходження (призначення) його на посаду муніципальної служби;

прилучення документів, перелічених в п. 2.2 до особових справ державних службовців;

забезпечення збереження особистих справ муніципальних службовців, і їх персональних даних (включаючи інформацію на електронних носіях), щоб уникнути несанкціонованого доступу до них, їх передачі, а так само їх випадкового або несанкціонованого знищення, перекручення або втрати;

забезпечення конфіденційності відомостей, що містяться в особових справах муніципальних службовців;

ознайомлення муніципальних службовців з документами їх особистих справ не рідше одного разу на рік, а також на прохання зазначених осіб і у всіх інших випадках, передбачених законодавством (звірка особової справи муніципального службовця).

1. Порядок зберігання особистих справ муніципальних службовців

9.1. Особові справи зберігаються в надійно закриваються сейфах або металевих шафах.

9.2. При переході муніципального службовця, на іншу посаду муніципальної служби або державну посаду в інший державний орган, його особиста справа передається за новим місцем роботи за запитом керівника по акту прийому - передачі.

9.3. Особові справи муніципальних службовців після звільнення від заміщення ними посад муніципальної служби, зберігаються в місцевій адміністрації Лопухінского сільське поселення відповідно до щорічно затверджується номенклатурою справ місцевої адміністрації.

9.4. Спеціаліст з питань кадрів щорічно проводить перевірку наявності та стану особових справ державних службовців. Факт проведення перевірки фіксується в «Додатку до анкети».

9.5. Відповідальність за ведення і зберігання особистих справ покладається на спеціаліста з питань кадрів.

Додаток № 1 до постанови місцевої адміністрації

МО Лопухінского сільське поселення від 10 травня 2018 р № 125

опис

документів, наявних в особовій справі державного службовця

_______________________________________________________________________ (прізвище ім'я по батькові)

1 2 3 4 5 6 Разом:

«___» _____________ 20 ___ г. ______________________________ (підпис закриває опис)

Особиста справа сформовано

«____» _________________ р

підпис ____________

Особиста справа сформовано

«____» _______________ р

підпис ____________