1. Що потрібно для потенційних клієнтів?
2. 1. Беджі
3. 2. Візитки
4. 3. Стенд
5. 4. Роздавальні матеріали (буклети, каталоги)
6. 5. Подарунки
7. Своїми силами або за допомогою фахівців?
8. Підготовка: всі кола пекла за 15 днів
9. Підводні камені
10. Що почім?
11. підсумки

слухати подкаст

Ви щорічно берете участь у виставці, але згадуєте про те, що до неї треба готуватися кожен раз в останній момент? Це не рідкість. Всі знають, що теоретично до виставки треба готуватися заздалегідь - найкраще за півроку, але на практиці чомусь виходить зовсім не так. Спочатку знаходиться безліч інших дуже важливих справ, потім здається, що до виставки ще далеко, і - вуаля! - раптом з'ясовується, що до заходу залишилося всього два тижні. Тут-то і починається справжня робота з підготовки. Сподіваємося, що кожен, хто прочитає цю статтю почерпне в ній чимало корисного для себе і зустріне будь-яку виставку у всеозброєнні.

Що потрібно для потенційних клієнтів?

Для кого Ви робите виставку? Правильно, для них, коханих. Саме тому давайте пробіжимося по самим основним пунктам підготовки для будь-якого відповідального учасника виставки.

1. Беджі

Беджі потрібні, щоб з першого погляду було видно - співробітник Ви або відпочиваючий громадянин. І щоб не думати, як до Вас звернутися: «Е-е-е ...» або «Молода людина», а відразу впевнено говорити: «Здрастуйте, Ильдус Місбаховіч!»

2. Візитки

Візитка потрібна для того, щоб, прийшовши в офіс після виставки, людина не згадував ім'я того приємного і професійного молодої людини (Вас тобто), а знайшов його на візитці - разом з назвою фірми і контактною інформацією.

3. Стенд

Стенд - це обличчя фірми. Так що можна подбати про нього і потім пожинати плоди, а можна згадати приказки «з лиця води не пити» і «не родись красивой», і теж відповідно щось потиснути. Зазвичай зі стендом виникає кілька типових проблем. А де будуть лежати запаси роздавальних матеріалів? Куди повісять куртки співробітники, які будуть працювати на стенді? І, звичайно, як привернути увагу відвідувачів саме до стенду вашої компанії? Очевидні, здавалося б, варіанти - такі як установка плазмової панелі і показ відео - на ділі виявляються непростими і реалізуються зазвичай на трієчку. Запам'ятайте: важливо не якась буде діагональ у плазми, а яка інформація і з яким звуком буде відтворюватися на ній (до речі, акустика - це окремі клопоти). Буде потрібно фільм про ваш бізнес, який можна починати дивитися з будь-якого місця - інакше прийшов до середини фільму на звук глядач просто не зрозуміє про що мова. Якщо у Вас такого немає - не тіште себе надіями, що згодиться і 30-секундний рекламний ролик, пущений по колу: крім роздратування у відвідувачів він нічого не викличе. Краще спантеличте заздалегідь створенням власного відео. Практика показує, що за 2-3 місяці можна підготувати до виставки відмінний фільм в досить-таки розслабленому режимі.

4. Роздавальні матеріали (буклети, каталоги)

Звичайно, відвідувач виставки буде розмовляти з вами, з вашими конкурентами, з самим собою. В кінці виставки він буде пам'ятати, що почув і побачив на якомусь стенді щось дуже важливе. Тут на допомогу прийдуть ваші буклети або каталоги - в спокійній обстановці людина зможе уважно, не на бігу дізнатися про ваші пропозиції. Добре б оформити всі матеріали в єдиному стилі з оформленням стенда - тоді буде легше згадати вашу компанію. До речі, відмінний хід - докласти до паперових каталогах USB-драйв невеликого обсягу, прикрашений логотипом вашої компанії і містить електронну версію вашої презентації. Коштує це за теперішніх часів недорого, а вплив на клієнта чинить серйозний: вивчить він ваші файли, потім зітре - а драйвом буде користуватися ще довго.

5. Подарунки

Подарунки люблять усі. Особливо потрібні подарунки. Можна, звичайно, піти стандартним шляхом найменшого опору і надрукувати календариків і пакетів, а заодно замовити партію кулькових ручок. Пакети, звичайно, стануть в нагоді: в них з виставки привезуть купу буклетів. Потім, до речі, в пакеті викинуть сміття - і пом'януть виставку добрим словом. Ручкою з вашим логотипом буде писати дитина потенційного клієнта. Інша справа, що на сусідньому стенді будуть лунати, ймовірно, точно такі ж ручки - «зробіть нам найдорожчі, будь ласка». Тому на даному етапі рекомендуємо задуматися - добре б зробити подарунки дійсно оригінальними. Наприклад, нехай у Вас на стенді можна буде отримати тримач для фотографії, візитницю, магніт на холодильник, простеньку оптичну мишу або килимок для цієї самої миші, а то і картку пам'яті з логотипом вашої фірми. Пам'ятайте: нехай краще у Вас буде не так багато подарунків, як на сусідніх стендах у конкурентів - але зате вони будуть по-справжньому цінними і розумними.

Своїми силами або за допомогою фахівців?

Потрібно вирішити, як Ви будете все готувати. Є два шляхи. Перший - доручити менеджеру (бренд-менеджеру, PR- менеджеру, секретарці) намалювати макети, обдзвонити друкарні і замовити виготовлення там, де дешевше. Цей варіант називається іноземним словом «in house», або російським «на коліні». Якість, як правило, цілком передбачуване - «наколінні». Другий шлях - замовити дизайн в дизайн-студії або рекламному агентстві, друк - там же. Виконувати самому виключно функції замовника - відкидати або затверджувати запропоновані варіанти дизайну, вимагати результат, не вникаючи в технологічні подробиці. У цьому варіанті головне - знайти хорошу, професійну студію. Всього лише ;). Що важливо: якість виконання часто залежить не від більшої чи меншої професіоналізму дизайн-студії (робимо припущення, що Ви не підете в компанію «Пупкін і Ко», а виберете фірму з якимось позитивним досвідом роботи), а від того, як чітко ви самі знаєте, чого хочете, і наскільки ясні і зрозумілі завдання ви будете ставити студії. Якщо у Вас немає ясної визначеності, чого Ви самі хочете - сміливо дійте за методом «на коліні»: результат буде точно таким же, як в будь-який, навіть найдорожчої і професійній студії. Якщо ж Ви чітко розумієте, що Вам потрібно - другий варіант для Вас. І саме тим, хто вибрав другий варіант, ми розповімо про те, як можна підготуватися за два тижні і один день.

Підготовка: всі кола пекла за 15 днів

15 днів до виставки - Ви згадуєте, що скоро виставка, хапається за голову. Шукайте дизайн-студію, яка буде працювати для Вас! І терміново складайте список всього, що вам потрібно. Як шукати? Найкраще за рекомендацією. Або подивившись на рекламні матеріали з минулої виставки, які вам сподобалися (іноді в кінці пишуть сайт або телефон студії, яка зробила дизайн). Можна пошукати в Інтернеті, звертаючи увагу на викладені зразки робіт і клієнтів дизайн-студії. Можна обдзвонити компанії за телефонним довідником, в вподобаної студії попросити приїхати менеджера зі зразками робіт (або з'їздити самому).

14 днів до виставки - В цей день добре б підтвердити замовлення на ручки і пакети з логотипом - саме два тижні займе виготовлення макетів і друк пакетів (до речі, щоб створити макет, логотипу зазвичай досить - навряд чи від Вас буде потрібно щось ще).

13 днів до виставки - До цього моменту у Вас повинен бути готовий повний комплект електронних документів для підготовки всіх виставкових матеріалів. Логотип у дизайнерів, ймовірно, вже зі вчорашнього дня - залишилося передати їм тексти для буклетів і фотографії. "Всього лише".

12 днів до виставки - Ви чекаєте макетів.

11 днів до виставки - Ви починаєте нервувати, телефонуйте дизайнерам.

10 днів до виставки - Дизайнери надсилають свої варіанти. Ви спочатку лякаєтеся, потім звикаєте, і Вам навіть починає подобатися один з макетів. Ви робите масу зауважень. Дизайнери спочатку лякаються, потім знаходять зауваження слушними і вносять в обраний макет виправлення.

Тут важливо чітко формулювати свою думку і свої побажання. Фрази «зробіть мені красиво», «щось тут не те, запропонуйте ще варіанти», «якось не дуже подобається, а як я хотів би - не знаю» ми залишаємо тим, хто вважає за краще «наколінні» роботу. Є чіткі категорії - колір, композиція, шрифт - і завжди можна зробити конструктивне побажання.

9 днів до виставки - В першу чергу потрібно завершити роботу над версткою буклетів з великим тиражем - їх потрібно готувати до друку. Потрібно уважно перевірити тексти, щоб не було помилок. Знайти, нарешті, відсутні картинки. Або відмовитися від них.

Трохи про пресу. Тиражі від 500 примірників друкуються офсетним способом. Можна використовувати друк сріблом, золотом, пантонов, можна зробити матове, глянцеве чи оброблене іншим вибіркове лакування. При виборі друкарні слід пам'ятати, що різні виробництва спеціалізуються на різних тиражах - малих, середніх, великих. Друковані машини бувають під різні формати і розрізняються числом друкованих секцій. Деякі машини оснащені сушінням, деякі - ні. Від усіх цих параметрів залежить якість і ціна продукції в друкарні. Загальний зміст цих загадкових слів - довірте вашої дизайн-студії, де друкувати тираж. Заощадити на цьому, вибираючи друкарню самому, швидше за все, не вдасться.

8 днів до виставки - Перед тим, як підписувати макети до друку, перевірте їх уважно! Дизайн-студія та друкарня несуть відповідальність за зовнішній вигляд, але не за те, що написано всередині. Не забудьте перевірити правильність контактної інформації - телефони, адреси та електронну пошту. Чомусь саме в них найчастіше зустрічаються помилки.

7 днів до виставки - Звичайний термін виготовлення офсетних тиражів - п'ять - десять робочих днів. Пора здавати в друк брошури та буклети.

6 днів до виставки - Замовляючи дизайн стенду, Ви визначилися заздалегідь, де будуть стояти столи, ресепшен, вітрини, плазма, DVD-програвач або ноутбук? Ви сказали про це дизайнерам? Тоді все добре. Тому що інакше частина зображень могла виявитися загородженої чимось. І ще - завжди є спокуса «втиснути» якомога більше інформації в площа стенду. Не забувайте, що рідкісний відвідувач буде читати написи, розташовані на рівні колін. Або дрібний шрифт, розташований вище голови. Сьогодні треба закінчити дизайн стенду!

5 днів до виставки - Оформлення для стенду, яке не потребує складного монтажу, таке як банери, плакати, розтяжки, ростові фігури, пікколо, поп-ап стенди та інші мобільні розбірні конструкції можна зробити за п'ять днів. Не забудьте скоординувати це питання з дизайн-студією!

Як правило, дизайн-студії і їх партнерські друкарні, що спеціалізуються на широкоформатного друку, можуть друкувати на папері, вінілі, самоклейках, на банерній тканині та навіть на полотні. Можуть «накатати» вініл на пластик і вирізати ростовую фігуру. Зазвичай вони можуть запропонувати на вибір кілька видів мобільних (розбірних) виставкових стендів, різних конструкцій. Так що доведеться заздалегідь обумовити з організаторами виставки тему монтажу виставки, способів кріплення. Виходячи з цього можна зробити люверси, підвіси або «кишені» з тросами.

4 дня до виставки - Уже пізно виправляти що-небудь в стенді або в буклетах. Але ще можна уважно перевірити листівки і візитки.

3 дні до виставки - Зазвичай термінові тиражі цифровим друком друкують один-два дня. Підписуйте в друк візитки, малотиражні листівки - дизайн-студія чекає!

Цифровий друк призначена для друку малих і термінових тиражів (оптимально при тиражах менше 300 аркушів формату А4). Можна друкувати на самоклеющейся папері, крейдованому і дизайнерському папері або кальці. Тираж може бути будь-який - від одного примірника.

2 дня до виставки - все електронні матеріали для показу на плазмі повинні бути готові, перевірені і записані на кілька болванок - з запасом. Якщо Ви не плануєте установку плазми на своєму стенді - що ж, готові посперечатися, клопоту у Вас і без цього чимало.

1 день до виставки - Все, час Х настав. Сьогодні Вам доставлять все тиражі, а стенд вже монтується! ... П'ять годин дня. Доставили тиражі? Ні? Сьомій вечора. Доставили тираж? Ні ?! Дев'ятій вечора. Частково доставили? Частково обіцяли підвезти завтра прямо на виставку? Ось саме тому потрібно було для всіх підрядників призначати термін здачі на день-два раніше. Забули вам сказати;).

Підводні камені

А тепер - три правдиві історії з життя. Для тих, хто вчиться на чужих помилках.

1. Іван охломон, директор юридичної компанії «охломон і К», замовив оформлення і монтаж свого стенда. І не став нічого контролювати, тому що був дуже зайнятий. Все робили працівники друкарні. У перший день виставки приїхав він на відкриття виставки. І побачив, що величезне зображення логотипу на щиті над стендом закріплено догори ногами.

2. Секретар компанії «Альтруіст» Марина Пирогова замовила візитки співробітникам для виставки. Писати листа їй було лінь, тому ПІБ і назву фірми вона продиктував по телефону. Макет теж стверджувати не стала - ніколи. На наступний день в компанію привезли візитки. З помилками в записаних на слух прізвищах.

3. А Микита Простоквашино з фірми «Буревісник» готувався до виставки заздалегідь. Будучи фахівцем в області реклами і маркетингу, він обдзвонив дизайн-студії, вибрав ту, яка дешевше. Зробив замовлення. Заплатив аванс. Варіанти не сподобалися. Далі працювати не було сенсу, а передоплату не повернули. Замовив в іншій студії. Знову орієнтуючись не на рівень, а на низьку ціну. Спочатку варіанти йому не подобалися, потім терміни стали підтискати, довелося приймати, що було. Здав файли в друкарню. З'ясувалося, що файли підготовлені до друку неправильно. Заплатив за переробку в друкарні. Доплатив за терміновість. До виставки встиг. Питання - якою ціною.

Що почім?

Не будемо нагадувати про те, що скупий платить двічі. Але і думати, що там, де дорожче, зроблять краще, було б помилкою. Крім того, варто реально оцінювати свої сили. Розбираєтеся в поліграфії, є час - розміщуйте замовлення в друкарнях (цифровий, офсетний, широкоформатного) самі, організуйте доставку. Витратите сили і час, зате, може бути, виграєте в ціні - якщо у вашій дизайн-студії немає в друкарні партнерських знижок. Якщо немає часу на непередбачені складнощі, немає достатніх знань - краще замовте все в комплексі в дизайн-студії - чи вийде помітно дорожче (5-10% - відмінна ціна за спокій). Зате контролювати весь процес, організовувати і відповідати за якість буде один виконавець.

Безумовно, ціна замовлення залежить від багатьох факторів. Від паперу, друку додатковими фарбами (наприклад, сріблом або золотом), можливих послепечатних наворотів (тиснення, дірочки або прорізи, вирубка, покриття лаком або ламінація, прокладка сторінок калькою і багато іншого) і, звичайно, від термінів. Проте, ми ризикнемо привести приблизні «базові» ціни на підготовку і друк деяких матеріалів для виставки.

• Беджі, 10 штук, оформлення у фірмовому стилі, кольоровий цифровий друк, включаючи дизайн-макет і самі пластикові кліпи - 2000 руб.
• Візитки, по 100 штук на 10 осіб, оформлення у фірмовому стилі, одностороння кольоровий цифровий друк, включаючи дизайн-макет - 6000 руб.
• Плакати для оформлення стенду, 5 штук розміром 60 × 90 см, всі різні, широкоформатний друк на папері з двосторонньою ламінацією або на самоклеющейся вінілі, включаючи дизайн-макети - 49500 руб.
• Мобільний стенд поп-ап розміром 3 × 3 м, широкоформатний друк на папері з ламінуванням, включаючи дизайн-макет - 64500 руб.
• Мобільний стенд Пікколо Гранд розміром 90 × 215 см, широкоформатний друк на папері з ламінуванням, включаючи дизайн-макет - 18500 руб.
• Буклет про компанію - видрукуваний з двох сторін аркуш формату А4 з одним або декількома згинами. Офсетний повнокольоровий друк з двох сторін, папір 150 г / кв.м, включаючи дизайн-макет, 1000 штук - 15000 руб.
• Каталог продукції / послуг компанії - брошура формату А5, 8 сторінок, на скріпки, повнокольоровий друк з двох сторін, папір 150 г / кв.м, включаючи дизайн-макет, 500 штук - 25500 руб.

підсумки

Сподіваємося, наш короткий екскурс допоможе Вам у підготовці до будь-виставці. І нехай кожна нова виставка вдається вашої компанії краще, ніж попередня!

На десерт: якщо якісь терміни, використані в статті, не зрозумілі Вам, звертайтеся до глосарію дизайн-студії «100% ККД» .