Оформлення трудових відносин. Трудова книжка.

В продовження теми оформлення трудових відносин пропоную звернутися до питань оформлення трудових книжок для прийнятих на роботу громадян В продовження теми оформлення трудових відносин пропоную звернутися до питань оформлення трудових книжок для прийнятих на роботу громадян.

На підставі наказу (розпорядження) в трудову книжку вноситься запис - підстава прийому на роботу, відповідна відомостям, зазначеним в наказі.

Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, якщо працівник не є сумісником (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Запис про прийом на роботу робиться на підставі відповідного наказу (розпорядження) не пізніше тижневого терміну (п. 10 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, далі - Правила ведення і зберігання трудових книжок). Записи виробляються акуратно, пір'яний або гелевою ручкою, ручкою-роллером (в тому числі кульковою), световодостойкімі чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень (п. 1.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок).

При прийомі на роботу працівник може пред'явити трудову книжку без внесеної в неї запису про звільнення з попереднього місця роботи. Відсутність подібної записи не може бути підставою для відмови в укладанні трудового договору. Така відмова може бути розцінений як обмеження прав при укладенні трудового договору (ч. 2 ст. 64 ТК РФ).

В даному випадку при укладанні трудового договору необхідно звернути увагу працівника на те, що відсутність запису може спричинити складності в подальшому, наприклад, при розрахунку стажу для виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності. Так, може вимагатися додаткових документів, що підтверджують період роботи за трудовим договором у попередній організації (наприклад, копія наказу про звільнення, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати та ін.) (Наказ Міністерства охорони здоров'я України від 06.02.2007 N 91).

Відсутність запису про звільнення не свідчить про те, що працівник може укладати трудові договори тільки на умовах сумісництва.

При цьому роботодавець зобов'язаний прийняти від працівника при його працевлаштуванні в тому числі і трудову книжку старого (радянського) зразка, яка була видана на території країн СНД.

На території РФ застосовуються форми трудових книжок, введені в дію Постановою Ради Народних Комісарів СРСР від 20.12.1938 N 1320, Постановою Радміну СРСР і ВЦРПС від 06.09.1973 N 656, Постановою Ради Міністрів СРСР від 21.04.1975 N 310, а також Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225.

Тому якщо на роботу приймається іноземний громадянин з країн колишнього СРСР (Білорусія, Україна, Казахстан, Молдова і т.п.) і пред'являє трудову книжку старого зразка, то відомості про прийом на роботу потрібно вносити в неї. Якщо ж представлена трудова книжка по інший, незатвердженої формі, то працівникові потрібно видати нову трудову книжку (як працівнику, прийнятому на роботу вперше) (лист Федеральної служби з праці та зайнятості від 15.06.2005 N 908-6-1).

У трудовій книжці зазначаються відомості про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу, про звільнення та нагороди (ст. 66 ТК РФ). Факт укладення договору цивільно-правового характеру не відбивається в трудовій книжці (ст. 11 ТК РФ).

Заповнення розділу «Відомості про роботу» в трудовій книжці робиться на підставі наказу про прийом на роботу і відповідно до Інструкції щодо заповнення трудових книжок. Записи до трудових книжок працівників вносить або роботодавець, або особа, відповідальна за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок і призначена наказом (розпорядженням) роботодавця.

Відомості про прийом на роботу вносяться в такому порядку (розд. 3 Інструкції щодо заповнення трудових книжок):

1. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне, а також скорочене найменування організації (при його наявності) (абз. 1 п. 3.1). При оформленні працівника на філію в трудовій книжці відбивається найменування головної організації, оскільки філія роботодавцем не є.

2. Під заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься (абз. 2 п. 3.1). У книжці використовується наскрізна нумерація, тому при внесенні першого запису про прийом на роботу потрібно нумерувати її N 1, а при внесенні другої і наступних записів просто продовжити нумерацію.

3. У графі 2 відображається дата прийому на роботу відповідно до наказу про прийом на роботу (абз. 2 п. 3.1). Дата пишеться арабськими цифрами: число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними (п. 1.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 11 лютого 2009 р в трудовій книжці робиться запис: «11.02.2009».

4. У графу 3 вносяться записи (абз. 3 п. 3.1):

- про прийняття або призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування, якщо умова про роботу в такому підрозділі включено в трудовий договір;

- про найменування посади (роботи), спеціальності або професії із зазначенням кваліфікації.

5. У графі 4 проставляються дата і номер наказу (розпорядження), згідно з яким працівник прийнятий на роботу (абз. 3 п. 3.1). Скорочення не допускаються. Наприклад, не можна писати «пр.» Замість «наказ», «роз.» Замість «розпорядження» (п. 1.1).

Бланки трудової книжки і вкладишів до неї виготовляються тільки ФГУП "Гознак". Роботодавці набувають їх на підставі договору, укладеного з даним підприємством або через розповсюджувачів, що відповідають його вимогам (Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки, затверджений Наказом Мінфіну Росії від 22.12.2003 № 117н). Придбання бланків працівниками самостійно законодавством не регламентовано.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них, придбані роботодавцем, враховуються в прибутково-видатковій книзі, яка ведеться бухгалтерією підприємства, і зберігаються як документи суворої звітності.

Для оформлення нової трудової книжки роботодавець або особа, відповідальна в організації за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок і вкладишів до них, отримує бланк в бухгалтерії і заповнює його відповідно до Інструкції щодо заповнення. Облік трудових книжок і вкладишів до них ведеться в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Слід розрізняти порядок оформлення нової трудової книжки (у зв'язку з її втратою, псуванням і іншими випадками) і дубліката трудової книжки.

Оформлення нової трудової книжки (ст. 65 ТК РФ) передбачено у випадках надходження на роботу вперше або прийому заяви від працівника про втрату, пошкодження чи іншої причини відсутності трудової книжки і є обов'язком роботодавця, з яким працівник укладає трудовий договір.

Дублікат трудової книжки оформляється тільки роботодавцем за останнім місцем роботи не пізніше 15 днів з дня подачі заяви працівником (п. 31 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

При прийомі на роботу особи, що втратив трудову книжку, необхідно отримати від нього заяву про оформлення нової трудової книжки. На підставі даного документа, в якому відбивається причина відсутності трудової книжки (втрата, пошкодження, інша причина), роботодавець або особа, відповідальна за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок і вкладишів до них, заповнює нову трудову книжку працівникові відповідно до Інструкції щодо заповнення трудових книжок.

Перша сторінка (титульний аркуш) трудової книжки заповнюється наступним чином (розд. 2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок):

- прізвище, ім'я, по батькові працівника вказуються повністю, без будь-яких скорочень або заміни імені та по батькові ініціалами на підставі документа, що посвідчує особу (п. 2.1);

- дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу (п. 2.1);

- запис про освіту проводиться згідно з документом про освіту або належним чином завіреної копії. Відомості про незакінчену освіту певного рівня можна внести на підставі відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу і т.п. (п. 2.1);

- професія і (або) спеціальність вказуються на підставі документа про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (п. 2.1);

- дата заповнення трудової книжки відбивається на момент внесення до неї відомостей (п. 2.2);

- правильність внесених даних підтверджується підписами власника книжки і особи, відповідальної за ведення трудової книжки, а також печаткою організації або кадрової служби, в якій вперше заповнювалася трудова книжка (п. 2.2).

Далі заповнюються відомості про прийом на роботу за такими правилами (розд. 3 Інструкції щодо заповнення трудових книжок):

2. Під заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься (абз. 2 п. 3.1). У книжці використовується наскрізна нумерація, тому при внесенні першого запису про прийом на роботу потрібно нумерувати її № 1, а при внесенні другої і наступних записів просто продовжити нумерацію.

4. У графу 3 вносяться записи (абз. 3 п. 3.1):

- про найменування посади (роботи), спеціальності або професії із зазначенням кваліфікації.

5. У графі 4 проставляються дата і номер наказу (розпорядження), згідно з яким працівник прийнятий на роботу (абз. 3 п. 3.1). Скорочення не допускаються.

При видачі працівнику трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат на їх придбання (п. 47 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

З працівника не утримується вартість трудової книжки або вкладиша до неї в наступних випадках:

- при масовій втраті роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини);

- при неправильному первинному заповненні трудової книжки або вкладиша до неї, а також при їх псування з вини працівника.

Оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу (п. 8 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

Записи в трудову книжку вносяться на підставі поданих працівником документів. Порядок їх внесення визначено Інструкцією щодо заповнення трудових книжок.

- дата заповнення трудової книжки відбивається на момент внесення до неї відомостей (п. 2.2);

Запис, нерідко зустрічається в трудових книжках працівників: «Трудового стажу не мав», не передбачена Інструкцією щодо заповнення трудових книжок і не повинна вноситися.

Перед записом про прийом на роботу в трудову книжку працівника вносяться наступні записи (п. 21 Правил ведення і зберігання трудових книжок):

- про час військової служби;

- про час служби в органах внутрішніх справ;

- про час служби в Державній протипожежній службі Міністерства РФ у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій і ліквідації наслідків стихійних лих;

- про час служби в установах і органах кримінально-виконавчої системи;

- про час служби в органах податкової поліції;

- про час служби в органах з контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин;

- про час служби в митних органах;

- про час навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.

Норми трудового права не передбачають утримання вартості трудової книжки із заробітної плати. Порядок справляння плати з працівника при видачі трудової книжки може встановлюватися локальним нормативним актом організації.

Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними роботодавців встановлені Постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року №225 «Про трудові книжки» (разом з «Правилами ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки і забезпечення ними роботодавців ») (далі - Правила ведення і зберігання трудових книжок). Постановою Мінпраці Російської Федерації від 10 жовтня 2003 року №69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок» (далі - Інструкція №69) затверджені: Інструкція щодо заповнення трудових книжок, форма прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Федеральним законом №90-ФЗ внесені істотні зміни в частині рівняння в правах роботодавців - індивідуальних підприємців та юридичних осіб, які торкнулися і ведення трудових книжок. Раніше трудовий стаж роботи у індивідуального підприємця підтверджувався тільки трудовим договором, зареєстрованим у відповідному органі місцевого самоврядування. Тепер, починаючи з 6 жовтня 2006 року, індивідуальний підприємець не тільки може на загальних підставах вести трудові книжки на працівників, він зобов'язаний це робити, але при цьому законодавець забув сказати, як заповнювати трудові книжки тим, хто вже працює у індивідуального підприємця за станом на 6 жовтня 2006 р

Ведення трудової книжки - це триваючий процес заповнення трудових книжок, відповідно працівники можуть вимагати у індивідуального підприємця, щоб він не тільки заповнив наявну у працівника трудову книжку, а й у разі, якщо у працівника відсутній трудова книжка, виписав нову, відбивши там запис про прийом на роботу, яке відбулося до 6 жовтня 2006 року.

У зв'язку з цим Лист від 30 серпня 2006 року №5140-17 Міністерства охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації містить наступні роз'яснення:

«... .в трудової книжки працівника в цьому випадку слід внести запис про прийом на роботу працівника з дня початку роботи у даного індивідуального підприємця, оскільки це в інтересах працівника. Відповідно, в цьому випадку при звільненні працівника, прийнятого на роботу до 6 жовтня, в трудовій книжці також робиться запис про звільнення. При відсутності в трудовій книжці записи про прийом на роботу працівника, прийнятого на роботу до індивідуального підприємцю до 6 жовтня, запис про звільнення такого працівника після 6 жовтня не має підстави ».

Тобто в інтересах працівника тепер індивідуальний підприємець може внести блок записів, що підтверджує період роботи даного працівника із зазначенням записи про прийом (яке відбулося до 6 жовтня 2006 року) і звільнення (яке відбулося після 6 жовтня 2006 року). Вказівка індивідуальним підприємцем записи тільки про звільнення безпідставно.

Крім того, на підставі наказу заповнюється особова картка (форма № Т-2), в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форми № Т-54 або № Т-54а) і вносяться відомості в інші кадрові документи. Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова Держкомстату Російської Федерації №1) затверджені стандартизовані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати.

В даний час діють такі уніфіковані форми по обліку кадрів:

№ Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу»,

№ Т-1а «Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу»,

№ Т-2 «Особова картка працівника»,

№ Т-2ГС (МС) «Особова картка державного (муніципального) службовця»,

№ Т-3 «Штатний розклад»,

№ Т-4 «Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника»,

№ Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу»,

№ Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу»,

№ Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику», № Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам»,

№ Т-7 «Графік відпусток»,

№ Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)»,

та ін.

Крім того, Постановою Держкомстату Російської Федерації №1 затверджені уніфіковані форми по обліку робочого часу і розрахунків з персоналом по оплаті праці:

№ Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці»,

№ Т-13 «Табель обліку робочого часу»,

№ Т-49 «Розрахунково-платіжна відомість»,

№ Т-51 «Розрахункова відомість»,

№ Т-53 «Платіжна відомість»,

№ Т-53а «Журнал реєстрації платіжних відомостей»,

№ Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику»,

№ Т-61 «Записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення)»,

№ Т-73 «Акт про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи».

Роботодавець повинен провести оформлення трудових відносин в межах, визначених чинним законодавством, в тому числі дотримати правила укладання трудового договору та оформлення кадрової документації.

Деякі особливості оформлення трудових відносин роботодавцем - індивідуальним підприємцем розберемо далі.

Трудовий договір - угоду між роботодавцем і працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені ТК РФ, законами та іншими нормативно-правовими актами, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, що містять норми трудового права, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію, дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього трудового розпорядку.

Загальний порядок укладення трудового договору, його зміст і терміни його дії визначаються розділом III ТК РФ. Відзначимо, що законодавець спеціально виділив деякі особливості регулювання праці працівників, які працюють у роботодавців - фізичних осіб, в тому числі особливості укладення трудового договору, котрим присвячується означена глава 48 ТК РФ.

Згідно зі статтею 303 ТК РФ в обов'язки роботодавця - фізичної особи включено наступне:

- в письмовій формі (не пізніше трьох днів з дня фактичного допущення працівника до роботи) оформити трудовий договір з працівником, зафіксувавши в ньому всі умови, які є обов'язковими для працівника і роботодавця;

- сплачувати страхові внески та інші обов'язкові платежі в порядку і розмірах, які визначаються федеральними законами (індивідуальний підприємець зобов'язаний стати на облік до Пенсійного фонду як страхувальник);

- оформляти страхові свідоцтва державного пенсійного страхування для осіб, які вступають на роботу вперше.

Тепер роботодавці індивідуальні підприємці не зобов'язані здійснювати повідомну реєстрацію трудового договору в органі місцевого самоврядування.

Цей обов'язок залишена тільки для роботодавця - фізичної особи, яка не є індивідуальним підприємцем. Він зобов'язаний (з 6 жовтня 2006 року зі дня набрання чинності нової редакції ТК РФ) не тільки оформити трудовий договір з працівником у письмовій формі, а й зареєструвати цей договір у відповідному органі місцевого самоврядування за місцем свого проживання (відповідно до реєстрації).

Крім того, в обов'язки роботодавця - індивідуального підприємця відповідно до статті 309 ТК РФ входить ведення трудових книжок на кожного працівника.

Розглянемо порядок документального оформлення та обліку відносин індивідуального підприємця і працівників. Відповідно до статті 4 Федерального закону 21 листопада 1996 року № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» обов'язок ведення бухгалтерського обліку поширюються на організації, тобто на юридичні особи. Для громадян, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, зазначеною статтею передбачено ведення обліку доходів і витрат у порядку, встановленому податковим законодавством Російської Федерації. Даний порядок визначено Наказом Міністерства Російської Федерації по податках і зборах від 13 серпня 2002 року № БГ-3-04 / 430 «Про затвердження порядку обліку доходів і витрат і господарських операцій для індивідуальних підприємців».

Пункт 9 зазначеного порядку вимагає, що виконання господарських операцій підприємцями, пов'язаних із здійсненням підприємницької діяльності, має підтверджуватися первинними обліковими документами. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених Державним комітетом Російської Федерації по статистиці за погодженням з Міністерством фінансів Російської Федерації і Міністерством економічного розвитку і торгівлі Російської Федерації. Документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити обов'язкові реквізити, що забезпечують можливість перевірки достовірності відомостей, зазначених у первинних документах.

Таким чином, індивідуальний підприємець з метою обліку праці та її оплати зобов'язаний застосовувати ті ж форми первинної облікової документації, що застосовуються організаціями: Накази про прийом на роботу, Штатний розклад, Розрахунково-платіжна відомість тощо.

Відзначимо деякі особливості оподаткування, що виникають у підприємця при використанні праці працівників. Витрати на оплату праці виробничих працівників є витратою, пов'язаним з виробництвом і реалізацією і можуть бути враховані підприємцем при розрахунку податку на доходи фізичних осіб (або в складі витрат при застосуванні індивідуальним підприємцем спрощеної системи оподаткування з об'єктом оподаткування, доходи, зменшені на величину витрат) ( стаття 221 і стаття 346.16 НК РФ). Індивідуальний підприємець при здійсненні виплат, пов'язаних з оплатою праці, виступає податковим агентом і зобов'язаний утримати і перерахувати до бюджету з доходів працівників податок на доходи фізичних осіб (стаття 226 НК РФ). Індивідуальний підприємець також зобов'язаний сплачувати внески на обов'язкове пенсійне страхування, внески на обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань і єдиний соціальний податок (при застосуванні загального режиму оподаткування).

Необхідно приділити особливу увагу грамотному веденню документообігу, оскільки дуже часто від якості документального оформлення трудових відносин залежить успіх позиції роботодавця при виникненні конфліктних ситуацій, особливо коли кадрова документація виступає як одне з письмових доказів в судовому розгляді по трудових спорах. Так, наприклад, Судова колегія у цивільних справах Верховного Суду Російської Федерації в своєму Визначенні від 13 квітня 2004 року по справі №35-Г04-5 визнало рішення обласного суду про відновлення позивачки на роботі, про оплату часу вимушеного прогулу та компенсації моральної шкоди правомірним. Звільнення позивачки було визнано законним, оскільки доказів того, що позивачці ставилися обов'язки по роботі з відомостями, що становлять державну таємницю, відповідачем - організацією представлено не було. Результат справи міг бути іншим, якби організація документально закріпила таку обов'язок для працівника в тексті трудового договору або посадової інструкції.

Дотримання зазначених норм трудового законодавства дозволить уникнути зайвих напружених ситуацій, викликаних зверненнями працівників в прокуратуру, інспекції з праці або суд, а також заощадить Ваші кошти, виключивши сплату штрафів, неустойок, компенсацій і т.д.

Адвокат Урало-Сибірської колегії адвокатів Свердловській області

С.В. Панасенко.

Навигация по сайту

Реклама

Реклама

Реклама