1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Організація конфіденційного діловодства
3. Інструкція по конфіденційного діловодства
4. Інструкція по конфіденційного діловодства буде базовим документом, який регламентує порядок:
5. Особливості конфіденційного діловодства
6. Особливості

Сукупність дій щодо забезпечення захисту економічних інтересів організації становить суть конфіденційного діловодства. Даний вид діловодства покликаний стояти на захисті комерційної таємниці та інших економічних даних, розголошення яких не допустимо.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Документи, в яких містяться відомості, кваліфікуються як комерційна або службова таємниця, називаються конфіденційними. Цивільний Кодекс РФ визначає комерційну або службову таємницю, як інформацію, до якої в інтересах осіб, які є власниками цієї інформації і приймають заходи по збереженню її конфіденційності, обмежений доступ.

організація конфіденційного діловодства здійснюється в компанії, коли виникає необхідність в збереження комерційної або службової таємниці. Правильна організація цієї роботи полягає в тому, що доступ до закритої інформації буде диференційований, тобто користуватися нею зможуть лише ті співробітники і тільки в тому обсязі, який необхідний їм для виконання своїх службових обов'язків.

Організація конфіденційного діловодства

Грамотно організоване ведення справ з обмеженим доступом має на увазі, що на підприємстві будуть створені умови для складання, отримання, вивчення та опрацювання таких справ. Це також означає, що будуть вжиті всі заходи щодо запобігання втрати цих паперів і витоку відомостей, які вони містять. Обсяг секретної інформації залежить від специфіки діяльності фірми. Якщо він великий, то в організації створюється спеціальний відділ для роботи з даними подібного роду, якщо обсяг порівняно не великий, то призначаються відповідальні особи для ведення справ з обмеженим доступом.

Знову ж специфікою діяльності фірми визначається місце, яке буде займати цей відділ в загальній організаційній структурі. Це може бути окрема структурна одиниця, а може бути - підрозділ єдиної служби, що займається забезпеченням інформаційної безпеки фірми. Обсяг, вид і складність виконуваних робіт визначають чисельність і посадовий склад працівників даного підрозділу.

Навіть якщо передбачувані обсяги робіт будуть порівняно невеликими, і ведення справ буде довірено одній відповідальній співробітнику, слід мати на увазі, що в деяких особливих ситуаціях йому може знадобитися помічник. Перш за все це ситуації перевірки наявності та знищення конфіденційних паперів. Рекомендується в якості помічника призначати одного і того ж співробітника. З ним можна оформити додаткову угоду, в якому в якості його обов'язків прописати періодичне виконання робіт подібного роду.

Читайте також:

Інструкція по конфіденційного діловодства

Після створення відділу по конфіденційного діловодства або призначення відповідальних осіб керівництву підприємства слід розробити і затвердити локальний нормативний акт - інструкцію або положення, яке регламентує діяльність цього відділу або співробітників.

Довідка

Інструкція по конфіденційного діловодства буде базовим документом, який регламентує порядок:

1. реєстрації та постановки на облік всіх документів з обмеженим доступом, а також внесення та винесення їх з організації;
   
2. руху паперів всередині фірми і застосування реєстрової системи передачі паперів даного типу;
   
3. обробки паперів з обмеженим доступом і роботи з ними поза спеціальними службових приміщень;
   
4. виготовлення копій конфіденційних документів;
   
5. проведення експертизи цінності, а також зберігання та архівування;
   
6. в разі хвороби працівника, відповідального за роботу з документами - механізм отримання, повернення та зберігання паперів;
   
7. розробки та складання документів з обмеженим доступом, а також їх подальшого розроблення, погодження та затвердження;
   
8. передачі або пересилання конфіденційних ділових паперів за межі фірми;
   
9. знищення паперів з обмеженим доступом.

Ведення конфіденційного діловодства

Всі операції по реєстрації, роздруківці, видачі, копіювання, систематизації, розсилці, зберігання і планової утилізації паперів з обмеженим доступом повинні здійснюватися тільки співробітниками відповідного підрозділу або спеціально призначеними працівниками. Дана рекомендація дається з метою забезпечення підвищеного режиму збереження секретної інформації. З цією ж метою рекомендується обмежити коло обов'язків виконавців і користувачів тільки підготовкою, складанням та обробкою даних документів.

Діловодство, пов'язане з паперами обмеженого доступу, в своїй повсякденній роботі стикається з рішенням двох суперечливих завдань:

Захист економічної інформації від несанкціонованого доступу. Співробітники цього відділу повинні не допускати поширення секретних відомостей і розголошення комерційної або службової таємниці.

Забезпечення співробітників інформацією, необхідною для виконання службових обов'язків. Співробітники даного відділу повинні надавати допомогу в пошуку необхідної інформації працівникам, наділених відповідними повноваженнями і правами.

Як поєднати ці дві суперечливі завдання? правильно організоване ведення конфіденційного діловодства , Чітке дотримання інструкцій і дотримання режиму підвищеної збереження секретної інформації допомагає успішно справлятися з вирішенням цих завдань. Іншими словами, дати можливість співробітникам користуватися повною і достовірною інформацією в тому обсязі, який дійсно необхідний для вирішення поставлених завдань і відповідно до рівня їх доступу до бази даних і службових повноважень.

Особливості конфіденційного діловодства

Діловодство, пов'язане з обігом паперів з обмеженим рівнем доступу, покликане стояти на захисті комерційної таємниці та інших економічних даних, розголошення яких не допустимо. Ситуація ускладнюється ще й тим що в сучасному світі носіями секретної інформації є не тільки паперові документи, але інші матеріальні об'єкти - жорсткі диски комп'ютерів, DVD-диски, USB-носії, карти пам'яті, фотоплівки і ін. До завдань відділів по забезпеченню інформаційної безпеки входять також облік, зберігання, забезпечення необхідного рівня безпеки і захист від несанкціонованого доступу та навмисного знищення всіх можливих носіїв інформації.

Особливий порядок поводження з інформаційними ресурсами є характерною відмінністю конфіденційного діловодства від будь-якого іншого. Це порядок передбачає використання особливої ​​номенклатури справ, яка дозволяє ідентифікувати і виділяти секретну інформацію із загального потоку. Також особливістю даного виду діловодства є обмеження доступу, заборона на несанкціоноване виготовлення копій і передачу даних по мережі інтернет.

Довідка

Особливості

Особливий режим роботи з інформацією обмеженого доступу передбачає наявність спеціальних технологічних і організаційних умов здійснення конфіденційного діловодства . До таких особливостей відносяться:

• Підвищені вимоги до умов зберігання носіїв інформації, що забезпечують особливий режим безпеки;
  
• Проведення планових та позапланових перевірок наявності документів обмеженого доступу у виконавців;
  
• Посилений рівень контролю термінів обробки, виконання і вивчення носіїв інформації, а також сувора фіксація руху і місцезнаходження кожного носія;
  
• Суворий режим реєстрації кожного інформаційного об'єкта у відповідному журналі;
  
• Режим обліку кожного документа методом полистного і поекзмеплярного контролю.
  
• Жорсткий регламент процесу здійснення друку, розробки, складання, обробки, а також знищення не тільки остаточних варіантів паперів, але їх чернеток і проектів;
  
• Визначення відповідальності за реєстрацію, облік, зберігання та регламент використання всіх носіїв секретної інформації;
  
• Установка строгих меж рівня доступу і меж обов'язків санкціонованих співробітників;
  
• Контроль доступу до інформації;
  
• Нормативний порядок закріплення правил роботи з усіма носіями інформації і правил забезпечення безпеки.