1. визначення
2. Навіщо потрібен журнал
3. Хто повинен заповнювати?
4. Рекомендації з ведення книги обліку трудових книжок і вкладишів до них
5. Зразок заповнення розділів журналу
6. Титульний аркуш
7. Опломбування та вимоги до оформлення
8. Нумерація сторінок і прошивка
9. Чи можлива електронна версія
10. Виправлення помилок в записах
11. зберігання
12. Як зробити виписку

При надходженні на роботу людина повинна мати трудову книжку. Документ відображає стаж і робочу діяльність, тому дуже цінний для роботодавця.

Після оформлення співробітника його трудова книжка і вкладиші в неї повинні зберігатися в установі. Додатково дані про документ містить книга обліку трудових книжок.

Багато хто не знає, чи потрібна спеціальна книга установі. Згідно із законом реєстрація документів обов'язкове як для організацій, так і індивідуальних підприємців.

Заповнення журналу проводиться в певному порядку. Самостійно змінювати його забороняється. Важливо знати основні правила оформлення, щоб перевіряючі органи не притягнули роботодавця до відповідальності.

визначення

Книга обліку трудових книжок, затверджена Міністерством праці Росії, необхідна для внесення відомостей про документи надійшли працівників. Вона містить велику кількість сторінок. У журналі формату А4 є 13 граф для заповнення.

Книга випускається спеціальними підприємствами. Її необхідно купити кожної організації. Також можна самостійно виготовити документ. Але при цьому важливо дотримуватися основні вимоги.

Записи вносяться в журнал фахівцями відділу кадрів. Нові позначки робляться в момент надходження працівника. Також в книзі відображені первинно видані документи .

При наявності вкладиша його реєстрація також обов'язкове. Якщо він видавався інший організації, то вписуються відомості про наявні в трудовій книжці записах. Інформація, представлена у вкладиші, вноситься в спеціальну рядок.

Навіщо потрібен журнал

Ведення журналу необхідно кожній установі.

При наявності книги реєструються трудові книжки:

• віддані в відділ кадрів при надходженні на роботу;
• оформлені вперше для нових співробітників, які не мають досвіду;
• вкладиші, які відкрив роботодавець (при наявності вкладиша з попереднього місця роботи проводиться реєстрація тільки самої книжки).

Згідно із записами в спеціальному журналі можна відстежити рух трудових книжок, їх надходження і видачу. Роботодавець зобов'язаний видати трудову книжку при звільненні працівника. Тому відстежити виконання законодавчих вимог можна за датою видачі та підпису одержувача документа.

Хто повинен заповнювати?

Заповнення книги здійснюється співробітником, які приймає документи при надходженні працівників і проводить процедуру звільнення.

Серед таких осіб виділяють:

• кадровиків;
• бухгалтерів;
• менеджерів по персоналу.

У деяких організаціях роботодавці призначають відповідальну за ведення журналу особа. Підтверджується призначення спеціально виданим для цього наказом. Згідно з ним працівник не тільки вносить дані, але і зберігає документ належним чином.

Бланк книги обліку трудових книжок

Рекомендації з ведення книги обліку трудових книжок і вкладишів до них

Облік трудових книжок, вкладишів і запасних бланків проводиться у визначеному законом порядку. Його містять Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (пункт 40). Документ розроблений на підставі Постанови Уряду РФ №225 від 16 квітня 2003 року.

Під урахуванням розуміється внесення відомостей про документ у спеціальній книзі. Реєстрація здійснюється шляхом запису інформації про трудову книжку, форма якої передбачає внесення дати створення, відправлення або одержання.

Реєструвати необхідно всі папери, що підлягають обліку та використання. Після внесення даних документ отримує номер, за яким його можна знайти в системі пошуку.

Завантажити уніфіковану форму журнал обліку трудових книжок

Реєстрація передбачає обов'язково ведення книг і журналів працівниками кадрової служби. Вони не мають суворої форми в більшості випадків. Але трудові книжки вносяться тільки в спеціальну книгу. При цьому прибутково-видаткова частина заповнюється бухгалтерами, де враховується бланк і вкладиш книжки. Рух документів відбивається кадровою службою.

Книга розроблялася Міністерством праці РФ. Вона включає в себе 13 граф. Попередній варіант складався з 14 розділів, але згодом один з них спростили.

Нова і стара книги відрізняються один від одного незначно. Графи 11 і 12, які містили відомості про оплату бланка книжки, містили дані про рублевому і копійчаному вираженні вартості. В даний час вирішено було залишити одну графу 11, що відображає вартість в рублях.

Завантажити зразок заповнення книги обліку і руху трудових книжок

При цьому книга має ряд особливостей, які відрізняють її від інших документів:

• Оформлення проводиться не за календарний рік, як заповнюють інші журнали, а до повного закінчення книги. Таким чином сторінки закінчуються через кілька років.
• Якщо в установі книга велася в вільної формі не за встановленим зразком, то вона вимагає заміни. Її необхідно закрити, зазначивши причину припинення ведення. Також вказується кількість реєстраційних записів.
• Нова книга ведеться на підставі колишніх записів. Знищувати старий варіант заборонено, так як він містить відомості про трудові книжки раніше прийнятих на роботу співробітників і видачу документів звільнилися особам.

Запис в журналі повинна бути зроблена при:

• передачі трудових книжок в момент прийому на роботу співробітника;
• оформленні нової книжки при надходженні на роботу вперше;
• реєстрації вкладишів.

Якщо працівник отримав вкладиш за попереднім місцем працевлаштування, він не підлягає реєстрації.

Зразок заповнення розділів журналу

Стандартна форма містить 13 граф, які відображають повні відомості про реєстроване документі. Якщо співробітник кадрової служби сумнівається в правильності внесення даних, необхідно орієнтуватися на зразок.

Кожен з розділів має свою функцію:

1. У першій графі відображається порядковий номер запису.
2. Наступні три графи необхідні для зазначення дати працевлаштування або заповнення трудової книжки. Дані вносяться через п'ять днів трудової діяльності. У другій графі ставиться число, в третій - місяць, а в четвертій - рік прийому на роботу.
3. П'ята графа необхідна для зазначення даних про співробітника. Прізвище, ім'я, по батькові прописуються повністю, без скорочень та ініціалів.
4. У шостому розділі прописуються серія і номер трудової книжки, вкладиша до неї або виданого дубліката.
5. Сьома колонка необхідна для опису посади, на яку приймають працівника. Дані беруться зі штатного розпису. Вони повинні збігатися з відміткою в трудовій книжці.
6. Восьма графа містить відомості про підрозділ, в якому буде вестися трудова діяльність. Даний розділ до заповнення необов'язковий.
7. Дев'ята колонка необхідна для вказівки інформації про наказ, який підтверджує прийом співробітника на роботу. Якщо видається дублікат книжки або вкладиша, розділ залишається незаповненим.
8. У десятій графі працівник, який веде журнал, ставить свій підпис.
9. Якщо книжка була куплена співробітником при прийомі на роботу, то заповнюється одинадцята графа із зазначенням стягується суми. При наданні вже наявної книжки працівником графа залишається порожньою.
10. У разі звільнення необхідно заповнити 12 і 13 графи. Працівник ставить підпис і дату припинення трудової діяльності. У разі відправлення документів поштою дані розділи утримуючи відомості про дату відправлення.

Титульний аркуш

Кожен реєстраційний журнал повинен мати титульний лист. Він допомагає відстежити не тільки характер документа, а й дату його відкриття.

На першій сторінці прописуються:

• назва організації / відомості про індивідуальний підприємця;
• дата початку заповнення журналу;
• дата закінчення ведення документа.

Остання дата ставиться після заповнення всіх сторінок книги.

Опломбування та вимоги до оформлення

Книга в обов'язковому порядку повинна бути прошита і опломбована. Нитки можна скріпити сургучем або пломбою. Процедура спрощується при використанні пломбіатора.

Також деякі підприємства використовують самі замикаються елемент, який може бути використаний тільки один раз. Після цього в журналі проставляється номер пломби і напис, що завіряє.

При оформленні книги враховуються кілька важливих вимог, що пред'являються до документа:

• Журнал повинен мати тверду обкладинку. Це дозволить зберегти його первісний вигляд на багато років. Адже зберігання повинно здійснюватися протягом 75 років.
• Важливо перевірити відповідність листів формі, яка затверджена на законодавчому рівні.
• Нумерація сторінок повинна бути наскрізною. Також можлива позначка як сторінок, так і листів. Важливо домогтися того, щоб з журналу неможливо було вилучити окремі елементи. Документ необхідно прошити.
• На обкладинці з заднього боку ставиться назва документа, кількість аркушів в прописному і цифровому вираженні, дата початку ведення, а також дані і підпис відповідальної особи.
• Запевнити книгу може тільки керівник установи або індивідуальний підприємець.
• Нитки прошивки і засвідчувальний запис скріплюються сургучем або пломбою. Паперові наклейки не допускаються.

Якщо правила не будуть дотримані, то установа, відповідальна особа можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. Організація заплатить штраф, а може і зовсім припинити свою діяльність на підставі рішення контролюючих органів.

Зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок

Нумерація сторінок і прошивка

Нумерація сторінок в журналі повинна бути наскрізною. Проставляти номери необхідно до здійснення прошивки.

Цифри прописуються на кожній сторінці або аркуші. Це дозволить виключити ймовірність видалення елементів або їх заміни.

Номер ставиться в нижньому правому куті. Після нумерації необхідно провести прошивку книги. Далі документ засвідчується підписом начальника установи.

На зворотному боці книзі ставиться запис про:

• назві документа;
• кількості сторінок (прописом і цифрами);
• посади і даних особи, яке запевнило документ;
• дату початку ведення книги.

Чи можлива електронна версія

Електронна версія журналу для обліку та реєстрації трудових книжок не може вестися. При цьому законодавчо відсутня неможливість такого ведення. Однак деякі особливості заповнення свідчать про те, що електронний документ не може бути використаний.

Це обумовлено тим, що в журналі проставляються підписи:

• керівника установи;
• відповідального співробітника;
• працівника.

Тому скачать книгу не представляється можливим. Необхідно заводити звичайний друкований варіант журналу.

Виправлення помилок в записах

Журнал заповнюється відповідальними співробітниками власноруч. Тому нерідко з'являються помилки або описки. Для виправлення необхідно орієнтуватися на загальноприйнятий порядок.

Трудовий кодекс РФ не містить відомостей про внесення виправлень в книгу. Тому використовувати потрібно правила зміни даних, передбачені для стандартних форм.

Одним з варіантів є закреслення невірної запису і вказівка ​​«Виправленому вірити / Виправлено в графі №». Поруч обов'язково ставляться дані особи, яка провадила виправлення.

Також годі й закреслювати помилкові дані. Поруч дозволяється написати «Запис недійсна», внісши нові відомості.

зберігання

Зберігання книги здійснюється в певному порядку. Необхідно дотримуватися не тільки правила, а й тривалість. Терміни зберігання доходять до 75 років. Вони обумовлені тим, що журнал містить відомості про працевлаштування працівників.

Документ необхідно мати до того моменту, поки не буде видана остання трудова книжка, відображена в списку. Після цього журнал може бути переданий в архів.

Нерідко виникають питання про ведення книги при реорганізації. Якщо чисельність і склад залишаються незмінними, то документи можна використовувати далі. Журнал передається разом з трудовими книжками, договорами та іншими документами, наявними на кожного співробітника.

Як зробити виписку

У Трудовому кодексі РФ (стаття 62) прописано, що співробітник має право звернутися до роботодавця для отримання документів згідно з його трудової діяльності. Внесення записів про трудові книжки є внутрішнім документообігом установи.

Якщо роботодавець буде згоден, то особі надається виписка з журналу. Документ необхідний для пред'явлення в судові органи, які розглядають спірні моменти при звільненні.

Стаття 62. Видача документів, пов'язаних з роботою, і їх копій

У виписці відображаються:

• найменування та реквізити установи;
• ведення обліку трудової книжки працівника у вигляді таблиці;
• реєстраційний номер.

Складати виписку потрібно на фірмовому бланку установи. Її потрібно зареєструвати в журналі вихідних паперів. Книга обліку є важливим документом для будь-якої організації. Тому вести її необхідно з урахуванням основних вимог.