1. Для чого фірмі графік відпусток?
2. Узгодження відпусток в організації
3. Складання графіка відпусток
4. Внесення змін до графіку відпусток

Щорічна оплачувана відпустка - це те, що гарантовано кожному працівникові громадянину нашої країни відповідно до Конституції Російської Федерації. Складається і затверджується графік відпусток в будь-якій організації відповідно до певних правил, про які ми докладніше поговоримо в нашому наступному матеріалі.

зміст:

1. Для чого фірмі графік відпусток?
2. Узгодження відпусток в організації
3. Складання графіка відпусток
4. Внесення змін до графіку відпусток

Для чого фірмі графік відпусток?

Стаття 37 Конституції РФ говорить про те, що кожному громадянину нашої країни, яка працює за трудовим договором, гарантовано повинна надаватися щорічна оплачувана відпустка. Але піти у відпустку тоді, коли йому заманеться, працівник не має права. У кожній фірмі існує документ, відповідно до якого всі працівники йдуть відпочивати - це графік відпусток.

Відповідно до статті 123 Трудового кодексу країни, графік відпусток визначає черговість надання оплачуваних відпусток співробітникам організації, а затверджується графік роботодавцем з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації, що представляє інтереси більшості працівників. Затверджуватися графік відпусток повинен не пізніше, ніж за два тижні до настання нового календарного року. Даний документ є обов'язковим для виконання як для працівника, так і для роботодавця.

Багато роботодавців ігнорують вимогу законодавства щодо складання графіка відпусток і «відправляють» своїх працівників відпочивати просто по усній обопільною домовленістю. Робити це категорично заборонено. Варто пам'ятати про те, що одним з документів, які в першу чергу попросять показати інспектори праці при перевірці вашої організації - це графік відпусток, і, якщо він буде відсутній, то за недотримання трудового законодавства керівника фірми можуть чекати значні штрафи, відповідно до Кодексу РФ про адміністративні порушення.

Читайте також: Звільнення за прогул в 2016 році: покрокова інструкція

Не варто ставитися до графіка відпусток як до формальності. Насправді, наявність цього документа значно спрощує процес визначення послідовності відпусток і, крім того, наявність цього документа має для роботодавця ряд позитивних моментів. Наприклад, точно знаючи, в якому місяці і на який період часу певний працівник піде у відпустку, роботодавець може своєчасно подбати про його заміну, спланувати роботу фірми в цей період, розподілити обов'язки працівника серед інших підлеглих. Також графік відпусток допомагає роботодавцю «не заплутатися» в низці днів відпочинку співробітників фірми.

Також документ необхідний для того, щоб не вийшло так, що у одного працівника накопичилося днів відпустки на кілька місяців, а інші співробітники, які виконують ідентичні функції, раптом вирішать піти у відпустку одночасно, тим самим «оголюючи» відділ і т.д. Крім того, знаючи заздалегідь про відпустку своїх співробітників, роботодавець може заздалегідь оформити всі необхідні документи, підготувати до видачі відпускні, гроші і т.д. Також узгоджений з кожен працівником і затверджений графи відпусток допоможе роботодавцю уникнути конфліктів і суперечок з підлеглими на тему часу надання відпусток. Все це тільки покращує механізм роботи фірми і спрощує облік відпусток і відпускних.

Узгодження відпусток в організації

Перш ніж почати складання графіка відпусток, кожен роботодавець повинен ознайомитися з положеннями законодавства, зокрема, до статей 114 - 128 Трудового кодексу нашої країни. Також можна ознайомитися з рядом матеріалів з даної тематики, які публікувалися на сторінках нашого Інтернет-журналу «бизнес.Ру»:

Всі вони будуть корисні роботодавцям, а також як досвідченим, так і початківцям підприємцям.

Також перед складанням графіка відпусток роботодавцю необхідно врахувати специфіку діяльності підприємства. Наприклад, якщо працівники фірми трудяться в небезпечних або шкідливих умовах праці, якщо у них ненормований робочий графік, то їм покладаються додаткові дні відпустки, також існують певні категорії працівників, яким оплачувана відпустка може надаватися за їх бажанням у зручний для них час і т . Д. Всі ці аспекти також потрібно враховувати перед тим, як почати складання графіка відпусток. Також необхідно пам'ятати про те, що тривалість щорічної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів, а використовувати свій повний відпустку кожен працівник має право вже через півроку безперервної роботи в одного роботодавця.

Перш ніж заповнювати графік відпусток, роботодавець повинен розрахувати так званий «відпускної стаж» працівника, тобто, кількість днів відпустки, які покладені працівникові з розрахунку часу його фактичної роботи, з урахуванням днів прогулів, відсторонення від роботи, днів відпустки по догляду за дитиною, час відпустки без збереження заробітної плати і т.д. Нагадаємо, що стаж розраховується виходячи з того, що за кожен повний відпрацьований місяць співробітнику покладається 2,33 дня відпустки, тобто 28 днів за 12 календарних місяців. Також обчислюючи кількість відпускних днів, не можна забувати і про дні відпустки, не використаних працівником за попередній період.

Читайте також: Як правильно заповнювати трудову книжку працівника?

У більшості організацій при складанні графіка відпусток роботодавець враховує побажання своїх співробітників, для цього останні пишуть заяву на ім'я керівника. В основному, працівники хочуть відпочивати в літній та осінній період. Йти на поступки тут, безумовно, потрібно, але в той же час необхідно чітко стежити за тим, щоб розподіл відпусток було рівномірним для того, щоб робота організації була безперервною і постійною.

Також слід направляти працівників одного відділу в строгій черговості, а не одночасно. Пам'ятайте і про те, що графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника, а про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку - така вимога закріплено в Трудовому кодексі країни.

Складання графіка відпусток

У багатьох організаціях складається спочатку проект графіка відпусток, в якому враховуються побажання працівників і роботодавця про дату відпусток. Даний «попередній» документ затверджується керівниками всіх підрозділів фірми, співробітником відділу кадрів, погоджуються з виборним органом профспілки, якщо такий в компанії є, а потім затверджується керівником організації. Крім щорічних оплачуваних відпусток, в графіку необхідно відображати і додаткові щорічні оплачувані відпустки і відпустки, що не були працівником використані. Складається графік по місяцях, починаючи з початку року, а зберігається графік відпусток один рік.

Для того, щоб оформити остаточний графік відпусток в організаціях нашої країни використовується уніфікований форма № Т-7, затверджений Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 року №1. Завантажити бланк даного документа можна за посиланням: Графік відпусток. Форма Т-7. Як правильно скласти. Але не виключені випадки, коли графіки відпусток в організації складаються у вільній формі. Проте експерти радять використовувати уніфіковану форму, тому що в ній передбачені всі необхідні графи для заповнення.

- У «шапці» документа необхідно проставити найменування організації, коди фірми по ОКУД і ОКПО (ЄДРПОУ управлінської діяльності та ЄДРПОУ підприємств і організацій). Також необхідно вказати інформацію про узгодження графіка з виборним органом профспілки, якщо такий в організації є.

- Після назви документа «Графік відпусток» в потрібні графи необхідно проставити номер документа, дату його складання і рік, на який він складається. Далі йде графа «Стверджую» за підписом керівника організації та його ініціалами, а також датою затвердження готового графіка відпусток.

- Далі йде таблична частина документа, що складається з десяти основних граф. Перша графа називається «Структурний підрозділ». Сюди необхідно вписати всі відділи організації - «Адміністрація», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Відділ продажів» і т.д.

- Друга графа в таблиці графіка відпусток - це «Посада (спеціальність, професія) за штатним розкладом». Вписувати в дану графу необхідно дані тільки відповідно до штатного розкладу.

Читайте також: Як скласти штатний розклад фірми в 2016 році

- Третя графа таблиці - «Прізвище, ім'я, по батькові» працівника, в четвертій графі проставляються табельні номери працівників, якщо такі в фірмі є, якщо ж ні, то табельні номери проставляти не потрібно.

- У п'ятій графі необхідно проставити кількість календарних днів відпустки, на які претендує працівник. Це можуть бути 14 днів, 28 днів, 40 і т.д.

- Шоста і сьома графа таблиці - це «Запланована дата відпустки» та «Фактична дата відпустки» відповідно. У шостий графі вносяться приблизні дати виходу у відпустку кожного з працівників, прізвища яких перераховані в третій графі. Сьома графа заповнюється тільки після фактичного закінчення відпустки.

- Якщо ж працівник пішов у відпустку не в той день, який був спочатку запланований, то в графі восьмий «Перенесення відпустки, підстава (документ)» потрібно відобразити назву і номер документа, на підставі якого відпустку був перенесений. Наприклад, наказ керівника організації про перенесення відпустки. Тобто, якщо дата фактичного відпуску зазнала змін, то всю інформацію про це необхідно відобразити в графах 8 і 9 табличній частині документа (дев'ята графа «Дата передбачуваного відпустки» відповідно до змін). Записи в цих графах робляться від руки.

Читайте також: Як оформити лікарняний лист в 2016 році

- Десятий розділ таблиці - «Примітка» заповнюється в тих випадках, коли необхідно внести якісь пояснення. Наприклад, коли відпустка не був використаний або з якихось причин перенесено.

- Після заповнення обов'язкових граф - з першої по шосту - документ підписується керівником кадрової служби або співробітником фірми, який був відповідальний за складання даного графіка, із зазначенням його посади ініціалами, особистим підписом. Графи з сьомої по дев'яту будуть заповнюватися відповідальною особою протягом року, в процесі того, як співробітники компанії будуть фактично йти у відпустку.

Після того, як остаточний графік відпусток буде повністю заповнений і затверджений, його зміст необхідно довести до відома всіх співробітників фірми. Це повинно бути зроблено не пізніше, ніж за два тижні до початку першого відпустки працівника. Співробітники організації повинні бути повідомлені про передбачувані дати відпустки і підтвердити своїм розписом згоду з датами виходу на відпочинок в спеціальному аркуші ознайомлення. Скласти таке повідомлення можна в довільній формі, а після заповнення прикласти його до готового графіком відпусток.

Також можна доповнити графік відпусток ще однієї графою в таблиці, в якій співробітники фірми проставлять свої підписи і зроблять відповідну позначку, яка буде підтвердженням того, що з графіком відпусток вони ознайомлені і дата початку відпустки їм відома. Але, при внесенні змін до уніфіковану форму графіка відпусток № Т-7, керівник організації повинен буде створити відповідний наказ.

Внесення змін до графіку відпусток

Не завжди виходить так, що всі співробітники фірми йдуть у відпустку відповідно до затвердженого ще до початку року графіком, а значить зміни в документ неминучі. Всі правки в графік повинні робитися за згодою обох сторін - і працівника, і роботодавця і вноситися в відповідну (восьму і дев'яту) графу таблиці.

Наприклад, якщо у співробітника фірми змінилися плани, і він хоче перенести дату відпустки, то, в першу чергу, він повинен написати відповідну заяву на ім'я керівника в довільній формі. Якщо керівник згоден перенести відпустку працівника на нову дату, він ставить візу на його заяві. Потім, на підставі заяви співробітника, керівник фірми видає відповідний наказ про внесення змін в графік відпусток. Обов'язково в даному розпорядженні вказуються причини і підстави по перенесенню відпустки (наприклад, сімейні або непередбачені обставини) і термін, на який відпустку переноситься.

Читайте також: Як змінити умови трудового договору в 2016 році

Тільки після видання наказу відповідні зміни дати відпустки вносяться в затверджений графік відпусток організації. У графу №8 графіка вносимо підстави для перенесення відпустки, тобто, реквізити наказу керівника.

У тому випадку, якщо зміна дати відпустки того чи іншого працівника фірми є ініціативою роботодавця, то схема внесення правок в графік буде інший. Так, в першу чергу, роботодавець повинен отримати письмову заяву від співробітника про те, що він згоден на перенесення відпустки, потім на підставі цієї заяви має бути виданий наказ по організації про перенесення відпустки з формулюванням: «У зв'язку з виробничою необхідністю». Тільки після цього зміни можуть бути внесені в графік відпусток.

В цілому ж, фахівці радять максимально відповідально підходити до складання та затвердження графіка відпусток працівників фірми. Це необхідно для того, щоб уникнути нарікань з боку наглядових органів, а також для спрощення процесу визначення послідовності відпусток співробітників організації.