1. ЕТАП 1. Видання керівником організації наказу про складання проекту графіка відпусток
2. ЕТАП 2. Встановлення тривалості відпусток співробітників
3. Крок 2. Визначаємо співробітників, які мають право на додаткові щорічні відпустки, і встановлюємо тривалість...
4. Крок 3. Визначаємо співробітників, які мають право на інші додаткові відпустки, передбачені законодавством
5. Крок 4. Визначаємо співробітників, які мають право на додаткову відпустку, що надається тим особам,...
6. Крок 5. Визначаємо співробітників, які мають невикористані відпустки за попередні роки
7. ЕТАП 3. Визначення співробітників, які мають право на отримання відпустки у зручний час або в літній період
8. ЕТАП 4. Визначення можливого часу початку відпустки для співробітників, прийнятих у другому півріччі...
9. ЕТАП 5. Складання керівниками структурних підрозділів проектів графіків відпусток структурних підрозділів...
10. Крок 1. Повідомляємо керівників структурних підрозділів про термін підготовки графіків відпусток співробітників...
11. Крок 2. Керівник підрозділу проводить опитування працівників про час використання відпусток в наступному...
12. Крок 3. Керівник підрозділу враховує інтереси виробництва
13. Крок 4. Керівник підрозділу враховує правила приєднання додаткових відпусток до основного
14. Крок 5. Керівник підрозділу складає графік надання відпусток співробітників підрозділу, доводить до...
15. Крок 6. Аналізуємо проекти графіків відпусток співробітників структурних підрозділів, при необхідності...
16. ЕТАП 6. Складання, узгодження, затвердження графіка відпусток співробітників організації
17. Крок 2. Погоджуємо графік відпусток з виборчим органом первинної профспілкової організації або з іншим...
18. Крок 3. Керівник організації затверджує зведений графік відпусток співробітників організації
19. Крок 4. Доводимо графік до відома співробітників організації

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган (далі - роботодавець) з подальшим погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим представляти інтереси трудового колективу. З графіками відпусток повинні бути ознайомлені всі співробітники (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі - Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу Законів про працю (КЗпП).

Таким чином, графік відпусток - це локальний нормативний акт підприємства, установи, організації (далі - організація), в якому встановлена черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. У цьому документі викладені відомості про розподіл часу відпусток між співробітниками всіх структурних підрозділів. Складання графіка відпусток має здійснюватися щорічно на наступний календарний рік.

Графік відпусток - це не тільки обов'язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування. За допомогою такого графіка вирішуються два важливих питання:

• гарантується реалізація права співробітників на відпочинок, причому з урахуванням їх особистих інтересів;
• враховуються інтереси роботодавця, який має можливість спланувати і забезпечити нормальну роботу організації за умови прогнозованого відсутності співробітників.

Наявність графіка дає можливість роботодавцю своєчасно в письмовій формі попередити співробітника про дату початку відпустки, підготувати розпорядчі документи, виплатити заробітну плату за час відпустки, в кінці кінців, відправити у відпустку співробітника, який з яких-небудь причин відмовляється використовувати своє право на відпочинок.

Увага!

Роботодавець зобов'язаний у письмовій формі попередити співробітника про дату початку відпустки, але не пізніше, ніж за два тижні до встановленого терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).

Як скласти графік відпусток так, щоб врахувати обов'язкові моменти, такі як:

• особисті інтереси співробітників і можливості для їх відпочинку;
• вимоги законодавства про працю;
• інтереси виробництва.

Порада

Виходячи зі змісту ст. 10 Закону про відпустки, на роботодавця покладається обов'язок складати графік тільки щорічних відпусток (основної та додаткової). Однак, з огляду на необхідність планування черговості надання всіх можливих видів відпусток, необхідно включати в графік не тільки щорічні, а й інші оплачувані відпустки, в тому числі додаткову соціальну відпустку на дітей (Ст. 19 Закону про відпустки).

Відразу відзначимо, що форма графіка відпусток довільна ( скачати форму ), Оскільки законодавство не передбачає конкретного оформлення цього документа.

ЕТАП 1. Видання керівником організації наказу про складання проекту графіка відпусток

Починати складати графік надання відпусток слід в кінці листопада або початку грудня, оскільки затвердити цей документ і ознайомити з ним співробітників слід не пізніше кінця поточного року. Такі терміни безпосередньо пов'язані з тим, що деякі співробітники можуть планувати відпочинок з самого початку року.

Якщо процедура розробки графіка відпусток не регламентована локальними нормативними актами, необхідно її документувати відповідним наказом керівника організації.

ЕТАП 2. Встановлення тривалості відпусток співробітників

Крок 1. Визначаємо категорії співробітників, яким, згідно із законодавством, надається щорічна основна відпустка тривалістю більш ніж 24 календарних дня

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні (далі - к. Д.) За відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня підписання трудового договору.

Дізнатися, які категорії працівників мають право на відпустку більшої тривалості, можна з ст. 6 Закону про відпустки.

Детальніше - в консультації « Тривалість відпустки: право на відпочинок має кожен »

Крок 2. Визначаємо співробітників, які мають право на додаткові щорічні відпустки, і встановлюємо тривалість додаткових відпусток

Наступний крок - визначити співробітників, які мають право на додаткові щорічні відпустки:

• за роботу зі шкідливими і важкими умовами (ст. 7 Закону про відпустки);
• за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки).

Детальніше - в консультації « Щорічні додаткові відпустки: види і порядок надання »

Крок 3. Визначаємо співробітників, які мають право на інші додаткові відпустки, передбачені законодавством

Законодавством можуть передбачатися і інші додаткові відпустки (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки). Йдеться, зокрема, про додаткову відпустку:

• держслужбовцям за стаж державної служби понад 5 років, тривалістю до 15 к. д. (ст. 58 Закону № 889, постанова КМУ «Про затвердження Порядку надання державним службовцям додаткових оплачуваних відпусток» від 06.04.2016 № 270);

• суддям за стаж роботи понад 10 років, - тривалістю 15 к. д. (ст. 136 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 02.06.2016 № 1402-VIII);
• прокурору, якщо стаж роботи в органах прокуратури перевищує 10 років, - тривалістю до 15 к. д. (ч. 2 ст. 82 Закону № одна тисячі шістсот дев'яносто сім);
• громадянам, віднесеним до І та ІІ категорій населення, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, - тривалістю 14 робочих днів (16 к. д.) (п. 22 ст. 20 і ст. 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи »від 28.02.1991 № 796-ХІІ, далі - Закон № 796).

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 к. Д., А для співробітників, зайнятих на підземних гірничих роботах, - 69 к. Д. (Ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).

Крок 4. Визначаємо співробітників, які мають право на додаткову відпустку, що надається тим особам, у яких є діти або повнолітня дитина-інвалід з дитинства підгрупи А І групи

Працюючій жінці, яка має двох або більше дітей віком до 15 років, або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину, або матері інваліда з дитинства підгрупи А І групи, одинокій матері, батьку дитини або інваліда з дитинства підгрупи А І групи, або одному із прийомних батьків надається щорічно додаткова відпустка тривалістю 10 к. д. без урахування святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП).

При наявності декількох підстав для надання такої відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 17 к. Д.

Крок 5. Визначаємо співробітників, які мають невикористані відпустки за попередні роки

Заборонено не надавати працівникам щорічну відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль. Крім цього, не можна заборонити йти у відпустку на протязі робочого року особам віком до 18 років і співробітникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці (ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки ).

Тобто, якщо на протязі відповідного року співробітник з яких-небудь причин не використав щорічну відпустку (або його частина) або додатковий, то він має право на його отримання в наступному році або на компенсацію при звільненні.

Порада

Щоб не порушувати вимоги ст. 11 Закону про відпустки і не накопичувати дні невикористаних відпусток, слід їх передбачати під час складання графіка відпусток.

Визначити кількість невикористаних відпусток можна, наприклад, по Журналу обліку відпусток або з особистих карток співробітників (типова форма №П-2).

ЕТАП 3. Визначення співробітників, які мають право на отримання відпустки у зручний час або в літній період

Для того щоб правильно встановити черговість відпусток, перш за все необхідно визначити співробітників, яким, згідно із законодавством, надано право використання відпустки у зручний для них час або в літній період.

Увага!

Графік відпусток складається з метою рівномірного розподілу відпусток всіх співробітників, щоб відсутність конкретної людини не позначалося на діяльності організації. Тобто співробітників, які мають право на використання відпустки у зручний для них час, необхідно також включати в графік черговості відпусток із зазначенням зручного для них періоду.

ЕТАП 4. Визначення можливого часу початку відпустки для співробітників, прийнятих у другому півріччі поточного року

Право співробітника на щорічну основну і додаткову відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи в організації. У разі надання зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком випадків, передбачених ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки (ч. 5, 6 ст. 10 Закону про відпустки).

Якщо співробітник ще не пропрацював шість місяців, то щорічну відпустку повної тривалості за бажанням самого працівника може бути надано тільки у випадках, визначених ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки.

Співробітники, які не вказані в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, прийняті у другому півріччі поточного року, будуть мати право на відпустку в залежності від дати прийому на роботу.

Визначаючи право співробітника на відпустку в календарному році, на який складається графік надання відпусток, слід враховувати один момент. У співробітника, прийнятого на роботу в поточному році, в наступному календарному році право на відпустку може виникнути двічі.

При наданні відпустки в одному календарному році, але за два різних робочих року, важливо, щоб другий відпустку був передбачений у графіку не раніше початку робочого року, за який надається відпустка.

ЕТАП 5. Складання керівниками структурних підрозділів проектів графіків відпусток структурних підрозділів

Навіть при невеликій чисельності співробітників в організації кадрова служба не завжди може самостійно скласти графік, і, в принципі, це недоцільно. Найзручнішою (і використовуваної в безлічі організацій) є схема, коли проекти графіків складаються в кожному структурному підрозділі окремо.

При такому підході керівники структурних підрозділів готують проекти графіків, в яких визначається черговість надання відпусток працівникам підрозділів. На підставі таких проектів кадрова служба складає зведений графік відпусток співробітників організації в цілому.

Крок 1. Повідомляємо керівників структурних підрозділів про термін підготовки графіків відпусток співробітників підрозділів, надаємо інформацію, необхідну для складання графіків

Щоб керівники підрозділів мали можливість враховувати всі вимоги Закону про відпустки, зокрема, збільшену тривалість відпусток окремих категорій працівників, право на відпустку у зручний час, стаж роботи, який дає право на відпустку, кадрова служба повинна надати керівникам підрозділів необхідну інформацію, наприклад, при допомоги повідомлення.

Крок 2. Керівник підрозділу проводить опитування працівників про час використання відпусток в наступному календарному році і розділі відпусток

На основі інформації, наданої в повідомленні, керівники підрозділів проводять опитування співробітників.

Терміни початку відпусток визначаються з урахуванням дати початку відповідного робочого року і стажу роботи, який дає право на відпустку (ст. 82 КЗпП, ст. 9 Закону про відпустки).

Побажання співробітників можуть бути оформлені у вигляді заяв або збиратися за допомогою анкет, опитувальних листків. Керівники підрозділів складають зведену відомість про періоди використання відпусток.

Щорічна відпустка за бажанням працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. Д. (Ч. 6 ст. 79 КЗпП і ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).

Наведені правові норми не пов'язують можливість розділу відпустки на частини з його видом - це щорічний основний або додатковий. Відповідно будь-який з них, на який співробітник має право, може бути поділений на частини. Необхідно враховувати побажання співробітника ще на етапі підготовки проекту графіка. Адже, якщо графік відпусток вже затверджений, то він є обов'язковим для виконання, як роботодавцем, так і працівником. Тому при наявності письмового підтвердження того, що в графіку відпустку був поділений за бажанням співробітника, роботодавець може не задовольнити прохання співробітника про надання відпустки повної тривалості.

Якщо в графіку був запланований відпустку повної тривалості, співробітник справе звернутися до роботодавця з проханням про їх розподіл на частини протягом робочого року з відповідним відображенням в графіку.

Як правило, більшість співробітників хоче йти у відпустку влітку або на початку осені, тому керівнику підрозділу доведеться співвіднести побажання працівників з інтересами виробництва та умовами законодавства про працю.

Крок 3. Керівник підрозділу враховує інтереси виробництва

При підготовці графіка для безперервно діючої організації кількість співробітників, необхідних для забезпечення її діяльності, має бути враховано.

Особливу увагу слід приділити визначенню черговості відпусток керівних співробітників, зокрема, керівників підрозділів. Необхідно передбачити, щоб під час відпусток таких співробітників на роботі залишалися їх заступники.

Крок 4. Керівник підрозділу враховує правила приєднання додаткових відпусток до основного

При складанні графіків слід враховувати, що відпустка надається за робочий рік, який відлічується від дати підписання трудового договору.

Щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від нього (ч. 2 ст. 10 Закону про відпустки). Тому порядок використання співробітником основної та додаткової відпусток слід з'ясувати на етапі підготовки проекту графіка.

Якщо співробітник бажає використовувати зазначені відпустки окремо один від іншого, необхідно пам'ятати, що запланувати їх потрібно з таким розрахунком, щоб вони були використані до закінчення робочого року (ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки).

Крок 5. Керівник підрозділу складає графік надання відпусток співробітників підрозділу, доводить до відома співробітників

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані до завершення робочого року (ч. 4 ст. Закону про відпустки).

У ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки передбачено правило необхідності узгодження між співробітником і роботодавцем конкретного часу щорічних відпусток у межах, установлених графіком. Це дозволяє стверджувати, що сторони повинні дійти згоди про час надання відпустки.

Довести, що співробітник брав участь в підготовці графіка і його інтереси та побажання були враховані, можна за допомогою декількох способів.

Перший спосіб полягає в тому, що форму графіка, який додається до повідомлення, доповнюють графою «З графіком ознайомлений, з черговістю згоден», в якій співробітник повинен поставити підпис. Це і буде служити відповідним підтвердженням. Якщо внаслідок деяких обставин (тривалості відрядження, хвороби, відпустки) проект графіка структурного підрозділу складався без урахування побажань (інтересів) когось із співробітників, слід отримати письмове підтвердження того, що працівник не проти запропонованого йому періоду відпустки.

Другий спосіб часто використовується в організаціях невеликих або неструктурованих. На етапі підготовки проекту графіка складається спеціальний лист-повідомлення, в якому співробітники власним підписом засвідчують, що вони ознайомлені з графіком і не протестують проти встановленої черговості.

Крок 6. Аналізуємо проекти графіків відпусток співробітників структурних підрозділів, при необхідності коригуємо, узгоджуємо зміни з керівниками підрозділів та працівниками

Фахівці кадрової служби аналізують проекти графіків, при необхідності коригують їх, наприклад, у разі, якщо при складанні графіків враховані в повному обсязі вимоги законодавства про працю або інтереси виробництва.

Відкориговані графіки обговорюються з керівниками відповідних підрозділів і безпосередньо з співробітниками.

ЕТАП 6. Складання, узгодження, затвердження графіка відпусток співробітників організації

Крок 1. Складаємо зведений графік відпусток співробітників організації

Завершивши роботу з усіма структурними підрозділами організації, кадрова служба приступає до формування зведеного, єдиного графіка. Саме він і є тим документом, передбаченим ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки та ч. 4 ст. 79 КЗпП.

Право на відпустку мають громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні і перебувають у трудових відносинах з організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором і у фізичної особи (ст. 2 Закону про відпустки та ст. 74 КЗпП). Відповідно, в проект графіка необхідно включати всіх найманих працівників, які працюють в організації, в тому числі, працівників, які не входять до складу структурних підрозділів (наприклад, керівник організації, його заступники, помічники керівника і ін.).

Слід врахувати, що в період відпусток в організації повинен залишатися той, хто має право підпису, зокрема, фінансових, кадрових документів.

Іноді з різних причин запланований період відпустки не збігається з фактичним. Тому в графіку слід передбачити графу для внесення інформації про перенесення відпустки, в якій зазначатиметься причина і нова узгоджена сторонами дата. Крім цього, можна доповнити графік графою «Примітки», куди вноситиметься інформація про використання лише частини запланованого в календарному році відпустки, що спростить роботу з підготовки проекту графіка в наступному році, а також інформація про заміну частини відпустки грошовою компенсацією, природно, з виконанням вимог ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки. Але тривалість наданої працівникові щорічної та додаткової відпусток не повинна бути меншою за 24 к. Д.

Крок 2. Погоджуємо графік відпусток з виборчим органом первинної профспілкової організації або з іншим представницьким органом трудового колективу

Складений графік узгоджується з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а в разі його відсутності - з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, наприклад Радою трудового колективу (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, ч. 4 ст. 79 КЗпП).

Має сенс направляти проект графіка для узгодження з супровідним листом, в якому слід вказати, зокрема, прохання про термін узгодження (наприклад, узгодити проект графіка до 26.12.2016).

Крок 3. Керівник організації затверджує зведений графік відпусток співробітників організації

Графік надання відпусток стверджує роботодавець (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

На заздалегідь оформленому грифі затвердження керівник організації ставить особистий підпис і дату затвердження. Датою затвердження графіка відпусток є дата його підписання.

Крок 4. Доводимо графік до відома співробітників організації

З затвердженим графіком повинні бути ознайомлені всі працівники організації (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Порядок цієї процедури законодавством не визначений, але зазвичай оформляється збором підписів в листі-ознайомленні з графіком в графі «Підпис співробітника» в самому графіку. Витяг з графіка відпусток може бути також направлено керівникам структурних підрозділів.