1. перевіряємо документ
2. Враховуємо бажання працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час
3. Категорії працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час
4. Враховуємо відпустки, не використані за попередні роки
5. Знайомимо працівників з графіком відпусток
6. Відповідальність за невиконання графіка відпусток або його відсутність
7. коментар кадровика

Журнал «Кадрове справа» № 12 грудень 2009

Грудень - це місяць, в якому будуються плани на майбутній рік. Одним з обов'язкових документів, який повинен бути прийнятий в цей період, є графік відпусток. Незважаючи на те, що графік розробляється щорічно, на практиці процедура його складання продовжує викликати безліч питань. Сьогодні ми відповімо на найпоширеніші з них. Наприклад, які види відпусток повинні бути відображені в графіку. Які категорії працівників мають право на відпочинок у зручний для них час? А також як врахувати відпустки, не використані в поточному році?

перевіряємо документ

Графік відпусток на 2010 рік, як випливає зі статті 123 Трудового кодексу, повинен бути затверджений не пізніше 17 грудня 2009 року. Оскільки до прийняття цього документа залишилися лічені дні, давайте зупинимося на тих моментах, які повинні бути в обов'язковому порядку враховані при його складанні *.

По-перше, в графіку повинні бути відображені не тільки щорічні основні оплачувані відпустки, а й додаткові (наприклад, за роботу зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, за особливий характер роботи, за ненормований робочий день ). При обчисленні загальної тривалості додаткові відпустки підсумовуються з основним (ст. 120 ТК РФ).

По-друге, тривалість щорічної оплачуваної відпустки не повинна бути меншою за встановлену законодавством. Слід пам'ятати, що окремим категоріям працівників покладаються основні оплачувані відпустки подовжені, тобто більше 28 календарних днів (наприклад, неповнолітнім - 31 календарний день (ст. 267 ТК РФ); інвалідам - ​​не менше 30 календарних днів **).

По-третє, при поділі відпустки на частини хоча б одна з його частин повинна бути не менше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ).

Крім того, слід звернути увагу на те, щоб відпустка була запланований в межах робочого року, за який він надається.

приклад

Олексій К. працює в ЗАТ «Техносвіт» з 2 березня 2008 року. У 2009 році він двічі брав відпустка за власний рахунок : З 1 по 21 квітня 2009 року (21 календарний день) і з 1 по 10 червня 2009 року (10 календарних днів). В результаті робочий рік, за який надається відпустка, у нього змістився на 17 календарних днів (14 днів відповідно до ст. 121 ТК РФ включаються в стаж, що дає право на відпустку, 17 - виключаються). Таким чином, при складанні графіка на 2010 рік чергову відпустку Олексію К. повинен бути запланований не раніше ніж з 19 березня 2010 року.

Враховуємо бажання працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час

При розробці графіка відпусток на майбутній рік слід пам'ятати, що окремим категоріям працівників у випадках, передбачених федеральними законами, відпустка надається у зручний для них час. До них відносяться, зокрема, працівники, перелічені в таблиці на стор. 52.

Категорії працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час

категорії працівників

підстава

Мають право на відпустку

неповнолітні

Ст. 122, 267 ТК РФ

У зручний для них час *

Працівники, які всиновили дитину (дітей) віком до трьох років

Ст. 122 ТК РФ

У зручний для них час

Вагітні жінки**

Ст. 122 ТК РФ

Перед відпусткою по вагітності та пологах або безпосередньо після нього *

Особи, які працюють за сумісництвом

Ст. 286 ТК РФ

Одночасно з відпусткою по основній роботі

Дружина (чоловік) військовослужбовця

П. 11 ст. 11 Федерального закону від 27 травня 1998 № 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців»

Одночасно з відпусткою військовослужбовця

Громадяни, які постраждали в результаті аварії на Чорнобильській АЕС

П. 5 ст. 14 Закону РФ від 15 травня 1991 № 1244-1 «Про соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок катастрофи на Чорнобильській АЕС»

У зручний для них час

Громадяни, які постраждали в результаті ядерних випробувань на Семипалатинському полігоні

П. 15 ст. 2 Федерального закону від 10 січня 2002 № 2-ФЗ «Про соціальні гарантії громадянам, які зазнали радіаційного впливу внаслідок ядерних випробувань на Семипалатинському полігоні»

У зручний для них час

Особи, нагороджені нагрудним знаком «Почесний донор Росії»

Ст. 11 Закону РФ від 9 червня 1993 № 5142-1 «Про донорство крові та її компонентів»

У зручний для них час

Інваліди війни, учасники ВВВ; ветерани бойових дій; особи, нагороджені знаком «Жителю блокадного Ленінграда»; особи, які працюють в період ВВВ на об'єктах протиповітряної оборони та інших військових об'єктах

Підпис. 17 п. 1 ст. 14,

подп. 13 п. 1 ст. 15,

подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2 і подп. 3 п. 3 ст.16,

подп. 9 п. 1 ст. 18,

подп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального

закону від 12 січня 1995 № 5-ФЗ

«Про ветеранів»

У зручний для них час

Герої СРСР, Герої РФ, повні кавалери ордена Слави

П. 3 ст. 8 Закону РФ від 15 січня 1993 № 4301-1 «Про статус Героїв Радянського Союзу, Героїв Російської Федерації і повних кавалерів ордена Слави»

У зручний для них час

Герої Соціалістичної Праці та повні кавалери ордена Трудової Слави

П. 2 ст. 6 Федерального закону від 9 січня 1997 № 5-ФЗ «Про надання соціальних гарантій Героям Соціалістичної Праці та повним кавалерам ордена Трудової Слави»

У зручний для них час

* У тому числі до закінчення шести місяців безперервної роботи у даного роботодавця.

** За бажанням чоловіка щорічну відпустку йому надається в період знаходження його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами незалежно від часу його безперервної роботи у даного роботодавця (ч. четверта ст. 123 ТК РФ).

Перш ніж заповнити в графіку відпусток *** графу № 6, рекомендуємо серед працівників пільгової категорії провести письмове опитування. У разі, якщо право на відпустку у зручний для працівника час залежить від певної події (наприклад, у сумісника - від надання відпустки за основним місцем роботи, у подружжя військовослужбовця - від дати надання відпустки чоловікові), доцільно заручитися документом, що підтверджує право на відпустку саме з тієї дати, про яку він заявляє. Наприклад, довідкою з основного місця роботи (для зовнішнього сумісника) або з місця служби чоловіка (для подружжя військовослужбовця).

Враховуємо відпустки, не використані за попередні роки

Проблема неотгуленних відпусток існує майже в кожній організації. Це пов'язано з тим, що дотримати повністю графік відпусток протягом календарного року, як правило, не представляється можливим. На практиці відпустку (або його частина) нерідко переноситься на інший термін у зв'язку з хворобою працівника (ст. 124 ТК РФ). Або з ініціативи роботодавця (наприклад, коли надання відпустки в поточному році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації) (ст. 124 ТК РФ). Але незалежно від кількості таких відпусток, їх тривалості і причин, за якими відпустка не був повністю використаний, право на них у працівника зберігається. Тому щоб не накопичувати відпустки (тим більше, що їх ненадання протягом двох років поспіль забороняється), невикористані за минулий час відпустки слід також включати в графік на черговий календарний рік. Як відобразити неотгуленние відпустки в графіку, див. На стор. 56.

Знайомимо працівників з графіком відпусток

Трудовий кодекс не передбачає ознайомлення працівників з графіком відпусток. Згідно із законом (ст. 123 ТК РФ) про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений під розпис не пізніше ніж за два тижні до його початку ****. Однак щоб працівники могли заздалегідь спланувати відпустки у встановлені графіком терміни, доцільно ознайомити їх із зазначеним документом заздалегідь *****. Це можна зробити за допомогою доданого до графіка відпусток листа ознайомлення. Або зафіксувати факт ознайомлення працівника з датою початку відпустки в самому графіку. Зразок наказу про внесення в уніфіковану форму № Т-7 додаткової графи для ознайомлення працівників см. На стор. 54.

Відповідальність за невиконання графіка відпусток або його відсутність

Як випливає зі статті 123 Трудового кодексу, графік відпусток є нормативним актом, який повинен бути у кожного роботодавця в обов'язковому порядку. Крім того, виконання цього документа є обов'язковим як для роботодавця, так і для працівників. Однак як показало опитування на сайті www.kdelo.ru ******, у багатьох організаціях такий документ є, але носить формальний характер: фактично відпустки надаються за заявами співробітників. А у деяких роботодавців графік відпусток взагалі відсутня. Це є прямим порушенням вищеназваної норми Трудового кодексу. Звертаємо вашу увагу, що за відсутність графіка відпусток або його невиконання посадових осіб загрожує штраф на суму від 1000 до 5000 рублів, а організаціям - від 30 000 до 50 000 рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).

коментар кадровика

Галія Измалкова, начальник відділу кадрів ТОВ «Рісар» (Республіка Татарстан, м Казань):

- Згідно із законом (ст. 122, 124 ТК РФ) відпустка повинна надаватися щорічно, а перенесення на наступний рік допускається тільки у виняткових випадках. У той же час на практиці нерідко трапляється, коли співробітнику доводиться оформляти відпустки відразу за кілька років. Виникає питання: в якому порядку повинні бути відображені періоди, за які надаються відпустки, і скільки наказів потрібно видавати? Відповідаю. Послідовність надання відпусток доцільно вказувати в хронологічному порядку, так, як це відображено в графіку. Спочатку вибрати все відпустки за попередні роки, потім надати відпустку за поточний рік. Оформити всі відпустки можна окремими наказами (за уніфікованими формами № Т-6 і № Т-6а) або одним наказом. Але щоб оформити відпустки за кілька років одним наказом, слід мати на увазі, що форму № Т-6 потрібно доповнити відповідними графами. Постанова Держкомстату Росії від 24 березня 1999 № 20 дозволяє це робити. Внесені в уніфіковану форму зміни повинні бути оформлені організаційно-розпорядчим документом (наприклад, наказом роботодавця).

* Докладно про те, як скласти графік відпусток, ми розповідали в № 12, 2008.

** Стаття 23 Федерального закону від 24 листопада 1995 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів в Російській Федерації».

*** Графік відпусток складається за уніфікованою формою № Т-7, затвердженої наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1.

**** Як повідомити працівника про початок відпустки, читайте в № 8 2009 .

***** Ознайомлення з графіком відпусток не виключає обов'язки роботодавця повідомляти працівника про початок відпустки за два тижні.

****** Результати опитування ви можете подивитися тут .