1. Коли потрібні такі довіреності?
2. Кому видавати?
3. Як оформити довіреність?
4. Термін дії
5. Реєстрація, облік і зберігання

В опитування про використання довіреностей на одержання або видачу товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) заслуговує на серйозну увагу. Якщо ТМЦ будуть передані неналежного особі, то факт отримання товару, можливо, доведеться встановлювати в судовому порядку. Крім того, у продавця є великі ризики не отримати гроші, що належать за товар. Те ж саме стосується передачі товару покупцеві неналежною особою з боку продавця. У статті ми розглянемо правила оформлення довіреностей на видачу і отримання ТМЦ, а також порядок їх реєстрації.

Довіреністю визнається письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (так сказано в п. 1 ст. 185 ЦК України). Ми розглянемо такі види довіреностей, які звичайно використовуються при передачі / отриманні товару:

• довіреність на отримання ТМЦ представником покупця;
• довіреність на видачу ТМЦ та підписання необхідних документів представником продавця (або постачальника). Вона використовується рідше, тому викликає більше запитань у практиків.

Коли потрібні такі довіреності?

Як правило, довіреність на отримання ТМЦ є документом, що підтверджує повноваження покупця отримати товар від продавця по договором купівлі-продажу або поставки товару 1 .

У договорі сторони можуть передбачати інші умови, ніж ті, які вказані в ст. 458 ГК РФ, і на свій розсуд прописати момент виконання зобов'язання з передачі товару покупцеві. Таким моментом може бути:

• передача товару на складі продавця;
• передача товару на складі покупця;
• передача товару в іншому місці доставки, узгодженому сторонами. Всі можливі місця доставки при цьому повинні бути перераховані в договорі.

При отриманні представником покупця товару продавець має право перевірити документи, що підтверджують його повноваження. Таким документом на практиці є, як правило, довіреність.

Винятком є ​​передача товару на складі покупця. У цій досить поширеною ситуації мається на увазі, що на складі не можуть працювати чужі люди, і в будь-якому випадку вони є працівниками покупця - матеріально відповідальними особами, які діють в рамках своїх трудових обов'язків. Таким чином, організація-покупець як сторона договору діє через своїх працівників. Їй не потрібно додатково оформляти на співробітників довіреності на отримання товару.

приклад 1

Згорнути Показати

ТОВ «Постачальник» уклало договір поставки продовольчих товарів з ТОВ «Покупець». У розділі «Умови доставки товарів» було зазначено: «Постачальник зобов'язується поставити вказане в заявці Покупця кількість Товарів шляхом їх доставки на склад Покупця, що знаходиться за адресою: м Москва, вул. Красноказарменная, д. 4, протягом 5 (п'яти) робочих днів з дати отримання заявки Покупця ».

ТОВ «Постачальник» своїм автотранспортом доставило товар на склад покупця у встановлений термін. Далі працівники ТОВ «Покупець» зафіксували прибуття автотранспорту ТОВ «Постачальник» і після розвантаження почали приймання товару.

У представника ТОВ «Постачальник» не виникло сумнівів в тому, що товари приймають відповідальні працівники з боку ТОВ «Покупець», оскільки вони продемонстрували йому пам'ятку приймальника товарів, що є додатком до трудового договору. В цьому випадку необхідності подання довіреності для підтвердження повноважень представника ТОВ «Покупець» не було потрібно. Ці повноваження були очевидними.

В даному випадку комірник, який приймає товар на складі покупця, явно є його представником. Повноваження конкретного фізичної особи діяти від імені юридичної особи може бути очевидним і в ряді інших аналогічних випадків: продавець або касир в роздрібному магазині і т.п. (П. 1 ст. 182 ЦК України).

приклад 2

Згорнути Показати

ТОВ «Постачальник» централізовано поставило товари в ТОВ «Покупець». Приймання проводилася на складі ТОВ «Покупець» його працівниками - матеріально відповідальними особами. Співробітники, які безпосередньо брали товари, проставили свої підписи про отримання ТМЦ на примірниках товарних накладних, а також продемонстрували представнику ТОВ «Постачальник» друк ТОВ «Покупець» і поставили її відбиток у документах. Представник постачальника, враховуючи, що печатка організації не може перебувати у сторонніх осіб, не вимагав пред'явлення довіреності на отримання ТМЦ. На його думку, необхідність в цьому відсутня.

Однак договором була передбачена можливість самовивозу товарів зі складу постачальника силами і транспортом ТОВ «Покупець». У такій ситуації якби представники покупця брали товари на складі ТОВ «Постачальник», то крім того, що скріпляє товарною накладною печаткою ТОВ «Покупець» надали б працівникам постачальника супровідний лист такого змісту:

У Примері 2 ми показали випадок, коли повноваження представників покупця свідчать з обстановки, а також, як при необхідності можна повідомити постачальнику зразок печатки організації-покупця.

Кому видавати?

Обмежень кола осіб, яким може бути видана довіреність на отримання ТМЦ, законодавство не передбачає. Довіреність може бути видана як працівникові, так і особі, яка не значиться в штаті організації-покупця.

В такому випадку може виникнути справедливе запитання: а навіщо видавати довіреність працівнику організації? Адже те, що він працює в організації-покупця і в його обов'язки входить приймання товару, відображено в його трудовому договорі, посадової інструкції, а може, і в локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції про порядок приймання товару. Тобто його повноваження на отримання товару можна підтвердити і без видачі спеціального доручення.

Щоб відповісти на це питання, слід перш за все звернутися безпосередньо до договору, оскільки ми відзначили, що якщо отримання товару здійснюється на складі продавця або в іншому місці доставки товару, узгодженому сторонами в тексті договору, але відмінного від складу покупця і від складу продавця, то продавець не може бути впевнений, що до нього за товаром приїхав саме представник покупця і що він передає товар належному особі. Більш того, повноваження покупця в даному випадку не свідчать з обстановки, як це можливо при отриманні товару на складі покупця.

Таким чином, якщо працівник покупця не є керівником цієї організації, то представляти її перед будь-якими третіми особами він може тільки за дорученням (п. 1 ст. 182 ЦК України). Отже, її пред'явлення продавцю при отриманні товару є обов'язковим.

Як ми встановили, довіреність на отримання ТМЦ може бути видана і особам, які не перебувають в штаті організації-покупця. На практиці такий варіант не є рідкістю. В основному це відбувається у випадках, коли здійснюється разова купівля-продаж або поставка невеликої партії товару, а для цього можна залучити і сторонньої людини. Інша справа, що така людина для покупця не буде матеріально відповідальною особою. А це суттєвий ризик покупця - не одержати призначений йому товар, але мати при цьому зобов'язання його оплатити, а потім намагатися притягнути до відповідальності особу в судовому порядку (і не в рамках трудових відносин, що було б набагато легше).

Крім того, договором може бути передбачена доставка товару силами транспортної компанії, тобто продавець передає товар представникам такої компанії за окремим договором перевезення або договором транспортної експедиції. Довіреність на конкретну особу, яка має право отримувати ТМЦ, видає в такому випадку транспортна компанія. Причому в цій ситуації також відсутні обмеження по колу осіб, тобто дана компанія може видати довіреність як своєму працівникові, так і іншій особі.

Як оформити довіреність?

Будь-яке доручення, що видається від імені організації, складається в письмовому вигляді в довільній формі з дотриманням вимог ст. 185-187 ГК РФ. Так, обов'язковими вимогами до составляемой організацією довіреності є:

• письмова форма (п. 1 ст. 185 ЦК України);
• наявність дати видачі (п. 1 ст. 186 ЦК України);
• наявність підпису керівника чи іншої особи, уповноваженої на це установчими документами організації, а в разі видачі довіреності організацією, заснованою на державній або муніципальній власності, - також підписи головного (старшого) бухгалтера (п. 5 ст. 185 ЦК України);
• наявність печатки організації (п. 5 ст. 185 ЦК України).

Якщо вказати в довіреності лише перераховані в ГК РФ реквізити, то вона не буде повноцінним документом. У зв'язку з цим опишемо і інші необхідні реквізити довіреності:

• найменування та емблема організації (на практиці зазвичай вказуються на бланку);
• найменування документа - «Довіреність»;
• реєстраційний номер документа (не обов'язковий, але бажаний);
• дату прийнято писати прописом (не тільки місяць, але і день, рік);
• місце видачі довіреності - населений пункт;
• текст довіреності, що включає в себе:
  • повне (додатково можна вказати і скорочене) найменування організації-довірителя, а також адреса її місця знаходження, дата і місце державної реєстрації, основний державний реєстраційний номер, ідентифікаційний номер платника податків;
  • посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка підписує довіреність від імені організації;
  • прізвище, ім'я, по батькові довіреної особи, що засвідчує особу документ та його реквізити, адреса реєстрації за місцем проживання;
  • обсяг повноважень: перелік угод, для здійснення яких видається довіреність, вказівка ​​на третю особу, перед яким довірена особа буде представляти інтереси довірителя, вказівка ​​на те, які документи має право підписувати довірена особа і які ще дії може виконувати;
• термін дії довіреності;
• відомості про видачу довіреності з правом передоручення (якщо таке право надається);
• зразок підпису довіреної особи.

приклад 3

Оформлення довіреності на отримання ТМЦ в довільній формі

Згорнути Показати

У практиці роботи торговельних організацій часто застосовуються уніфіковані форми довіреностей на одержання ТМЦ № М-2 або № М-2а, затверджені наказом Мінстату України від 30.10.1997 № 71а. Видача таких довіреностей передбачається і діючої в даний час в частині, що не суперечить ГК РФ, Інструкцією Мінфіну СРСР від 14.01.1967 № 17 «Про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і відпуску їх за довіреністю» (далі - Інструкція).

Застосування зазначених уніфікованих форм не є обов'язковим. Покупець може використовувати і іншу форму довіреності, більш звичну для нього. Проте він повинен вказати в ній всі необхідні реквізити відповідно до вимог чинного законодавства.

Зверніть увагу, зараз не підлягають застосуванню наступні положення пунктів 1, 3 і 4 Інструкції, які не відповідають ГК РФ:

• видача довіреностей виключно працівникам організації;
• підписання довіреностей особами, уповноваженими керівником (заступником керівника) і головним бухгалтером, з оформленням права підпису довіреності наказом;
• заборона видачі довіреностей без зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані;
• обмеження терміну дії довіреності п'ятнадцятьма днями, календарним місяцем, календарним кварталом.

Більш того, зовсім недавно ВС РФ рішенням від 06.06.2011 № ГКПІ11-617 визнав нечинним абз. 2 п. 1 Інструкції, в якому, зокрема, йдеться про те, що видача довіреностей особам, які не працюють на даному підприємстві (організації, установі), не допускається.

Проте, з огляду на вимоги Інструкції, що не суперечать чинному законодавству, уніфіковані форми довіреностей на одержання ТМЦ оформляються з деякими особливостями:

• в довіреності необхідно чітко перерахувати ТМЦ, одержувані від певного постачальника і по конкретному документу (нарядом, рахунком, договором, замовленням, накладною або іншим їх замінює документу) або декількох документах, при цьому потрібно вказати номера і дати цих документів (п. 2 Інструкції) .
  Перелік підлягають отриманню ТМЦ, передбачений на звороті довіреності, заповнюють в тих випадках, коли в документі на відпуск цінностей, зазначеному на лицьовій стороні, не наведено найменування і кількість ТМЦ. Якщо ж такий список є, то перелік цінностей на зворотному боці доручення прокреслюється буквою Z;
• реєстрація та облік довіреностей ведеться бухгалтерією (п. 3 Інструкції);
• особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного отримання ТМЦ (або їх частини) подати в бухгалтерію документи про виконання доручень і про здачу ТМЦ на склад або матеріально відповідальній особі (п. 7 Інструкції);
• довіреність поряд з керівником організації повинна бути підписана головним бухгалтером.

Про необхідність підпису головбуха скажімо докладніше. На перший погляд, така вимога спірно, якщо довіреність видає компанія, не заснована на державній або муніципальній власності. За великим рахунком, воно не відповідає п. 5 ст. 185 ГК РФ. Спробуємо розібратися.

Так, відповідно до п. 3 ст. 7 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання. Довіреність, в свою чергу, не є ні фінансовим, ні розрахунковим документом. Однак згідно з п. 8 Інструкції головний (старший) бухгалтер зобов'язаний забезпечити:

• контроль за дотриманням правил оформлення, видачі та реєстрації довіреностей;
• інструктаж осіб, які отримують доручення, про порядок подання бухгалтерії документів про виконання доручень за дорученням;
• своєчасний контроль на основі прибуткових документів (прибуткових ордерів, прийомних актів тощо) за використанням довіреностей;
• контроль за своєчасним поданням прибуткових документів в межах терміну дії довіреності або поверненням довіреності при її невикористанні.

Отже, вимогою про наявність в довіреності на отримання ТМЦ за уніфікованою формою підпису головного (старшого) бухгалтера нехтувати не варто.

Термін дії

Термін дії будь-якої довіреності, у тому числі і на отримання ТМЦ, не повинен перевищувати трьох років. Якщо ж в довіреності термін її дії взагалі не вказано, то вона зберігає силу протягом року з дня її вчинення (п. 1 ст. 186 ЦК України). Відповідно, день її здійснення (дата видачі) повинен бути в ній вказано в обов'язковому порядку. Довіреність, в якій не вказана дата її складання, незначна.

Звичайно, зручніше видати довіреність на максимальний термін. Однак зробити це не завжди можливо. Наприклад, якщо товар поставляється централізовано і кожен раз перелік одержуваного товару відрізняється від попереднього, то і узагальнити його не завжди представляється можливим. Крім того, постачальники часто просять залишити їм оригінал довіреності, щоб долучити його до підписаної довіреною особою накладної.

приклад 4

Заповнення довіреності на отримання ТМЦ за уніфікованою формою № М-2

Згорнути Показати

Реєстрація, облік і зберігання

Інструкція зобов'язує бухгалтерію організації реєструвати довіреності на отримання ТМЦ за уніфікованими формами № М-2 і № М-2а. Необхідно це перш за все для того, щоб мати можливість контролювати рух цінностей і дії матеріально відповідальних осіб.

Згідно п. 6 Інструкції видані довіреності реєструються в корінці книжки довіреностей, тобто у відривній частині довіреності за формою № М-2. До початку видачі довіреностей все листи книжки повинні бути пронумеровані. На останньому аркуші книжки за підписом головного (старшого) бухгалтера робиться напис:

приклад 5

Згорнути Показати

Якщо компанія часто видає довіреності на отримання ТМЦ, то їх можна реєструвати в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі «Облік виданих доручень» за зразком, також затвердженим Інструкцією. В цьому випадку для складання самих доручень використовується форма № М-2а.

Розглянемо приклад заповнення Журналу обліку виданих довіреностей (він складений за формою № М-3, затв. Постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 № 241. Ця постанова втратила чинність в частині застосування цікавлять нас форм, але журнал багато хто продовжує складати саме за цією формою) .

приклад 6

Заповнення Журналу обліку виданих довіреностей

Згорнути Показати

Книжки довіреностей за Уніфікованими формами и журнали «Облік видання довіреностей» повінні зберігатіся у особини, відповідальної за реєстрацію довіреностей. Навіть якщо ваша організація застосовує не уніфіковані форми довіреностей, а розроблені самостійно, реєструвати і враховувати їх все одно потрібно.

Відповідно до п. 7 Інструкції особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного отримання цінностей, незалежно від того, чи отримані ТМЦ за дорученням повністю або частково, подати до бухгалтерії документи про виконання доручень і про здачу на склад або відповідного матеріально відповідальної особи отриманих ним ТМЦ.

Незалежно від того, які форми довіреностей на одержання ТМЦ використовує організація, вони зазвичай передаються постачальникам і залишаються у них разом з другим примірником товарною накладною або іншого документа, що підтверджує передачу товару.

фрагмент документа

Згорнути Показати

Довіреності, незалежно від терміну їх дії, відбираються постачальником при першому відпуску товарно-матеріальних цінностей. У разі відпуску товарно-матеріальних цінностей частинами, на кожний частковий відпуск складається накладна (приймально-здавальний акт або інший аналогічний документ) з вказівкою в ній номера довіреності та дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або його замінює) передається одержувачу товарно-матеріальних цінностей, а інший - підкладається до залишилася у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за виконанням відпустки цінностей згідно з довіреністю, а також для пред'явлення рахунку споживача.

Після закінчення відпустки товарно-матеріальних цінностей довіреність здається в бухгалтерію разом з документами на відпуск останньої партії цінностей за що здається довіреності.

Однак Інструкцією передбачені і випадки повернення довіреностей видав їх особі:

1. при анулювання довіреності (скасування довіреності особою, яка її видала): при позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей за виданими йому дорученнями, термін дії яких ще не минув, довіреність у такої особи відбираються, при цьому одержувач товарно-матеріальних цінностей негайно доводить до відома постачальника про анулювання відповідних довіреностей. У цих випадках за відпустку цінностей за анульованими довіреностями відповідальність буде нести вже постачальник (п. 5 Інструкції). У подібних випадках про скасування довіреності необхідно сповіщати і довірена особа, якій вона була видана (ст. 189 ЦК України);
2. при невикористанні довіреності: невикористані довіреності повинні бути повернуті що їх видала на наступний день після закінчення терміну дії довіреності. Про повернення невикористаної довіреності робиться відмітка в корінці книжки довіреностей або в журналі обліку виданих довіреностей в графі «Відмітки про виконання доручень» (п. 7 Інструкції).

Видані довіреності повинні зберігатися відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558, далі - Перелік). Але і в цьому питанні є деякі винятки.

Незалежно від того, в якій формі видана довіреність - в уніфікованої або довільної, загальний термін зберігання довіреностей на одержання ТМЦ (зберігаються, як правило, організаціями - постачальниками товару), включаючи анульовані довіреності на отримання ТМЦ (зберігаються, як правило, організаціями - одержувачами товару ), згідно зі ст. 412 Переліку становить 5 років (за умови проведення перевірки (ревізії).

Однак про термін зберігання невикористаних довіреностей на одержання ТМЦ (зберігаються організаціями - одержувачами товару) в Переліку нічого не вказано. А ось Інструкція про них говорить наступне:

фрагмент документа

Згорнути Показати

Пункт 7 інструкції Мінфіну СРСР від 14.01.1967 № 17 «Про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і відпуску їх за довіреністю»

Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом «не використано» і зберігаються до кінця звітного року у особи, відповідальної за їх реєстрацію. Після закінчення року такі невикористані довіреності знищуються зі складанням про це відповідного акта.

Є правовий принцип: «спеціальний закон скасовує (витісняє) загальний закон». Суть його в тому, що в разі конкуренції норм загального та спеціального характеру перевагу при тлумаченні і застосуванні повинна віддаватися спеціальним нормам. Інструкція по відношенню до Переліку є спеціальним нормативним актом, тому з питання про термін зберігання невикористаних довіреностей на одержання ТМЦ перевага повинна віддаватися їй. Однак, якщо з якихось причин організації потрібно зберігати невикористані довіреності на отримання ТМЦ довше передбаченого Інструкцією терміну, то ніхто не зможе їй заборонити, тільки бажано регламентувати дане питання в локальних нормативних актах з чітким обґрунтуванням необхідності такого зберігання.