1. Коли і чому потрібна автоматизація документообігу в компанії?
2. Яке рішення вибрати для автоматизації документообігу?
3. Автоматизовані системи документообігу: поради щодо вибору
4. Впровадження системи для автоматизації документообігу: етапи, терміни, гроші
5. Економічна ефективність - міф чи реальність?

Автоматизація документообігу - не просто засіб оптимізації внутрішніх процесів , Це можливість отримати перевагу в умовах жорсткої конкуренції. Системи автоматизованого документообігу допомагають прискорити процеси, дають керівникам цільну картину по роботах компанії для прийняття як оперативних, так і стратегічних рішень.

У цій статті розглянемо питання, з якими неминуче стикаються компанії при прийнятті рішення про впровадження електронного документообігу.

Коли і чому потрібна автоматизація документообігу в компанії?

Документи та інша корпоративна інформація є неабияку цінність, так само, як і матеріальні ресурси. Щоб бути конкурентним, потрібні сучасні підходи до обробки документів, при цьому важливо приділяти достатню увагу питанням інформаційної безпеки.

• документи постійно губляться;
• накопичується безліч документів, призначення і джерело яких не ясні;
• часто порушується конфіденційність - інформація потрапляє в чужі руки;
• витрачається маса часу на пошук потрібного документа і формування комплекту;
• створюється кілька копій одного і того ж документа - на папір і копіювання витрачається чимало коштів;
• підготовка та узгодження документів забирають багато часу.

Впровадження системи автоматизації електронного документообігу дозволяє вирішити всі ці проблеми, а також:

• забезпечується злагоджена робота всіх підрозділів;
• підвищується продуктивність праці співробітників за рахунок скорочення часу на створення, обробку та пошук документів;
• підвищується оперативність доступу до інформації;
• налаштовується розмежування доступу до документів.

Автоматизована система документообігу підвищить ефективність процесів будь-якої організації, незалежно від масштабу і типу власності.

Яке рішення вибрати для автоматизації документообігу?

Кожен виробник систем автоматизації електронного документообігу, каже, що його продукти самі функціональні, зручні та ефективні. Проте, потрібно звернути увагу на основні змогу оцінити потреби:

• автоматизація діловодства - вирішується лише певний клас задач, і, як правило, повноцінної маршрутизації потоків робіт не передбачається;
• управління потоками робіт - забезпечується автоматизацію бізнес-процесів, управління послідовністю дій в рамках процесу;
• організація і управління архівами документів - це структуроване зберігання і управління документами, причому як електронними, так і паперовими;
• електронне управління документами (системи електронного документообігу (СЕД)) - об'єднуються можливості управління документами і процесами, при цьому закриваються різні напрямки документообігу: діловодство, договори, проекти і т.д.
• управління ресурсами підприємства (системи класу ERP) - існує помилкова думка, що ERP-рішення закривають всі проблеми документообігу на підприємстві, проте це не так. ERP-системи призначені для автоматизації виробничого документообігу, а не управлінського, і найбільш ефективне рішення - інтеграція ERP і системи автоматизації документообігу.

Часто замовник приходить з певною проблемою, вислухавши її, виробник пропонує свою суперсистему, яка вирішить цю та всі інші завдання. В результаті компанія витрачає гроші, часто немалі, на автоматизацію документообігу, але не отримує того, що в дійсності потрібно. Програмний продукт може бути дійсно хорошим, але спочатку призначався для вирішення завдань іншого класу.

Постараємося дати кілька рекомендацій, які допоможуть уникнути типових помилок на етапі вибору.

Автоматизовані системи документообігу: поради щодо вибору

1. Визначтеся, вирішення яких завдань ви хочете доручити системі автоматизації документообігу. Якщо в штаті організації немає фахівців, здатних самостійно визначити клас програмного продукту, то краще звернутися за допомогою до консультанта. Для початку можна подивитися огляди, що публікуються в спеціалізованій пресі та на сайтах спільнот ІТ-фахівців.
2. Вивчіть по можливості всі пропозиції постачальників. Звертайте увагу не тільки на наявність необхідної функціональності, але і на масштабованість - щоб в подальшому модно було розширити можливості й охоплення співробітників.
3. Проаналізуйте з консультацією технічного фахівця можливості програмно-апаратної платформи: які СУБД підтримуються, чи є можливість організувати розподілену роботу, наскільки легко система буде інтегруватися в ІТ-оточення компанії.
4. Вибирайте рішення, які легко налаштовуються, розширюються і масштабуються (тобто забезпечують захист інвестицій), які зручні у використанні, мають ергономічним інтерфейсом користувача.
5. Перевірте систему автоматизації документообігу в дії. Напевно, у виробника є демоверсія або варіант поставки з оціночними ліцензіями - встановіть її у себе і перевірте в дії до того, як будете купувати.
6. Необов'язково відразу купувати потужну дорогу СЕД. Процес організації електронного документообігу може відбуватися поетапно - спочатку можна впровадити просту систему, яку в подальшому можна розвивати за рахунок масштабування і додавання нових можливостей.

Впровадження системи для автоматизації документообігу: етапи, терміни, гроші

Терміни проекту автоматизації документообігу залежать від безлічі факторів:

• Клас системи.

  Рішення для автоматизації діловодства, що складається з одного робочого місця секретаря, можна впровадити за тиждень. Впровадження системи класу ERP може зайняти цілий рік, причому необов'язково, що число робочих місць буде великим.

• Масштаб впровадження.

  Термін впровадження системи автоматизації електронного документообігу, природно, залежить від числа користувачів і серверів. Всіх майбутніх користувачів необхідно навчити, на всіх персональних комп'ютерах і серверах - встановити і налаштувати програмне забезпечення.

• Зручність настройки і адаптації.

  Адаптація рішення відповідно до вимог замовника (іноді використовують термін «кастомизация») можлива двома способами - проста настройка і зміна програмного коду. Якщо система адаптується шляхом зміни налаштувань, то процес адаптації проходить швидше.

Процес організації документообігу на будь-якому підприємстві складається з декількох етапів:

• Дослідження організаційної структури підприємства, виявлення основних бізнес-процесів, потоків робіт і формальний опис схеми руху документів.
• Складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів, надання вказівок.
• Адаптація автоматизованої системи документообігу на основі інформації, отриманої на етапі обстеження.
• Установка програмного забезпечення і дослідна експлуатація.
• Остаточне налаштування електронного документообігу на підприємстві з урахуванням недоліків, виявлених під час дослідної експлуатації.
• Навчання персоналу організації.

Деякі з цих етапів можуть йти паралельно. Особливу увагу слід звернути на навчання персоналу - не слід економити на цьому етапі, так як в разі непідготовленості користувачів навіть найдосконаліша система документообігу буде малоефективна.

Залежно від перерахованих факторів автоматизація документообігу може зайняти від 2 тижнів до півроку.

Окремого розгляду заслуговує вартість електронного документообігу .

Ціна проекту залежить від декількох факторів: класу системи, функціональних і технологічних можливостей, масштабу організації електронного документообігу. Загальна вартість складається з вартості ліцензій на ПЗ, вартості робіт, що проводяться підрядниками при впровадженні.

Сума, витрачена на впровадження, часто перевищує сумарну вартість ліцензій на ПЗ - до цього потрібно бути готовим. Економити на проекті впровадження - свідомо програшна стратегія. Ефективність системи в переважній більшості випадків залежить від правильного застосування: важливо врахувати всі вимоги і прийти до оптимизирующим рішенням.

Економічна ефективність - міф чи реальність?

Питання економічної ефективності автоматизації документообігу піднімаються все частіше в. Кількісно оцінити економічну ефективність від впровадження системи автоматизації документообіг досить складно, так як доводиться враховувати велику кількість чинників і обробляти значний обсяг інформації.

Чим масштабніша документообіг на підприємстві, тим складніше оцінити його економічну ефективність. На основі емпіричних даних шляхом експертного аналізу можна оцінити економічний ефект, але ми не будемо зупинятися на математичних викладках. Виділимо основні чинники, що впливають на економічний ефект.

• Якщо система обрана правильно і процес впровадження пройшов успішно, то за рахунок скорочення часу на виконання рутинних операцій по роботі з документами співробітники можуть більш ефективно використовувати робочий час і виконувати більший обсяг робіт.
• Системи електронного документообігу дозволяють оптимізувати діяльність окремих підрозділів підприємства і всієї організації в цілому. Багато системи дозволяють отримувати аналітичну інформацію, яка використовується для прийняття багатьох важливих управлінських рішень.
• Керівники компаній отримують зручний інструмент моніторингу і контролю виконавської дисципліни співробітників. Своєчасний перерозподіл ресурсів, об'єктивна оцінка трудомісткості і навантаження на підрозділи, можливість контролювати окремо взяті процеси - все це сприяє зростанню особистої відповідальності кожного співробітника.

Існують і інші вигоди, які дає система автоматизації докуменооборота. Вони не завжди явні, але, безумовно, так само впливають на ефективність діяльності організації в цілому. Мова про те, що підвищується рівень професійної підготовки персоналу, зростають амбіції співробітників, прищеплюється культура використання сучасних інформаційних технологій.