1. Порядок передачі справ в нові руки
2. Особливості заповнення наказу про передачу справ
3. зміст акта
4. Посади, на яких обов'язково передавати справи наступнику

Як виглядає акт про передачу і прийом справ при звільненні, і які розділи в нього входять? Який порядок цієї процедури? На яких посадах потрібно обов'язково передавати свої справи новим співробітникам? У всіх цих питаннях важливо розібратися і кадровим працівникам, і роботодавцям, і навіть самим звільняти.

Порядок передачі справ в нові руки

Коли людина звільнилася, то іноді йому треба відзвітувати про те, на якій стадії знаходяться справи, якими він займався до догляду. Разом з цим також проводиться передача справ наступнику. Але якщо колишній підлеглий не встиг направити свої рекомендації та інформацію по роботі новому співробітнику, то начальник не має права затримувати першого на його місці після розрахунку і виходу наказу.

Загальний порядок перенаправлення справи новому підлеглому:

1. Зареєструвати розпорядження про передачу.
2. Перевірити бланки суворої звітності, обладнання, і так далі.
3. Провести аналіз обліку коштів (якщо людина займала посаду бухгалтера).
4. Направити документацію наступнику.
5. Начальник і новий співробітник підписують акт передачі справ при звільненні.
6. Даний документ відправляють на зберігання в канцелярію або кадровий відділ.

Перенаправлення всіх паперів і обладнання повинно проводитися в день укладення трудового договору з новим підлеглим.

Якщо людина, яка звільняється, не встиг передати документацію, і наступника ще не знайшли, то ці справи покладаються на керівника або на іншого працівника. У другому випадку на підлеглого потрібно оформити наказ про суміщення посад, і призначити надбавку до зарплати.

Особливості заповнення наказу про передачу справ

Приклад складання документа.

Наказ про перенаправлення всієї робочої документації складається директором організації. У правових актах не сказано, що це необхідно, тому чітких вимог щодо складання указу немає.

Загальна структура наказу:

1. У шапці документа найменування компанії, місто, число і номер розпорядження.
2. Назва указу (про прийом-передачу справ).
3. Причина випуску розпорядження (розірвання контракту, зміна посади і так далі).
4. ПІБ віддає і приймає.
5. Час, в яке треба передати справи.
6. Місце, відведене для цього (приймальня, кабінет).
7. ПІБ людини, який відповідає за процес і склав акт про передачу.
8. Число, в яке документ про перенаправлення справ повинен бути готовий.

Крім того, в список входять наступні пункти:

1. Опис паперів.
2. Результати перевірок, аналізів робочих документів і обладнання, які були проведені.
3. Підпис і повне ім'я генерального керівника, а також всіх людей, які були вказані в розпорядженні про передачу.

Це стандартна форма наказу, в залежності від спрямованості організації можуть додаватися інші розділи.

Нюанс! Максимальний період, який може бути відведений на передачу справ - це 3 місяці.

Максимальний термін на передачу поточних робочих процесів зазвичай встановлюють, якщо компанія переходить до іншого власника, а той має право розірвати контракт з керівництвом і бухгалтерами через 3 місяці після вступу в права власності відповідно до 75-ї статті ТК РФ.

зміст акта

Зразок акту прийому передачі справ при звільненні.

Дана папір також не має чітко визначеного плану складання, по суті це опис вчинених дій в компанії. Для підтвердження останніх використовуються додаткові документи.

Що повинно бути відображено в акті:

• ведення чекової і касової книг;
• складання бухгалтерського обліку;
• умови зберігання грошей;
• складання договорів, виписок з банку;
• як подавався бухгалтерський звіт в інстанції;
• список проведених фінансових операцій (чеки, векселі, і так далі).

Залежно від специфіки компанії, в акті можуть відображатися і інші дані. Деякі приклади цього паперу містять інформацію про стан устаткування на момент направлення справ.

Акт прийому і передачі документів при звільненні складають члени, які входять до комісії, їх призначає директор компанії. Повний список імен цих людей повинен бути зазначений в документі.

Для довідки! Якщо додаються паперів багато, то сторінки потрібно пронумерувати.

Посади, на яких обов'язково передавати справи наступнику

На деяких вакансіях люди повинні здійснювати перенаправлення документації новому співробітнику після закінчення своєї роботи. У більшості випадків передача справ - процес формальний, і не обов'язковий.

Посади, при догляді з яких люди повинні направляти справи наступникам:

• керівник;
• службовець кадрового відділу;
• головний бухгалтер (4-я частина, 4-я глава Федерального закону 402);
• підлеглий, за яким закріплена матеріальна відповідальність;
• директор відділу.

Однак, навіть якщо співробітник, що працює на одній з посад, не встиг передати всі справи, то продовжувати це робити після виходу наказу і розрахунку він не зобов'язаний.