1. Інвентаризація в магазині
2. Крок 1. Готуємо документацію до інвентаризації магазину
3. Крок 2. Підготовка до проведення інвентаризації в магазині
4. Інвентаризація в магазині: правильний контроль товарних залишків
5. Крок 4. Аналіз результатів інвентаризації магазину
6. Крок 5. Що робити з надлишками і недостачами

Інвентаризація в магазині - трудомістка і відповідальна процедура перерахунку товару. Щоб отримати вірні дані по її підсумками, необхідно чітко слідувати вимогам регламенту. Дотримуючись наших порад, кожен підприємець зможе правильно провести ревізію товарів, і на основі отриманих даних, удосконалити роботу магазину в подальшому.

зміст:

Інвентаризація в магазині

Почнемо з того, що правила проведення інвентаризації регламентовані Міністерством фінансів РФ і затверджені Методичні вказівки.

Інвентаризація допоможе вам дізнатися реальну кількість товару в вашому магазині і звірити його з даними товарного обліку. Досвідчені власники магазинів знають, що проведення інвентаризації в магазині не тільки необхідність, а хороша можливість контролювати збереження товарно-матеріальних цінностей.

За підсумками інвентаризації, керівник зможе провести аналіз і зробити висновки про те, попит на які товари високий, а які «залежуються» надовго, чи існують факти недостачі або наявність надлишок, не виключена ймовірність розкрадання продукції або поставки бракованих товарів. З огляду на всі ці фактори, ви зможете удосконалити роботу вашого магазину.

Корисні документи для скачування

завантажити

Як правило, повна інвентаризація проводиться щомісячно або раз на півроку - так як це дійсно тривалий процес, але також існує необхідність проведення позапланових інвентаризацій або вибіркових ревізій за групами товарів.
У продуктових магазинах такий облік може проходити щотижня. Дати проведення інвентаризацій, терміни і їх кількість встановлює керівник організації.

Для того, щоб провести інвентаризацію швидко і незатратно автоматизуйте роботу магазину за допомогою програми бизнес.Ру Роздріб. Ви зможете швидко вивантажувати необхідні документи і виконувати операції зі списання / оприбуткуванням товару в "пару кліків"! Спробуйте весь функціонал програми по складському обліку бизнес.Ру прямо зараз >>>

Крок 1. Готуємо документацію до інвентаризації магазину

В першу чергу, проведення інвентаризації в магазині вимагає підготовки певної документації. І перший документ в цій низці - це наказ по підприємству за формою Інв-22 за підписом керівника.
З правилами заповнення даного документа ви можете ознайомитися в нашому матеріалі. У ньому вказуються такі аспекти, як дата початку процедури, її терміни, предмет і причини інвентаризації, відповідальні особи, посади членів інвентаризаційної комісії магазину.

Завантажити шаблон форми інв-22 >>>

Далі необхідно створити інвентаризаційну комісію. Як правило керівником комісії є директор магазину, а в її складі повинні значитися бухгалтер і матеріально-відповідальні особи - продавці, працівники адміністрації, якщо такі є - всього не менше трьох осіб. Документ про склад комісії необхідно довести до відома і узгодити з кожним з її членів.

Другий обов'язковий документ - інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей за формою Інв-3 . В даний документ в графу «Фактична наявність» будуть заноситися всі дані про товари, а після закінчення обліку опис повинна бути підписана кожним з членів комісії.

Завантажити шаблон форми інв-3 >>>

Також в обов'язковому порядку підготуйте слічітельнуювідомість результатів інвентаризації ТМЦ за формою Інв-19 . Даний документ необхідний, якщо будуть виявлені розбіжності. У відомість заноситься інформація про різницю між фактичною наявністю товару в магазині і даними бухгалтерського обліку. Звірку проводять, як правило, бухгалтери на основі даних документ опису ТМЦ за формою Інв-3 .

Завантажити шаблон форми інв-19 >>>

Також вам знадобляться акти інвентаризації ТМЦ, що знаходяться в дорозі ( форма інв-6 ), Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, які були прийняті на відповідальне зберігання ( форма інв-5 ) І акт про списання товарів за формою ТОРГ-16 .

Завантажити шаблон форми інв-5 >>>

Завантажити шаблон форми інв-6 >>>

Завантажити шаблон форми інв-16 >>>

Після того, як всі документи будуть заповнені і процедура обліку буде закінчена, необхідно видати наказ про результати проведення інвентаризації. Паралельно з цим в спеціальній відомості обліку результатів інвентаризації за формою Інв-26 повинні бути відображені всі дані, про проведені інвентаризації за звітний рік.
За підсумками проведення інвентаризації керівник може прийняти рішення про стягнення збитків з відповідальних осіб.

Завантажити шаблон форми інв-16 >>>

Підготуйте прибутково-видаткові документи, на основі яких ви будете знати про операції, які були здійснені з даними товарами. Це полегшить процедуру проведення інвентаризації магазину.

Крок 2. Підготовка до проведення інвентаризації в магазині

Чим краще ви підготуєтеся в даному процесу, тим швидше і успішніше пройде інвентаризація в вашому магазині. При виборі дати і термінів її проведення, необхідно враховувати, в який час ваш магазин мінімально завантажений (вночі, якщо він цілодобовий, або, наприклад, рано вранці) або призначити день, коли магазин (чи підрозділ) можна буде закрити на деякий час з мінімальними втратами.

Важливо! Продаж або переміщення товару в ході інвентаризації заборонені

Знизити час простою магазину через інвентаризації, а значить скоротити грошові втрати допоможе програма для автоматизації роботи бизнес.Ру. Товарного обліку від бизнес.Ру швидко вивантажить залишки як по всіх позиціях, так і за окремими групами товарів. Підрахунок по групах значно прискорить проведення інвентаризації, а також підвищить точність підрахунків. Спробуйте всі можливості товарного обліку від бизнес.Ру прямо зараз >>>

Взагалі, інвентаризація, особливо позапланова, повинна бути організована з ефектом «раптовості» для продавців. Це допоможе виключити факти «підтасовок» результатів або неправильного підрахунку.
Також за кілька днів до інвентаризації виключіть переміщення товарів з однієї точки продажів в іншу, знаходження покупців і здійснення торгівлі під час проведення процедури також не бажано.

Хорошим варіантом для спрощення проведення вашої інвентаризації буде складання товарної схеми магазину, де необхідно вказати розташування продукції і її повний перелік. Різні групи товарів можуть перевірятися в різний час і з різною періодичністю.

Зараз практично всі товари, за рідкісним винятком, мають штрих-коди, що значно економить час при проведенні інвентаризації. Працівники просто зчитують інформацію за допомогою сканерів штрих-коду під час приймання товару, його продажу або списання, а, отже, і процедуру інвентаризації проводити буде куди легше - знижується ймовірність помилок.

Інвентаризація в магазині: правильний контроль товарних залишків

Крок 3. Хід інвентаризації в магазині

Необхідно пам'ятати про те, що в рамках проведення планової інвентаризації члени комісії повинні перевіряти кількість, якість товару, його термін придатності, відсутність бракованої продукції, відповідність нормам зберігання. Всі результати в обов'язковому порядку заносяться до опису фактичної наявності цінностей за формою інв-3.

Завантажити шаблон форми інв-3 >>>
Її необхідно буде скласти в двох примірниках. Перша буде спрямована для подальшої підготовки порівнювальної відомості бухгалтеру, а друга - для ознайомлення матеріально відповідальної особи.
В описі фіксуються найменування ТМЦ, їх характеристика, номенклатурний номер товарів, одиниці вимірів, код за ЄДРПОУ одиниць виміру , інвентарний номер; в графі «Фактичне наявність» враховується кількість товару в магазині і загальна вартість за все його одиниці, а в графу «За даними бухгалтерського обліку» вноситься відповідна кількість і загальна сума вартості «за документами».

Читайте докладніше: Інвентаризація товарів - порядок, терміни, необхідні документи

Проведення інвентаризації займе менше часу, якщо при заповненні документів ви будете групувати товари за видами. При необхідності має здійснюватися його зважування, вимірювання, перерахунок.

Зручність від автоматизації проведення планової інвентаризації з програмою бизнес.Ру очевидно: перевірка пройде швидше, так як опису формуються за короткий час. Ви просто повинні надрукувати документи про фактичну наявність товарів і можете швидко звіряти по ним список продукції, яка залишилася на складі або в наявності на вітринах магазину. Спробуйте всі можливості програми для автоматизації роботи магазину бизнес.Ру прямо зараз >>>

При проведенні інвентаризації «залишки» вагового товару, всі надлишки продукції, розфасовані або невідображені в документах товари також необхідно вносити в опис. По можливості краще організувати «подвійний» перерахунок товарів різними людьми - це виключить ймовірність помилок і забезпечить більш високу точність при підрахунку в ході інвентаризації.

Після закінчення інвентаризації упевніться:

• що кількість товарних одиниць дорівнює кількості артикулів (наприклад, при скануванні штрих-кодів);
• що підрахунок проведено правильно і кожен з видів товару був врахований в документації тільки один раз.

Після цього акт інвентаризації повинен бути завірений всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальними особами. Далі за справу беруться бухгалтери і починають звірку фактичних даних, отриманих в рамках проведення ревізії, з обліковими.

Читайте також: 7 причин проведення екстреної інвентаризації в магазині

Крок 4. Аналіз результатів інвентаризації магазину

Аналіз результатів проведеної інвентаризації значно полегшує використання електронних програм. Всі фактичні дані вносяться в систему, яка сама порівнює їх з обліковими показниками і видає результат.
При відсутності можливостей електронного обліку, підрахунком і порівнянням займаються бухгалтери або сам керівник магазину. У разі невідповідності фактичної наявності товару з його обліковими даними, складається «Порівняльна відомість» за формою інв-19.
Також оформляються документи за формою інв-6 (заповнюється в разі, якщо товари не доставлено в точку продажів), інв-5 (документ необхідно заповнити, якщо та чи інша продукція зберігається на інших складах або точках).

Також всі отримані в ході звірки цифри необхідно внести в відомість обліку результатів інв-26. У документі фіксуються пересортиця (Коли за документами значиться один вид товару, а в наявності залишився інший), надлишки, недостачі, зіпсовані товари та інші відхилення.

На основі отриманих даних керівник організації приймає рішення. Наприклад, товарні втрати в межах норм природних втрат можуть списуватися на витрати обігу магазину, а втрати понад норми природного убутку можна стягнути з винних осіб.
За підсумками проведення інвентаризації необхідно випустити наказ про її результати.

Читайте також: Списуємо товар після інвентаризації

Крок 5. Що робити з надлишками і недостачами

нестачі можна списувати і відносити їх до норм природних втрат. Але і наявність надлишок не повинно радувати власника магазину - вони можуть обкладатися податком на прибуток, і тоді вам доведеться платити за товар двічі - і державі, і постачальнику.

В цілому ж, при наявності значної кількості надлишок або нестач після проведення планової інвентаризації, варто задуматися над удосконаленням системи обліку товарів в вашому магазині, наприклад, автоматизувати її, перевірити кваліфікацію продавців або навіть вдатися до заходів впливу на працівників.

Читайте докладніше: Прийом товару в магазині: як виключити пересортицу, надлишки і недостачу

Ми пам'ятаємо, що серед основних цілей проведення інвентаризації - виявлення фактичної наявності товару, а потім зіставлення і звірка розбіжностей отриманої інформації з даними бухгалтерського обліку фірми. Всі отримані в ході інвентаризації дані грамотний керівник зможе проаналізувати і правильно їх використовувати при плануванні подальшої роботи магазину.

Читайте докладніше про проведення інвентаризації:

1. 6 вагомих аргументів на користь нічний інвентаризації
2. Заповнюємо наказ про проведення інвентаризації правильно
3. Правила проведення інвентаризації складу
4. Надлишки і нестачі при інвентаризації
5. Як правильно провести інвентаризацію розрахунків з контрагентами