1. Перелік облікових документів
2. Приклад заповнення акта про списання матеріальних запасів (ф. 0504230)
3. Акт про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143)
4. м'який інвентар

Облік матеріалів в державних і муніципальних - процес досить трудомісткий. Складність його полягає в тому, що матеріальні запаси, які установа використовує у своїй діяльності, можуть мати абсолютно різне призначення, терміни служби і цінність. Відповідно, порядок зберігання, обліку та списання для різних категорій матеріалів не може бути єдиним.

Перелік облікових документів

Перелік документів, якими казенне установа може користуватися при відображенні операцій по руху матеріальних запасів, раніше був приведений в пп. 24 і 25 Інструкції № 162н. Наказом Мінфіну Росії від 30.11.2015 N 184н дані пункти виключені.

З 2015 р державні (муніципальні) установи застосовують форми первинних облікових документів і регістрів обліку, затверджені Наказом Мінфіну Росії № 52Н.

Корисний матеріал в статті

Як оформити рух і списання матеріалів у закладах держсектора
Завантажити бланк (ф. 0504230)

Надходження матеріальних запасів оформляється:

• Прибутковим ордером на приймання матеріальних цінностей (нефінансових активів) (ф. 0504207).
• Актом про приймання матеріалів (матеріальних цінностей) (ф. 0504220). Він застосовується у випадках, коли є розбіжності з даними документів постачальника при надходженні матеріальних цінностей.

Прийняття до обліку безоплатно отриманих матеріальних запасів за сформованим вартості оформляється:

• Прибутковим ордером (ф. 0504207),
• Повідомленням (ф. 0504805).

У яких випадках і як складати прибутковий ордер (ф. 0504207) читайте в журналі →

Передача матеріальних запасів в експлуатацію, переміщення їх усередині установи між матеріально відповідальними особами оформляється такими первинними документами:

• Вимоги-накладної (ф. 0504204),
• Меню-вимоги на видачу продуктів харчування (ф. 0504202),
• Відомості видачі матеріальних цінностей на потреби установи (ф. 0504210).

При списанні матеріальних запасів оформляються наступні первинні документи:

• Меню-вимога на видачу продуктів харчування (ф. 0504202),
• Відомість на видачу кормів і фуражу (ф. 0504203),
• Відомість видачі матеріальних цінностей на потреби установи (ф. 0504210),
• Акт про списання матеріальних запасів (0504230).
• Акт про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143). Застосовується для списання м'якого інвентарю, посуду і однорідних предметів господарського інвентарю вартістю від 3000 руб. до 40 000 руб. включно за одиницю.
• Книга реєстрації бою посуду (ф. 0504044) - при списання посуду.

Наказом Мінфіну Росії № 52Н не затверджені форми первинних облікових документів для списання в витрата всіх видів палива - Подорожніх листів.

Для списання в витрата палива казенне установа може використовувати Подорожні листи затверджені Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 N 78.

При продажу матеріальних запасів оформляються наступні первинні облікові документи:

• Акт про списання матеріальних запасів (ф. 0504230),
• Акт про списання м'якого та господарського інвентарю (Ф. 0504143).

Установа має право розробити свої форми первинних документів і детальний порядок їх застосування, враховуючи особливості своєї структури і галузеві особливості. Прийняте рішення слід закріпити в наказі про облікову політику.

Приклад заповнення акта про списання матеріальних запасів (ф. 0504230)

Списуємо основний засіб: чи потрібно його врахувати на рахунку 02 докладніше читайте в журналі →

Акт про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143)

Єдина умова, що пред'являється до неуніфікованих документам це те, що затверджені форми документів повинні містити обов'язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 7 Інструкції № 157н:

• Назва документу;
• дату складання документа;
• найменування суб'єкта обліку, що склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;
• найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;
• особисті підписи зазначених осіб та їх розшифровка.

Зверніть увагу, що для прийняття рішення про списання федерального майна в установі створюється постійно діюча комісія зі списання. Більш докладно про дії комісії зі списання, в статті "Списання майна в державному (муніципальному) установі" .

Алгоритм обліку господарського інвентарю та канцелярських товарів докладніше читайте в журналі →

м'який інвентар

Підставами для списання м'якого інвентарю є первинні документи: відомість видачі матеріальних цінностей на потреби установи (ф. 0504210) і акт про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143).

Видані установою в особисте користування працівникам для виконання ними посадових обов'язків спеціальний одяг і взуття з метою забезпечення контролю за їх збереженням, цільовим використанням та рухом враховуються на позабалансовому рахунку 27 (п. 385 Інструкції № 157н).

Ті, що прийшли в непридатність в зв'язку з закінченням терміну шкарпетки спеціальний одяг і взуття списуються з позабалансового рахунку 27 на підставі Акту про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143), який складається комісією установи з надходження та вибуття активів.

У акта про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143) повинні бути вказані:

• причини, що послужили підставою для прийняття рішення про списання майна;
• перелік заходів щодо виконання рішення про списання (ліквідація, утилізація, передача і т. п.);
• відмітка про результати проведених заходів, в тому числі перелік майна, що підлягає постановці на облік за вказаними результатами з метою подальшого його використання.

Акт про списання м'якого та господарського інвентарю (ф. 0504143) складається в двох примірниках і затверджується керівником установи. Перший примірник здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Господарські речі. особливості обліку читайте в журналі →

Будівельні матеріали

При здійсненні установою будівництва або ремонту господарським способом списання будівельних матеріалів може бути оформлено документами, затвердженими керівником установи. Ці документи слід прикласти до Акту про списання матеріальних запасів (ф. 0504230).

У разі, коли обсяг і складність виконуваних робіт досить великі, установа може використовувати в роботі технічну документацію та кошториси. Для їх оформлення доцільно скористатися Методикою визначення вартості будівельної продукції на території РФ, прийнятої і введеної в дію постановою Держбуду Росії від 05.03.2004 № 15/1. Будівельні норми, що застосовуються при проведенні ремонту, реконструкції та техобслуговування будівель, затверджені наказом Держкомархітектури від 23.11.1988 № 312.

Обсяг фактично виконаних робіт можна підтвердити актами, затвердженими в складі облікової політики установи, наприклад, Актом про приймання виконаних робіт (ф. КС-2). Уніфікована форма цього документа затверджена наказом Мінстату України від 11.11.1999 № 100. Як списати таблички на дверях читайте в журналі →

Продукти харчування

При відпустці продуктів харчування заповнюється Меню-вимога на видачу продуктів харчування (ф. 0504202) відповідно до норм розкладки і даними про чисельність задовольняються осіб.

Меню-вимога, завірене підписами відповідальних осіб та затверджений керівником, передається в бухгалтерію. Відомості з цього документа заносяться бухгалтерією в Накопичувальну відомість по витраті продуктів харчування (ф. 0504038). Після закінчення місяця вартість списаних продуктів харчування на підставі Накопичувальної відомості (ф. 0504038) переноситься в Журнал операцій з вибуття та переміщення нефінансових активів (ф. 0504071).

Аналітичний облік продуктів харчування потрібно вести в Зворотним відомості по нефінансовим активів (ф. 0504035), записи в яку здійснюються на підставі даних з:

• Накопичувальної відомості по приходу продуктів харчування (ф. 0504037);
• Накопичувальної відомості щодо витрат продуктів харчування (ф. 0504038).

Щомісяця в Зворотним відомості (ф. 0504035) підраховуються обороти і виводяться залишки на кінець місяця, які контролюються з даними Головної книги (ф. 0504072).

Такі вимоги встановлені п. 119 Інструкції № 157н.

Найчастіше нормами розкладки продуктів харчування передбачені дробові кількісні показники товарів, які підлягають видачі. Тому у установи з'являється необхідність округляти ці значення для тих продуктів, які враховуються в цілих одиницях. Застосовувані правила округлення також слід прописати в обліковій політиці.

Запасні частини для автомобіля

В даний час законодавством не встановлено певний порядок експлуатації та норм списання автомобільних запчастин, наприклад, таких як шини і акумулятори. Проте такі матеріали вимагають особливого контролю за їх використанням.

Як правило, списання та заміна шин і акумуляторів проводиться в залежності від їх технічного стану, рекомендацій виробників і сезону (зима - літо). Установа має право встановити свій порядок їх експлуатації та норм списання.

Проведення для списання матеріальних запасів в казенних бюджетних установах наведені в статті "Списання матеріальних запасів в установах державного сектору"

При видачі запасних частин в експлуатацію оформляється Відомість видачі матеріальних цінностей на потреби установи (ф. 0504210) або Вимоги-накладної (ф. 0504204). При цьому в момент списання запасні частини відображаються на позабалансовому рахунку 09 «Запасні частини до транспортних засобів, видані замість зношених» і враховуються на ньому протягом періоду їх експлуатації (використання) у складі транспортного засобу. Для контролю за наявністю запасних частин, виданих матеріально відповідальних осіб, заповнюються Картки кількісно-сумового обліку (ф. 0504041) із зазначенням посади відповідальних співробітників, прізвища, імені, по батькові (табельного номера), транспортних засобів, видів запчастин і їх кількості.

Вибуття запчастин з позабалансового обліку здійснюється на підставі Акту прийому-здачі виконаних робіт, що підтверджують їх заміну. Уніфікована форма такого акта нормативно не затверджена, тому його можна скласти в довільній формі.

Такі правила встановлені в пп. 349, 350 Інструкції № 157н.

В ході ремонту відбувається заміна не тільки несправних запчастин, а й тих, які придатні для подальшого використання (наприклад, сезонна заміна шин). В цьому випадку списувати з обліку зняті з автомобіля, але придатні запчастини не потрібно, т. К. По суті відбувається переміщення запчастин (або на склад, або на інший автомобіль). Це переміщення доцільно оформити Вимоги-накладної (ф. 0504204) і відобразити відповідні записи в картках (ф. 0504041). Що ви знаєте про облік канцелярії і про витрати на службовий автомобіль? читайте в журналі →

замість висновку

Питання організації документообігу по первинному обліку матеріальних запасів має велике значення для діяльності установи. Раціонально побудований документообіг дозволяє ефективно контролювати наявність цінностей, спрощує роботу бухгалтерії і дисциплінує матеріально відповідальних осіб. Саме тому доцільно якомога докладніше відобразити в обліковій політиці всі нюанси, що стосуються обліку матеріалів. Крім того, облікова політика установи, будучи локальним нормативним актом, допомагає уникнути можливих розбіжностей з контролюючими органами з приводу організації обліку матеріальних запасів.